Экспертиза ценности документов

Экспертиза  ценности документов

      Экспертиза  ценности документов осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

      Экспертиза  ценности документа определяется приказом руководителя учреждения. В состав экспертной комиссии включают не менее трех специалистов. Секретарем экспертной комиссии назначают секретаря учреждения.

Оформление  дел

      Дела  постоянного хранения подшиваются  в твердую-обложку суровыми нитками в три прокола. Листы нумеруются в правом  верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250 листов. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

      Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название учредителя, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела (заполнять следует карандашом).

   По  окончанию делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:

• в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др. и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;
• из заверительной надписи на обложку дела выносится количество                  листов в деле.

      Надписи на обложках дел постоянного и  долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

      Дела  временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнения на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Описание документов постоянного хранения

По окончании  делопроизводственного года в тех  учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждения   экспертно-проверочной комиссией этого архива не позднее, чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

      Описи составляются раздельно на дела постоянного  хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.

Описи составляются секретарем.

      Опись ведется в единой валовой нумерации  в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом, куда поступают документы общеобразовательного учреждения.

      На  дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении. 

Обеспечение сохранности дел

      Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

      Дела  должны храниться в закрывающихся  шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

      Изъятие и выдача документов из дел постоянного  хранения не разрешается.

      Директор несет персональную ответственность за документальный фонд учреждения и должен быть знаком с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архивах.

      Так, правительство Москвы приняло в  июне 1993 г. постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а в октябре 1993 г. мэром Москвы было издано распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив», за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Штраф до 70-ти минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений); до 35-ти минимальных окладов - за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28-ми минимальных окладов за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел) и т.п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАО «Прометей»                                                          Мебельная  фабрика «Гера»

ул. Советская 104, г.Юрюзань, Челябинская обл,                                       Директору Горшкову С. Е.

456120  Телефон: (35159) 3-15-91;                                                                 223445, Катав-Ивановск

 Телефакс: (35159) 3-15-91                                                                             ул. Кричная, 28

E-mail: i740100@r 74. ru 
 

15.05.09  № 63-09/32

На № _________      от_______ 

               
 
 

                 По заключенному договору от 30.06.08.  Вы  были обязаны поставить в I  квартале 2009года  три комплекта офисной мебели   на общую сумму 60000 рублей.  Срок поставки заказа уже истек, таким образом, Вами нарушен 5п. договора о своевременной  поставке  товара.

     Согласно 5п. договора за срыв срока поставки вы выплачиваете каждый просроченный месяц  неустойку в размере 2% суммы, т.е.1200руб.

        Указанную сумму просим перечислить  на наш расчетный счет. В противном  случае мы будем вынуждены прервать с вами все соглашения и обратиться в Госарбитраж. 
 

                                                                                               

Заместитель директора                                                             Н.П. Иванова

              
 
 

ЗАО «Полиграф»                                                         Директору  АОО «Гера»

                                                                                       Иванову Н.П. 

Телефонограмма

9. №55

Юрюзань

  

    О выполнении заказа 

                Заказ на изготовление рекламных  материалов выполнен. Просим перечислить   20 марта на наш лицевой счет   150 тысяч.

  

Заместитель руководителя                                                       

ЗАО «Полиграф»                                                                               О.А. Кочкина                                 

Передала - секретарь Петрова                               Приняла – секретарь Малкова

  Тел.223 02 05                                                          Тел.125 00 67

 Время передачи 15 час.45 мин.