Экспертиза документов

Введение

В результате деятельности организаций создается много документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

Экспертиза ценности документов – это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.

1.      Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на ос­нове принятых критериев. В ходе ее определяется ценность доку­ментов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономи­ческим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение доку­ментов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтоже­ние малоценных документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и цело­стности путем комплексного применения критериев происхож­дения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

 роль и место организации в системе государственного управле­ния или конкретной отрасли;

 значимость выполняемых ею функций;

 время и место образования документа;

 значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

 уникальность и типичность информации документа;

 ее повторяемость в других документах;

 вид документа;

 подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

1.                      форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и        оформления документа;

2. юридическая достоверность документа;

3. физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учи­тывать:

   значимость фондообразователя и его документов;

   объективность и субъективность документов;

   взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотип­ными документами;

        физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

1. Значимость учреждения или лица, в деятельности которых обра­зовался документ;

2. Значимость содержания документа;

3. Время и место создания документа;

4. Подлинность и копийность документа;

5. Юридическую силу документа;

6. Дублетность, повторяемость документа;

7. Поглощенность содержания документа;

8. Физическое состояние документа.

2. Задачи экспертизы ценности документов

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1.                  для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела);

2.                  для временного хранения.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии ЦЭПК.

3. Принципы отбора документов и критерии их оценки

В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: "Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения".

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

б) при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения);

в) при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение {производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений!

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности, В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов).

Рассмотрим важнейшие критерии.

1; Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда и других лиц.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

2. Значимость содержания документов (критерий содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение {например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через один — пять лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

3. Время и место образования документов. Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: периоды Отечественной войны 1812 г., первой русской революции 1905 — 1907 гг., февральской буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.