Экспертиза ценностей документов. Виды экспертных комиссий

Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения должна проводиться  ежегодно. Отбор документов постоянного  срока хранения проводится на основании  номенклатуры дел предприятия с  обязательным полистным просмотром дел. Одновременно проводится отбор  документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими  сроками хранения.

По результатам  экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

21

Описи дел  и акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел  является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным сроком хранения по истечении установленного срока  хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного срока хранения и по личному  составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Экспертиза  ценности документов происходит в соответствии с несколькими принципами: комплексности, всесторонности и историзма. Немалую  роль играют и критерии оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

Существенно облегчают работу на данном этапе  развития нашей цивилизации автоматизированные технологии. Разработанное специально для экспертизы ценности документов программное обеспечение ускоряет процесс производства.

22

Таким образом, экспертиза ценности документов выполняет роль своеобразного сита, пропускающего через себя огромное количество документов, основная масса из которых отсеивается. Чтобы оставить только наиболее ценные документы, и необходима вся существующая система экспертизы ценности документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения/ Т.В.Кузнецова // Секретарское дело.- 2005

2.  Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)/Сост. М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др.- М., 2006.

3.  Давыдова Э.Н., Рыбаков Л.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство.- 9-е изд.- Мн.: ТетраСистемс, 2005. 

4.  Спивак В.А. "Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)" СПб.: ПИТЕР, 2007