Организация и порядок проведения экспертизы ценности электронных документов

ную пропаганду перевода бумажных документов в электронный вид для организации их долговременного, в том числе постоянного, хранения, подобная практика большинством специалистов признана недопустимой.

Создание электронных  копий бумажных документов оправдано только в части формирования фонда пользования и страхового фонда. Более того, многие специалисты акцентируют внимание на том, что при наличии бумажного оригинала документа и его электронного экземпляра при приеме на архивное хранение предпочтение должно отдаваться именно бумажному документу;

• сложность одновременного комплектования архивов и бумажными, и электронными документами. Комплектование государственных архивов документами не должно зависеть от формы представления документированной информации (бумажной, электронной).

Во избежание дробления  фондов государственные архивы должны быть готовы к приему всей документации независимо от вида носителя информации. Создание государственных архивов, специализирующихся на приеме и постоянном хранении исключительно электронных документов, с точки зрения перспектив комплектования государственных архивов признается также нецелесообразным;

• трудности описания и учета электронных документов при их архивном хранении. При организации архивного хранения ЭД наиболее целесообразным является их учет и описание на уровне не дела (т.е. единицы агрегации), а отдельного документа, что позволит сохранить полноту всех метаданных такого документа и, соответственно, контекста его использования;
• сложности, связанные с оцифровкой архивных документов и созданием электронных архивов. Зарубежный опыт оцифровки архивных документов показывает, что подобная практика способствует широкому доступу к большинству архивных фондов в режиме онлайн, повышению сохранности документов за счет снижения износа оригиналов (в том числе обеспечению доступа к ветхим документам), улучшению качества обслуживания пользователей с учетом их растущих ожиданий и имеющихся информационных ресурсов. Сегодня характерна тенденция постепенного предоставления доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, посредством сети Интернет. Это позволяет открыть архивные документы широкому кругу специалистов и пользователей, в том числе находящихся в других странах. Вместе с тем представление архивных документов в сети Интернет связано с такими проблемами, как высокая трудоемкость и стоимость оцифровки архивных фондов, организация разграничения доступа к представляемым документам, защита персональных данных, содержащихся в архивных документах, выбор единого унифицированного формата описания для представления архивных документов в сети Интернет и т.д; рост объемов документооборота в государственных органах исполнительной власти и, соответственно, объемов документов, подлежащих передаче в государственные архивы.

Минск 2012