Экспертиза ценности документов

ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность  изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в  процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работни¬ков. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью "отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Актуальность  темы данной работы объясняется тем, что в любой организации или  на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит  в следующих двух аспектах: во-первых, в определении значимости/ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. 
 
 

1. ПРИНЦИПЫ  И КРИТЕРИИ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

   В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

   Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

   Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать  различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так  и внешние особенности.

   На  основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

   На  основе принципов экспертизы разработана  система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

   К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место  образования документов.

   Критерии  содержания — это значимость события  или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.

   К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения  документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

   Рассмотрим  некоторые из них.

   Критерий  происхождения учитывает место  организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций, целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

   В государстве действуют разнообразные  учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу  документации. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.

   Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой причине понятия "время происхождения документа" и "место происхождения документа" тесно взаимосвязаны.

   Применение  этого критерия важно не только для  документов, отражающих серьезные явления  в жизни страны, но и для определения  ценности документов отдельных организаций  и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое  значение: создание, реорганизация, изменение  функций, выполнение особых заданий  и т. д. Документы, созданные в  такое время, часто требуют повышенного  внимания при их оценке.

   Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них  информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

   Управленческие  документы можно разделить:   

1. на документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;   
2. документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;   
3. документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

   С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т. к. содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

   Учет  такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в  экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах. 

   Важную  роль при отборе документов на хранение или уничтожению играет определение  формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии — заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в том числе и на копиях документов, т. к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

   К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

   Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ

   В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а  также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного  обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

     В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

     Центральная экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

     Председателем центральной экспертной комиссии  назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

     К основным задачам центральной экспертной комиссии можно отнести следующие:

1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
3. организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

   Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

1. организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
2. рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
3. подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
4. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

   Центральная экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания центральной экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения. 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ

ЭКСПЕРТИЗЫ  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

     При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

1. отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
2. отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
3. выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

   При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.