Экспертиза ценностей документов. Виды экспертных комиссий

11

листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены  другие документы (переводы, вырезки  и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных  ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается  употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы  дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется  в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке  дела указываются следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;
• заголовок;

12

• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения;
• архивный шифр дела.

Часть из перечисленных  реквизитов выносится на обложку  дела при его заведении. Однако при  подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и  при необходимости корректируются.

При изменении  наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или  структурное подразделение в  течение года, за которое формировалось  дело, на обложке указывается новое  наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации  заключается в скобки.

Одновременно  с описями дел на заседании  экспертной комиссии рассматриваются  и акты о выделении к уничтожению  дел с истекшими сроками хранения.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2000 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2004 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2004 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении  к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается  должностным лицом, проводившим  экспертизу ценности документов, и  после утверждения экспертно-проверочной  комиссией 

13

архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждаются руководителем организации.

 

1.1.3.  Критерии оценки документов

Документы оцениваются  на основании принципов историзма, системности и целостности. А основными критериями их оценки являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Оценка происхождения. Устанавливает роль и место организации-составителя  в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Оценка содержания. Выявляет значимость отраженного в  документе события, значение содержащейся информации, ее повторение в других источниках, целевое назначение, вид или разновидность документа.

Оценка внешних  особенностей документа – юридическая  достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя и  его физического состояния.

Рассмотрим  данные критерии подробно.

1. Значимость  учреждения или лица, в результате  деятельности которых созданы документы.

В процессе деятельности общества формируется  огромное количество учреждений, организаций  и предприятий. Это органы власти, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые компании, исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные,

14

акционерные, учебные либо другие организации. Ценность комплекса  документов, созданного в каждом из них, определяется их значимостью в системе управления, науки, народного хозяйства и прочих отраслях. Поэтому, отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Также для  архивов представляют научный интерес  документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников.

2. Значимость содержания документов.

В общем массиве  документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную, нужную лишь для текущей работы роль. К первой группе относится организационно-распорядительная документация учреждения либо вышестоящих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение (оперативная, бухгалтерская отчетность) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

 

1.1.4. Автоматизированные технологии

Внедрение механизации  и автоматизации в делопроизводство и архивное дело значительно упрощает работу сотрудников и повышает производительность.

Среди прикладного  программного обеспечения ведущую  роль играют базы данных.

15

В области  экспертизы ценности документов создаются  базы данных для ввода данных протоколов заседании экспертно-проверочной  комиссии архива. Такое программное  обеспечение позволяет архиву контролировать сроки согласования номенклатур  дел в учреждениях - источниках комплектования инструкций по делопроизводству, быстро получить сводный отчет о количестве принятых на хранение или уничтоженных документов.

Органу управления архивным делом базы данных по протоколам экспертно-проверочной комиссии позволяет  вести учет своевременного выполнения планов по утверждению описей и согласованию номенклатур госархивами региона.

Наконец, информационные технологии используются в процессе экспертизы ценности документов для  определения сроков их хранения. С  этой целью создаются электронные  справочники на основе перечней документов - прежде всего для сотрудников  служб документационного обеспечения управления архивов организации.

 

1.2. Экспертные комиссии организаций

В учреждениях  работу по организации экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне должны проводить постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных учреждениях с большим объемом документооборота - центральные экспертные комиссии, которые ко всему прочему рассматривают и согласовывают, координируют результаты работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

 

16

Центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии работают в постоянном контакте с  экспертно-проверочной комиссией  соответствующего архивного учреждения. Экспертно-проверочные комиссия являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность  ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел  обозначены отметкой "ЭПК", окончательное  решение о продолжительности  сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают  экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных  форм собственности принимают решения  по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах  для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных  с уничтожением документов.

Общий порядок  организации работы экспертных комиссий и их функции можно найти в "Основных правилах работы архивов  организаций". 19 января 1995 г. и 17 марта  1998 г. приказами Федеральной архивной службы России в целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об экспертной комиссии были утверждены "Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации" и "Примерное положение о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации". На основе Примерных положений должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия.

 

17

Экспертная  комиссия создается приказом руководителя в соответствии с Положением о  ней из наиболее квалифицированных  сотрудников, имеющих большой опыт работы и неплохо знакомых с отраслью. Члены комиссии должны хорошо знать  функции, структуру своего офиса, систему  документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует  включать:

• сотрудника, ответственного за документационное обеспечение  организации;

• сотрудника, ответственного за архив;

• специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

• специалиста  по обеспечению защиты информации и  др.

В небольших  учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

• пересоставляемая номенклатура дел;

18

• описи  дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

• акты о  выделении к уничтожению и  об аннулировании документов и дел  независимо от вида носителя;

• комплексы  документов: бумажные дела, проекты, единицы  хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного  хранения;

• предложения  об увеличении типовых сроков хранения документов;

•предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний  экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных  учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные  архивы, утверждаются руководителем  организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

К основным задачам экспертной комиссии можно  отнести:

• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

•организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению  документов и дел, срок хранения которых  истек;

 

19

•рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

•рассмотрение описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

•рассмотрение описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении  сроков хранения документов, не предусмотренных  перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

• участие  в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией  в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой  делопроизводства и заведующим архивом  осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую

20

помощь работникам организации  по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итог работе, можно сделать несколько  выводов.

Экспертиза  ценности документов – определение  ценности документной информации, циркулирующей  в любой системе управления, на основе единых критериев, отбор документов на хранение или уничтожение.

Для проведения экспертизы ценности документов организации  и учреждения создают специальные  экспертные комиссии. Они руководствуются  различными нормативными актами, заранее  определенными учреждением.