Экспертиза ценностей документов. Виды экспертных комиссий

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ГОРОДА МОСКВЫ

КОЛЛЕДЖ СФЕРЫ  УСЛУГ № 44

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

 

Тема  «Экспертиза ценностей документов. Виды экспертных комиссий».

 

 

        Специальность 034702 «Документационное              обеспечение управления и архивоведение»

 

 

            Выполнила - студентка группы 214 Бутюгова

        Евгения Вячеславовна

 

             Руководитель работы – Ленкевич Людмила                              Алексеевна

 

      Оценка _____

 

2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………..……....….............. 3                   

1.1.  Экспертиза ценности документов..................................................................... 5

1.1.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов……..….................5 1.1.3. Критерии оценки документов ……………………...……………................13 1.1.4.  Автоматизированные технологии…………………….................................14 1.2.  Экспертные комиссии организаций …………………………........................15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….…………..20

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….22

 

3

ВВЕДЕНИЕ

 

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с  целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается  для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное либо практическое значение. А весомая их часть несёт в себе информацию разового характера. После её использования в оперативных целях такие документы теряют значение, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие сохраняют свою значимость в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие бесценные сведения, следовательно, они должны храниться постоянно.

Завершающий этап работы с  документами в делопроизводстве – обработка для дальнейшего хранения или использования. Она включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений связана с  образованием большого количества различных по виду и содержанию документов. Однако не все документы имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узкопрактических целей. Следовательно, роль различных категорий документов в сфере управления и других сферах государственной, общественной и культурной жизни неодинакова. Хра

4

нение документов без необходимости связано с нерентабельными затратами и затрудняет поиск нужных документов, в то же время, преждевременное уничтожение документов может нанести серьезный ущерб интересам государства. Поэтому крайне важно определить документы, которые представляют научно-историческую ценность и отобрать их для постоянного хранения – это главная задача экспертизы ценности. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.  
           Существенной задачей экспертизы ценности на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. нахождение путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Таким образом, данная тема достаточно актуальна на сегодняшний  день.

Целью моей работы является рассмотрение основных аспектов в экспертизе ценности документов. Задачи я ставлю следующие:

• рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов;
• изучить экспертные комиссии организаций;
• описать принципы и критерии ценности документов;
• выявить основные перечни документов;
• охарактеризовать автоматизированные технологии в экспертизе ценности документов.

 

5

1.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор для государственного хранения или установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется заключенной в них информацией. Отсюда, назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить ей государство, общество, науку либо отдельных граждан.

В обобщенном виде, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих  политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей  передачи их на постоянное хранение в  государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное  хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих  практическое значение;

• выделение к уничтожению  документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение  сроков хранения документов.

 

1.1.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

 

Проведение  экспертизы следует начинать с просмотра  документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как  производственные отделы и бухгалтерия. В 

6

пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность

учреждения: положения, приказы, перспективные  планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к  бухгалтерским документам постоянного  срока хранения, в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения", относятся:

- сводные годовые и годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним;

-  передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;

- аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам;

- документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов;

- сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов;

- отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости);

-   утвержденные лимиты, фонды заработной платы (по месту разработки и утверждения);

7

-   документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определению износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;

- годовые  отчеты по налогам;

- оперативные  отчеты по счетам в иностранной  валюте за границей;

- книги, журналы,  карточки учета ценных бумаг;

- программы,  руководства по организации и  внедрению автоматизированных систем  бухгалтерского учета и отчетности.

Этим же перечнем к документам статистического учета  и отчетности постоянного срока  хранения отнесены:

- сводные  годовые, годовые и с большей  периодичностью отчеты организаций  о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, анализы отчетов;

- сводные годовые, годовые и с большей периодичностью, а также единовременные статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним;

- документы  (доклады, аналитические таблицы  и справки) об итогах деятельности  организации.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного  срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

 

8

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах  и направленная для сведения в  различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в  том структурном подразделении, где он был составлен. Однако

если на дублетном документе  имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или  подлинник находится в плохом физическом состоянии, дублетный документ также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда  их содержание не нашло должного отражения  в сводных документах.

Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с  указанием сроков хранения различных  категорий документов.

Заседания экспертных комиссий протоколируются. Протоколы  заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения  комиссии вступают в силу только после  утверждения их руководителем организации.

Если протоколы  экспертной комиссии содержат решения  об одобрении проектов типовых и  примерных номенклатур дел и  об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и  ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они  должны вначале передаваться на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения и только после  этого утверждаться руководителем  организации.

По результатам  экспертизы ценности документов составляются следующие документы:

9

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в  архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив  не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения  организации, либо в структурных  подразделениях и по истечении срока  хранения уничтожаются в установленном  порядке.

Описи рассматриваются  на заседании экспертной комиссии и  утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются экспертно-проверочной  комиссией архивного учреждения, описи дел по личному составу  согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в  архив организации, оформляются  частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного  обеспечения управления при заведении  дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу перед передачей  в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя;

10

• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются  на четыре прокола в твердую обложку  из картона или переплетаются  так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов все листы  дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем  углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или  нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными  правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи  нумеруют отдельно. Если дело состоит  из нескольких томов, листы каждого  тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем  поле оборотной стороны листа. Листы  любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля