Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения. Экспертные комиссии

Владимирский заочный  сельскохозяйственный техникум

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине:

Делопроизводство

Учащегося 42 группы

 

отделения правоведения

 

Смирнова А.Г.

 

Шифр ______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Владимир 2002г.

 

Содержание:

 

1.   Экспертиза ценности  документов. Этапы и порядок ее  проведения. Экспертные комиссии.

 

2.   Организация отправки  документов.

 

3.   Практические задания:

 

1)  Составить служебное  письмо конкретной организации  с угловым и продольным расположением  реквизитов.

 

2)  Оформить личное заявление  о приеме на работу и приказ  по нему.

 

3)  Оформить справку,  протокол.

 

4)  Оформить решение  (распоряжение, указание) по конкретным  вопросам.

 

5)  Оформить протокол  проведения собрания, сделать выписку  из него.

 

6)  Составить акт о  выделении дел к уничтожению.

 

4.   Литература.

 

                                                                      

 

1.   Экспертиза ценности  документов. Этапы и порядок ее  проведения. Экспертные комиссии.

 

Документы, создающиеся в  процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после  использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

 

С экономической точки  зрения хранить все документы  нецелесообразно, так как для  них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных  работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг  будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев» (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.)

 

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и  заканчивается в государственном  архиве.

 

Первым этапом определения  ценности документов можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы определяются сроки хранения создаваемых документов.

 

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы  вышли из оперативной работы, при  подготовке документов к длительному  хранению или сдаче в архив  учреждения.

 

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив.

 

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под  руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчиненных или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в «Основных правилах работы ведомственных архивов». 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены «Примерные положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации». На основе Примерных приложений должно быть разработано положение об экспертной комиссии (ЦЭК) конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

 

В состав ЦЭК входит также  представитель государственной  архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

 

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

 

-              рассмотрение проектов номенклатур  дел учреждения и его структурных  подразделений;

 

-              организация ежегодного отбора  документов на хранение и уничтожение;

 

-              рассмотрение актов о выделении  к уничтожению документов и  дел, сок хранения которых истек.

 

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения  принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы  подписывает председатель и секретарь комиссии ми утверждает руководитель организации.

 

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

 

-              основная документация, наиболее  полно отражающая деятельность  учреждения, предприятия, фирмы по  выполнению основных функций  и задач (положения, приказы,  планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы  собраний и совещаний, переписка  с органами власти, с вышестоящими  организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

 

-              оперативная документация содержит  сведения, необходимые для текущей  практической деятельности (документы  по бухгалтерскому учету и  отчетности, снабжению и быту, административно-хозяйственным  вопросам и т.д.). Для этой категории  документов устанавливаются временные  сроки хранения;

 

-              документация по личному составу  (приказы, личные карточки рабочих  и служащих, книги учета личного  состава, лицевые счета начисления  заработной платы рабочим и  служащим и т.д.). Эта документация  имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для  наведения справок по заявлениям  граждан о трудовом стаже, заработной  плате и др. вопросам, она хранится  в учреждении, на предприятии,  в фирме или в организации  долговременно.

 

Проведение экспертизы следует  начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных  подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают  сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

 

Если по какой-либо причине  подлинники документов постоянного  срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

 

Дублетная документация подлежит уничтожению. На постоянное хранение отправляется только подлинник в том структурном  подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе  имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или  подлинник находится в плохом физическом состоянии, его так же следует оставить на хранение.

 

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью  специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с  указанием сроков хранения различных  категорий документов.

 

Архивными учреждениями разработаны  типовые перечни. Они устанавливают  сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции  и вопросы их деятельности.

 

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько  видов типовых перечней:

 

-              Перечень типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с  указанием сроков хранения;

 

-              Перечень документов, подлежащих  приему в государственные архивы;

 

-              Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные  архивы.

 

Конечно, типовые перечни  не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются  министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни  дают наиболее полное и систематическое  перечисление документации, образующиеся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, то им следует воспользоваться  при проведении экспертизы в первую очередь, и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

 

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются  постоянные или временные.

 

Срок хранения исчисляется  с 1 января года, следующего за годом  окончания дела.

 

Наряду с перечислениями при проведении экспертизы можно  использовать номенклатуры дел, так  как в них указаны сроки  хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

 

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

 

-              постоянного хранения, подлежащие  в последующем передаче в государственный  архив;

 

-              длительного хранения в архиве  учреждения (свыше 10 лет);

 

-              временного хранения (до 10 лет);

 

-              подлежащие уничтожению в связи  с истекшими сроками хранения.

 

На дела с истекшими  сроками хранения, отработанные к  уничтожению, составляют акт. Форма  актов о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, типизирована.

 

Акт рассматривается и  одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

 

По утвержденным актам  дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья.

 

2.   Организация отправки  документов.

 

Обработка и отправка исходящих  документов так же, как прием и  обработка входящих, проводятся обычно централизовано или секретарем, или  в экспедиции (экспедитором).

 

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

 

-              наличие подписи;

 

-              наличие даты (если ее нет на  отправляемом документе, ее проставляют);

 

-              наличие заголовка;

 

-              правильность адресования;

 

-              если документ предназначен разовому  корреспонденту, наличие адреса;

 

-              наличие всех страниц в документе  и всех указанных приложений.

 

Эти элементы оформления обязательны  при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

 

При отправке документа по почте он конвертируется. Документы отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

 

Однако в последние  годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми  отправлениями, постоянно уменьшается.

 

Передача документов с  использованием электронной почты  значительно сокращает время  на передачу информации и повышает надежность доставки.

 

Вместе с тем не следует  забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применение специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

 

3. Практические задания:

 

1.   Составить служебное  письмо конкретной организации  с угловым и продольным расположением  реквизитов.

 

а) Пример бланка письма с  угловым расположением реквизитов:

 

ООО «Климат-Сервис»

 

            Россия,

 

        600000, г. Владимир,

 

             ул. Ильича 5

 

   Тел./факс: (0922) 32-34-32

 

        ________№________

 

        На  №_____ от _____

 

       [                                   ]

 

 

б) Пример бланка письма с  продольным расположением реквизитов:

 

ООО «Климат-Сервис»

 

Россия,

 

600000, г. Владимир,

 

ул. Ильича 5

 

Тел./факс: (0922) 32-34-32

 

________№________

 

         Владимир

 

[                                   ]