Управленческий учет расчетов с покупателями и заказчиками

При аккредитивной форме  расчетов продукция оплачивается по месту нахождения поставщика вслед  за ее отгрузкой, после предъявления поставщиком своему банку счетов и комплекта предусмотренных  контрактом документов, подтверждающих отгрузку товаров. В данной форме расчетных отношений участвуют четыре стороны: покупатель, банк покупателя, банк продавца и продавец. Таким образом, аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку продавца оплатить расчетные документы.

В тех случаях, когда продавец сомневается в платежеспособности покупателя и требует предварительной оплаты, а покупатель сомневается в надежности поставщика и не соглашается на предоплату, аккредитивная форма расчетов может стать оптимальным способом соблюдения интересов обеих сторон.

Аккредитивная форма  расчетов является достаточно дорогой. В составе затрат по аккредитиву  следует учитывать не только комиссию банка, но также и упущенную выгоду от отвлечения оборотных средств  покупателей. Следовательно, целесообразно применение данной формы расчетов только в случае, когда финансовые риски велики и вероятные потери превышают затраты по использованию аккредитива [19, с.418].

Наиболее распространенной формой проведения безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Расчеты платежными поручениями ведутся в тех случаях, когда владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Используются платежные поручения для предварительной и последующей оплаты товаров (услуг, работ), для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды и иным юридическим и физическим лицам. Платежное поручение действительно в течение 10 дней со дня выписки. Если срок платежа в поручении не проставлен, то им считается дата принятия документа банком. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя.

В настоящее время  для осуществления безналичных  расчетов все чаще используются расчетные чеки. Расчетный чек представляет собой составленное на специальном банковском бланке письменное поручение владельца счета (чекодателя) выплатить определенную сумму получателю (чекодержателю).

Обычно расчеты с  использованием чеков производятся в следующей последовательности. Сначала заключается договор купли-продажи, в котором указывается, что расчеты производятся посредством чеков. Для получения чековой книжки покупатель товаров представляет в банк заявление. Затем покупатель депонирует на специальном счете в обслуживающем банке сумму, за счет которой в дальнейшем будут оплачиваться чеки. После этого поставщик отгружает товар, а покупатель выписывает ему чек на стоимость полученного товара. Поставщик предъявляет чек в обслуживающий его банк на инкассо для получения платежа. Банк поставщика предъявляет полученный чек для оплаты в банк покупателя, а банк покупателя оплачивает чек за счет депонированных ранее сумм.

В последние годы в  практике расчетных и кредитно-денежных отношений укрепились позиции векселя. Вексель является все чаще используется:

- для оформления товарных кредитов, предоставляемых продавцом покупателю в виде отсрочки платежа;

- в качестве залога  для получения банковского кредита  или займа;

- как средство обеспечения  обязательств третьих лиц.

С момента выдачи векселя  обязательство по первоначальному  договору (купли-продажи, подряда и  т.п.) трансформируется в долг по вексельной сделке, т.е. в обязательство заемного типа. В векселе могут быть указаны  следующие сроки платежа:

- в момент предъявления векселя;

- через некоторое время  после предъявления векселя;

- через определенный  срок после составления векселя;

- конкретная дата.

Проценты могут начисляться  только по векселям, которые подлежат оплате сразу по предъявлении или  через определенное время после предъявления. Если в векселе срок платежа определен конкретной датой, то по такому векселю проценты не начисляются.

Держатель векселя, срок платежа, по которому назначен на определенный день или в определенный день от составления или предъявления, должен предъявить его к оплате в этот день (или в последующий рабочий день недели). Если в течение трех дней векселедержатель не предъявил вексель к платежу, то все затраты и риски при этом переходят от должника к векселедержателю. В случае частичного платежа должник может потребовать отметки о таком платеже на векселе и выдачи ему расписки в этом. Если должник оплатил вексель в срок, он освобождается от обязательства [19, с.426].

Расчеты в порядке  плановых платежей используются при  устойчивых постоянных взаимоотношениях между организациями за товары, работы и услуги. Платежи в этих случаях производят фиксированными суммами в установленные соглашением сроки. Поставщик и покупатель регулярно контролируют соответствие платежей фактическому объему поставок. По результатам сверки делается перерасчет.

1.2. Сущность управленческого учета расчетов с покупателями и заказчиками

Управленческий учет - это установленная  организацией система сбора, регистрации, обобщения и представления информации о хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений для осуществления планирования, контроля и управления этой деятельностью.

Сбор информации о хозяйственной  деятельности организации подразумевает  определение, классификацию, оценку и  измерение хозяйственных операций и других экономически значимых событий с целью их последующего отражения в системе управленческого учета.

Под регистрацией понимают упорядоченное  и последовательное отражение хозяйственных  операций и других экономически значимых событий в первичных документах и учетных регистрах.

Обобщение информации означает ее анализ, подготовку и интерпретацию. В процессе анализа информации определяют состав информации, представляемой пользователям, круг пользователей, взаимосвязь между  различными показателями деятельности организации, зависимость показателей от экономически значимых событий и ситуаций. Процесс подготовки и интерпретации информации предусматривает представление логически связанной плановой, учетной и иной информации, включающей по необходимости аналитические и прогнозные заключения.

Подготовленная информация представляется пользователям в виде отчетов  табличного, графического и текстового формата.

Основная цель управленческого  учета - представление руководителям  и специалистам организации и структурных подразделений плановой, фактической и прогнозной информации о деятельности организации и внешнем окружении для обеспечения возможности принятия обоснованных управленческих решений.

Основными пользователями информации управленческого учета являются высшее руководство организации, руководители структурных подразделений и специалисты.

Высшее руководство формирует  стратегические цели управления организацией, оно получает:

интегрированные управленческие отчеты о результатах производственной, финансовой и инвестиционной деятельности организации и ее основных структурных подразделений за прошедший отчетный период и на конкретный период времени;

материалы анализа влияния внутренних и внешних факторов на результаты деятельности организации и ее основных структурных подразделений;

плановые и прогнозные показатели на предстоящий период.

Руководители структурных подразделений  формируют оперативную стратегию  реализации долгосрочных целей развития организации. Они получают управленческие отчеты о деятельности подразделений на конкретный момент времени, результаты их аналитической обработки, плановую и прогнозную информацию о подразделении, а также информацию о смежных подразделениях и контрагентах.

Специалисты получают информацию в  пределах своей компетенции о деятельности организации и ее структурных подразделений, а также прогнозы внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на результаты хозяйственной деятельности.

Основные задачи управленческого  учета:

учет надичия и движения материальных, финансовых и трудовых ресурсов и представление информации по ним менеджерам;

учет затрат и доходов и отклонений по ним от установленных норм, стандартов и смет по организации в целом, структурным подразделениям, центрам  ответственности, группам изделий, технологическим решениям и другим позициям;

исчисление различных показателей  фактической себестоимости продукции (работ, услуг) и отклонений от нормативных  и плановых показателей (полной производственной себестоимости, неполной производственной себестоимости, полной себестоимости реализованной продукции, себестоимости реализованной продукции по зонам реализации и др.);

определение финансовых результатов  деятельности отдельных структурных  подразделений по центрам ответственности, новым технологическим решениям, реализованным изделиям, выполненным работам и услугам и другим позициям;

контроль и анализ финансово-хозяйственной  деятельности организации, ее структурных  подразделений и других центров  ответственности;

планирование финансово-хозяйственной  деятельности организации в целом, ее структурных подразделений и других центров ответственности;

прогнозирование и оценка прогноза (представление заключения) о воздействии  ожидаемых в будущем событий  на основе анализа прошлых событий  и их количественная оценка для целей планирования);

составление управленческой отчетности и ее представление управленческому  персоналу и специалистам для  управления производством и принятия решений на перспективу [13].

Любая торговая организация, даже самая  небольшая, ведет учет расчетов с поставщиками и покупателями. Расчет с покупателями ведется и в случае оптовой торговли (безналичный расчет) и в случае розничной (наличный расчет через кассу). Что касается расчетов с поставщиками, следует иметь в виду, что, кроме поставок товара, без чего, естественно, не обойтись ни оптовому, ни розничному торговому предприятию, существует и ряд поставок, не имеющих отношения непосредственно к товару. Это и оказание (поставка) разнообразных услуг, в числе которых, например, коммунальные платежи и приобретение оборудования и других материальных ценностей, предназначенных не для продажи, а для обеспечения деятельности предприятия.

Для учета расчетов с покупателями используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Он предполагает ведение аналитического учета по каждому счету, предъявленному покупателем, а при наличии расчетов по плановым платежам – по каждому покупателю. План счетов бухгалтерского учета предлагает вести аналитический учет расчетов с покупателями таким образом, чтобы обеспечивать возможность получения наиболее полных данных по «…покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, сроку поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок». План счетов не предлагает конкретного разделения по субсчетам, торговая организация открывает их самостоятельно, исходя из особенностей своей хозяйственной деятельности, и отражает в приказе об учетной политике предприятия. Такой подход вполне обоснован, так как торговой организации или индивидуальному предпринимателю, специализирующимся на розничной торговле и получающим оплату за товар исключительно наличными средствами через кассу, разумеется, нет необходимости предусматривать для счета 62 субсчета для учета, например, расчетов по векселям. Им так же нет необходимости вести учет по каждому покупателю, так как в случае розничной торговли покупатель (потребитель) в бухгалтерском учете обезличен. Чаще всего на практике для учета расчетов с покупателями в розничной торговле используется обезличенный контрагент «Частное лицо». Представьте себе, во что превратилась бы покупка буханки хлеба или пачки сигарет, если бы учет расчетов с покупателями в розничной торговле велся бы по каждому покупателю в отдельности.

В то же время торговое предприятие, занимающееся оптовой или оптово-розничной  торговлей, должно будет вести аналитический учет по счету «Расчеты с покупателями и заказчиками» уже в разрезе каждого контрагента, а также в разрезе каждого договора, если с одним и тем же покупателем заключено несколько договоров, предполагающих разные условия поставки, ассортимент товара и т. д. Нередко торговые организации, занимающиеся преимущественно розничной торговлей, но продающие товар в рассрочку (в кредит без привлечения банков и других кредитных организаций) либо по предварительным заказам, сталкиваются с проблемой отслеживания платежей по каждому покупателю, с которым заключен договор купли-продажи подобного рода. Это относится, например, к предприятиям, осуществляющим торговлю бытовой техникой, мебелью и т. д. Например, покупатель делает заказ на мебельный гарнитур, который будет выполнен лишь через несколько дней из-за необходимости доставить товар из другого города, и делает первоначальный взнос (аванс) за товар, на который сделан заказ. В этом случае имеет смысл вести аналитический учет, во-первых, по конкретному покупателю, несмотря на то, что он является частным лицом, и, во-вторых, по авансам полученным. Конечно, ведение аналитического учета на первый взгляд является более трудоемким, но в дальнейшем именно оно облегчает ведение учета по счету 62 в целом. Подобный аналитический учет помогает также отследить движение товара, поступление денежных средств, а при необходимости и выявить задолженность конкретного покупателя в случае неоплаты или неполной оплаты товара. Это, кстати, и один из способов борьбы с хищениями, особенно если каждая продажа такого рода «привязана» и к определенному продавцу (менеджеру, иному материально ответственному лицу, отвечающему за выполнение заказа) [14].

Глава 2. Содержание управленческого  учета расчетов с покупателями и заказчиками

2.1. Краткая организационно-экономическая характеристика объекта наблюдения

ООО «Аврора» работает на российском рынке более пятнадцати лет. Основной деятельностью компании является оказание полного цикла рекламных услуг. В настоящее время предприятие занимает уверенные позиции в производстве рекламных конструкций, стендов, перетяжек, а также в изготовлении различных видов полиграфической продукции. Помимо этого, компания занимается разработкой и проведением рекламных компаний различной направленности с привлечением штатных и внештатных специалистов по маркетингу, PR, рекламе в СМИ и т.д.

Серийное, годами отлаженное производство позволяет осуществлять производство рекламной продукции в кратчайшие сроки.

Число штатных сотрудников компании составляет 51 человек, из них управленческий персонал – 14 человек. Большинство работников обладают высокой квалификацией и большим опытом работы. В настоящее время в связи с уменьшением количества заказов часть работников переведена на сокращенную рабочую неделю, отправлены в отпуска или выведены за штат.