Организация и порядок проведения экспертизы ценности электронных документов

 

 

Кафедра технологии важнейших  отраслей промышленности

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

 

На тему: “Организация и порядок проведения экспертизы ценности электронных документов”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Организация и порядок  проведения экспертизы ценности электронных документов. 4

Процедура уничтожения  электронных документов 5

Международный опыт и  проблемы управления электронными документами 9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация и  порядок проведения экспертизы ценности электронных документов

 

    В Республике Беларусь вопросы проведения экспертизы ценности ЭД и ИР регламентируются следующими нормативными правовыми документами:

• Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь (1996 г.);
• Правила учета и передачи электронных документов ни государственное хранение (1997 г.);
• СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»;
• Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000 г.);
• Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресур сов на государственное хранение (2005 г.);
• Перечни типовых документов с указанием сроков хранения (2001 г., 2006 г.).

На республиканском уровне вопросами обеспечения долгосрочной сохранности и доступности ЭД и ИР, их постоянным государственным хранением занимается БелНИЦЭД. В центре создана постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), осуществляющая деятельность при разработке научных принципов проведения экспертизы ценности ЭД. ЭПК центра рассматривает предложения и дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности ЭД, а также осуществляет руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий организаций — источников комплектования архива электронных документов БелНИЦЭД. Представители центра входят в состав экспертных комиссий таких организаций.

Практическую работу по экспертизе ценности ЭД и подготовке их к передаче на архивное хранение на локальном уровне должна осуществлять постоянно действующая экспертная комиссия организации (ЭК) в соответствии с положением об экспертной комиссии. ЭК создается на основании приказа руководителя организации из числа ведущих специалистов в области информационных технологий и документационного обеспечения управления. Председателем назначается один из заместителей руководителя. Организации, передающие ЭД на государственное хранение, включают в состав комиссии представителя БелНИЦЭД. ЭК заседает не реже 1-2 раз в год в соответствии с планом работы. Заседания оформляются протоколом.

Если в организации ранее была создана ЭК по проведению экспертизы ценности бумажных документов, то на нее могут быть возложены обязанности работы и с ЭД. В этом случае в ее состав необходимо включить специалистов, ответственных за работу с ЭД. Данные реорганизации оформляются приказом руководителя организации «О внесении изменений в состав экспертной комиссии».

Цель проведения экспертизы ценности — определение сроков хранения ЭД и ИР в соответствии с Типовыми перечнями с указанием сроков хранения документов (2001 г.,2006 г.) и отбop на государственное хранение документов, имеющих научную, практическую и историческую ценность.

При проведении экспертизы ценности ЭД и ИР необходимо руководствоваться общими и специфическими критериям. К общим критериям отбора относятся: функционально-целевое назначение организации; ценность и полночи информации, зафиксированной в ЭД; время и место создании документа; подлинность ЭД и форма его удостоверения; повторяемость информации в других документах; наглядность информации и удобство использования по сравнению с бумажными документами; возможность обеспечения постоянного хранения ЭД; формы и состав процедур по мИ». мочению подлинности и целостности ЭД; наличие сопроводительной документации на ЭД и технологической документации на информационную систему, в которой документы циркулировали. Специфические критерии отбора определяются соответствии с видами ЭД и ИР (например, организационно-распорядительная, научно-техническая документация, цифровые аудио-, видео- и фотодокументы).

Экспертиза ценности электронных организационно-распорядительных документов проводится на основании критериев аналогичных для соответствующих документов на бумажных носителях.

Отбор на постоянное хранение научно-технических документов производится на основании таких критериев, как: степень завершенности проекта; патентно-лицензионная ценность; значимость для развития науки и техники; новизна и уникальность исследований и разработок; авторство проекта или научной разработки (например, доктор наук, лауреат государственных или международных премий) и т.д.

Цифровые аудио-, видео-, фотодокументы  отбираются на основании следующих  критериев: время и место создания; авторство и значение учреждения (лица), создавшего документ; обстоятельства появления оригинала документа; оригинальность (подлинность) документа; значение информации документа; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений; повторяемость информации; художественные достоинства и цветовое решение видео- и фотодокументов.

Для ИР важнейшим критерием  постоянного хранения является включение  ресурса в Перечень информационных ресурсов, имеющих государственное  значение, утверждаемый Советом Министров Республики Беларусь. Дополнительными критериями служат: степень новизны; полнота, уникальность и достоверность информации; статус организации-создателя; графическое оформление (дизайн); коммерческая ценность и социальная значимость ИР.

Отличительной особенностью экспертизы ценности ЭД и ИР является то,что она проводится на всех этапах жизненного цикла документов по каждому их виду отдельно.

Экспертиза ценности на этапе  планирования жизненного цикла ЭД и  проектирования системы электронного документооборота в соответствии с СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» проводится с целью определения требований к ЭД, при соблюдении которых они будут доступны и воспроизводимы при долгосрочном хранении. Это связано с тем, что на протяжении всего жизненного цикла ЭД должны существовать средства, обеспечивающие их воспроизведение (визуализацию), а также средства для конвертирования документов в формат архивного хранения. Такие форматы должны быть максимально программно и аппаратно независимы и согласованы с Бел-

ницэд.

Для организационно-распорядительных документов экспертиза ценности на стадии планирования жизненного цикла ЭД и проектирования системы электронного документооборота, применяемой для создания и обращения управленческой документации, проводится с целью определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью ЭД, согласно СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (2007 г.).

В отношении ИР на данном этапе проведения экспертизы ценности важно: определить виды ресурсов с постоянным сроком хранения, подпадающие под  определение постоянно обновляемых, в которых обновляемая информация безвозвратно заменяет предыдущую; установить, представляв! ли информация, удаляемая из ИР в процессе их обновления, практическую и научно-историческую ценность; обеспечить сохранность такой информации.

По результатам экспертизы ценности на этапе планирования жизненного цикла ЭД для организационно-распорядительной документации в номенклатуре дел организации в графе «Примечание» делается отметка «ЭД». Для научно-технической документации составляется Перечень разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение в соответствии с Правилами работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (2003 г.). Постоянно обновляемые ИР включаются в перечень информационных ресурсов, в котором указывается, копии каких из них подлежат передаче на государственное хранение и с какой периодичностью.

На этапе обращения  ЭД и ИР в процессе функционирования системы электронного документооборота экспертиза ценности проводится в случае изменений технологии функционирования системы (например, переход на новое программное и аппаратное обеспечение).

Заключительный этап экспертизы осуществляется по истечении предельного срока хранения ЭД в организации с

целью окончательного отбора ЭД, имеющих научную, практическую и историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение, а также документов, которые необходимо уничтожить. На данном этапе для документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение, составляется опись, согласованная с БелНИЦЭД и утвержденная руководством организации. На ЭД временного срока хранения составляется акт об уничтожении.

Таким образом, соблюдение процедуры  проведения экспертизы ценности электронных документов на всех этапах их жизненного цикла позволит обеспечить надежное долговременное хранение и возможность воспроизведения с течением времени.

Процедура уничтожения  электронных документов

Необходимость своевременного уничтожения электронных документов вытекает из общих требований по защите информации и документации¹¹. Эти требования содержатся в законах и нормативных актах, которые:

• определяют порядок уничтожения деловых документов с истекшими сроками хранения (включая сообщения электронной почты);
• регулируют защиту «специфической» информации, к которой относятся конфиденциальная и секретная информация, персональные данные;
• регламентируют вопросы обеспечения информационной безопасности организации, ее сотрудников и клиентов, в том числе уничтожение информации в отслуживших свое системах и носителях.

Часто служба ДОУ не контролирует электронные документы, их хранение и уничтожение, — и результат не заставляет себя ждать. Правильно провести уничтожение можно лишь тогда, когда организация и сотрудники, отвечающие за эту работу, могут точно сказать, что, где и как хранится в электронных системах.

К сожалению, большинство  организаций не в состоянии ответить на эти элементарные вопросы, поскольку  в них за организацию работы с  электронными документами отвечают либо все, либо никто. Чем больше накапливается  электронной информации, тем больше хаос в хранении. Все делают вид, что проблемы не существует, но это помогает только до поры до времени.

Розыск и уничтожение  всех копий электронных документов — еще более насущная проблема.

Большинство электронных  документов распространяется в виде неконтролируемых копий. Это означает, что никто в организации не знает, где и сколько экземпляров  документа может храниться. Из-за этого обеспечить уничтожение всех копий (включая данные на резервных  носителях) очень сложно. Для этого  нужны хорошо продуманные организационные меры и исполнительская дисциплина. Такое положение вещей значительно повышает риски сохранения лишней и ненужной информации и приводит к перерасходу ресурсов информационных систем.

Постоянно растет число видов  носителей, которые нужно контролировать. Это не только дискеты, CD, DVD и жесткие диски, но и, например, флэш-память в многочисленных портативных устройствах, сим-карты телефонов, смарт-карты и т.д. В подавляющем большинстве отечественных организаций не существует даже примерного списка носителей, на которых может оказаться корпоративная электронная информация.

Сложнее всего уничтожать информацию, которая находилась на компьютере, подключенном к глобальной или локальной сети. Легкость распространения электронной информации просто поражает воображение. То, что хотя бы ненадолго было выложено организацией в Интернете в свободном доступе, может остаться там навсегда, даже если, спохватившись, собственник информации удалил ее со своего сайта.

Гарантированное уничтожение  информации возможно только вместе с  носителями. Об этом свидетельствует  много-вековой опыт, это же сейчас подтверждают и специалисты по информационной безопасности, которые в один голос  говорят, что любые попытки повторного использования носителя значительно повышают риски утечки информации. Кроме того, многие пользователи не знают или не принимают во внимание, что простое удаление файлов или даже переформатирование носителя (жесткий диск, флоппи-диск и т.д.) не гарантируют того, что данные не будут восстановлены.

Любое уничтожение документов, независимо от вида носителя информации, должно быть проведено, основываясь на определенных принципах, которые зафиксированы в международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1:2001 «Принципы физического уничтожения документов»:

• уничтожение всегда должно быть санкционированным;
• запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию;
• уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;
• должны быть уничтожены все копии документов, отобранных для уничтожения, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.