Экспертиза ценности докуметов

Экспертная комиссия создается по приказу руково­дителя организации. В нее обычно включается не ме­нее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих струк­туру, деятельность, делопроизводство и состав доку­ментации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются кол­легиально большинством голосов на заседаниях, кото­рые проводятся в соответствии с утвержденным пла­ном работы ЭК и по мере необходимости [10, c 78-80].

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы засе­даний подписывают председатель и секретарь комис­сии (Приложение 2). Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобре­нии проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, кото­рые установлены типовыми и ведомственными переч­нями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотре­ние ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем орга­низации [3, c 67-68].

Экспертиза ценности документов проводится еже­годно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с эксперт­ной комиссией под методическим руководством сотруд­ников архива организации [6, c 51].

В процессе экспертизы производится:

                 отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

                 отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

                 выделение к уничтожению дел за предыдущие го­ды, сроки хранения которых истекло.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения до­кументов.

Таким образом, в результате проведения эксперти­зы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

                 документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

                 документы, подлежащие временному хранению (свы­ше 10 лет) в архиве организации;

                 документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

                 документы,  подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализирует­ся фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности докумен­тов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру [8, c 83-90].

Особенно внимательно следует подходить к доку­ментам постоянного и временного (свыше 10 лет) сро­ков хранения. Их отбор осуществляется путем полист­ного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временным сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно – проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

                  опись дел постоянного срока хранения;

                  опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

                  опись дел по личному составу;

                  акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе ДОУ, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке [4, c 54-56].

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 году было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 году (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации [7, c 78-83].

2.2. Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов.

       С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.

      Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

      Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

      Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

      Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

      Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

– в оперативном использовании в организации;

– в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5–7 лет);

– в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения [21, с.69-71].

      Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

      Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании. На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск) [23, с.44-52], который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.

      Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70–80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований [22, С.93].

      Недавнее исследование по наличию информационных ресурсов в федеральных органах исполнительной власти, проведенное Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, показало, что лишь немногие из них обладают неким подобием архива электронных документов (МНС, Государственный таможенный комитет, МЧС, Минимущество). В этих организациях только начинает развиваться нормативно-методическая база такого архива организации, сами документы хранятся не на внешних носителях, а на сервере.

      Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

– Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары, создан в 1996 г.;

– Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), создан в 2001 г., приступил к комплектованию с 2003 г.;

– Центр электронной документации Республики Калмыкия, создан в 2002г.

      Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (2003).

      Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.

      Согласно федеральному закону "Об электронной цифровой подписи" (2002) "электронный документ" – это "документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме". Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) трактует понятие "документ" как – "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе.

      Однако следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать "документом", когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.