Экспертиза ценности документов государственного архива и архива организации

17

Федеральное государственное общеобразовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Глазовский политехнический колледж»

Отделение среднего профессионального образования

«Документационное обеспечение управления»

Экспертиза ценности документов государственного архива и архива организации

Курсовая работа

Специальность               032002 «Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»

Автор курсовой работы                                                        О. В. Паршакова

                                                                                                                группа С-31

Руководитель работы                                                        преподаватель

                                                                                                                спецдисциплин

С. Л. Микрюкова

Глазов 2011

Оглавление

Глава 1. Экспертиза ценности документов в государственном архиве……………………………………………………………………………………….

1.1.   Задачи экспертизы ценности документов……………………….

1.2.   Критерии экспертизы ценности………………………………………..

1.3.   Порядок проведения экспертизы ценности документов…….

Глава 2. Экспертиза ценности документов организации……………………………

Введение

В современный период, когда в связи с ростом негосударственной части Архивного фонда РФ остро стоят проблемы сохранения документов учреждений, организаций и предприятий различных организационно- правовых форм, целесообразно обратиться к истории складывания ведомственного хранения документов.

Сходные проблемы возникли перед государственными учреждениями в первой половине XIX в., когда административные реформы зачастую приводили к гибели документов ликвидируемых учреждений. С другой стороны, бюрократизация и централизация государственного аппарата в данный период привели лавинообразному возрастанию управленческой документации, что впервые в истории России привело к разрешению уничтожать документы государственным учреждениям. 30-40-е гг. XIX в., стали отправной точкой в истории экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Система хранения документов в делопроизводстве местных государственных учреждений начала формироваться в России в XVIII в. В ходе петровских реформ местного управления на смену существующим здесь архивам при приказной и земской избах пришло множество архивов при вновь созданных учреждениях. Попытки верховой власти путем издания ряда законодательных актов объединить местные канцелярские архивы в несколько публичных были безуспешны. И в первой половине   XIX в. при каждом местном учреждении продолжали существовать свои архивы.

С проведением реформ государственного аппарата в начале XIX в. происходило увеличение объема документов как центральных, так и местных учреждений. Появились проблемы, связанные с хранением накопившихся в них дел. Их могли решать разными путями, например, дела передавали из переполненных архивов в другие, менее заполненные, или в пустые, но непригодные для этого помещения. Производилось уничтожение документов, потерявших практическое значение, но без специальных методов оценки, которые определяли бы ценность документа в том или другом отношении и позволили сохранить его.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью "отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах:

1)      во-первых, в определении значимости/ценности документа для организации;

2)      во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации.

Цель курсовой работы состоит в том, чтобы показать особенности организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе.

Задачи автора сводятся к следующему:

1) проанализировать, как проходит экспертиза ценности документов в Государственном архиве;

2) рассмотреть принципы и критерии экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

3) исследовать организацию экспертных комиссий в делопроизводстве;

Объектом исследования является-  Архивный фонд организации.

Предмет исследования - организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе.

ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов,  лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов (см. Приложение 1). Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.   Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

1.1. ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа,  в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов,  уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел,  для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по- научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов,  ведомственных архивов,  и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам:

1. Вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

2. Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

3.лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход,  возможно, осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

1.2. КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности,  путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

- роль и место организации,  или лица в системе государственного управления,  или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы:

- значимость выполняемых ими функций;

- время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы:

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики.

Вторую группу составляют организации местного значения -  Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

- Значимость отраженных в документах событий;

- Значение информации, содержащейся в документе;

- Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

- Вид документа;

- Подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

- Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы),  а  также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

- Справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное справочное значение  через определенный период от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом,  вышестоящей организации.

К критериям внешних особенностей относятся:

1. Форма фиксирования и передачи содержания;

2 Удостоверение и оформление документа;

3. Физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии,  их оценки  значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве: при разработке и составлении номенклатуры дел;

1.При регистрации документов;

2. При направлении исполненных документов в дела;

3.При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.