Экспертиза ценности докуметов

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документаль­ном фонде организации, так как они связаны друг с дру­гом, могут повторять, дополнять, или поглощать другие документы.

К критериям происхождения документов относят­ся: роль и место организации в системе государствен­ного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица и жизни общества, время и место образования доку­ментов.

Критерии содержания — это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других до­кументах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа отно­сятся: форма удостоверения документа (наличие подпи­сей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления доку­мента, его физическое состояние.

Критерий происхождения учитывает место органи­зации в системе управления и значимость выполняе­мых ею функций, целесообразность передачи докумен­тов этой организации на постоянное хранение [17, c 134].

В государстве действуют разнообразные учрежде­ния, организации и предприятия, которые различают­ся по функциям, масштабам деятельности, составу до­кументации и т. д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, кото­рые играют наиболее важную роль в жизни страны.

Время и место образования документов играют су­щественную роль при экспертизе документов опреде­ленных исторических периодов. Каждый период знаменателен, какими либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой при­чине понятия "время происхождения документа" и "ме­сто происхождения документа" тесно взаимосвязаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятель­ности также есть периоды, имеющие большое значе­ние: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т. д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внима­ния при их оценке [3, c 78-80].

Одним из основных критериев ценности докумен­тов является значение содержащейся в них информа­ции. Ценность содержания напрямую зависит от значи­мости события, явления, факта, отраженных в доку­менте, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации [1, c 98-99].

Управленческие документы можно разделить:

                 на документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких до­кументов имеют постоянный срок хранения;

                 документы, играющие вспомогательную роль, кото­рые нужны для оперативной деятельности или ис­пользуются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;

                 документы по личному составу, которые могут хра­ниться в течение нескольких десятилетий (некото­рые хранятся постоянно).

С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко вто­рой группе относятся, например, документы оператив­ной и бухгалтерской отчетности. Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т. к. содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второсте­пенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценнос­ти документов очень важен, т. к. в деятельности уч­реждений и организаций образуется значительное ко­личество дублетных документов (размноженных экзем­пляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно пра­вильно оценить документы, данные в которых повто­ряются в разных формах и объемах [15, c 87-89].

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удос­товерения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимае­мые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии — заве­ренным копиям.

К критериям внешних особенностей документов от­носится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. На­пример, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наи­более ценных документов в случае повреждений подле­жат реставрации [9, c 67].

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнитель­ного изучения для определения необходимости и про­должительности хранения [12, c 79].

ВЫВОД ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела была реализована в начале  XX в. До Великой октябрьской социалистической революции 1917 года не существовало единых правил проведения экспертизы ценности документов.

В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их неопосредованной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель – отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В течение 1950 – 1980-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

ГЛАВА 2. РАЗВИТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В  XXI ВЕКЕ.

2.1. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Оформление результатов работы экспертной комиссии в XXI веке.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся и деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экс­пертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей ин­станцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением доку­ментов [18, c 76-83].

Росархив разработал примерные положения об эк­спертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях кон­кретных организаций и предприятий. Конкретное по­ложение об экспертной комиссии утверждается руко­водителем организации.

Для создания экспертной комиссии в организации должны быть разработаны и утверждены следующие документы:

                  Положение об архиве учреждения

                  Положение об экспертной комиссии, составленное на основании «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» 1995 года.

                  Приказ о создании экспертной комиссии, утвержденный начальником организации (Приложение 1).

Назначение экспертных комиссий заключается:

                 в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

                 организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

                 организации и проведении отбора и подготовке до­кументов к передаче на постоянное хранение в го­сударственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуще­ствляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

                 организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

                 рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

                 проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

                 описей дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному соста­ву, подлежащих передаче в архив организации;

                 описей на дела, подлежащие передаче на государ­ственное хранение в соответствии с договором, за­ключаемым с учреждением Государственной архив­ной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно – проверочной комис­сии соответствующего архивного учреждения;

                 актов о выделении к уничтожению дел, не подле­жащих дальнейшему хранению (Приложение 3);

                 подготовка предложений об изменении сроков хра­нения отдельных категорий документов, установлен­ных перечнями, и об определении сроков хранения документов,  не предусмотренных перечнями.  Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

                 участие в подготовке и рассмотрении проектов нор­мативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со служ­бой делопроизводства и заведующим архивом осуще­ствляют контроль за формированием дел в делопроиз­водстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и прак­тическую помощь работникам организации по вопро­сам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п. [2, c 98-105].