Учёт и аудит расчётов с покупателями и заказчиками

В бухгалтерском учете  командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом. В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета  М.А. Згировская [11] .

 

3. Ревизия (аудит) правильности расчётов с подотчётными лицами в связи с хозяйственно-операционными расходами

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные  и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут  выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом руководителя организации (Приложение 8). В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом, ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

-   не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

-   не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;

-   до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации С.И. Адаменкова, И.Н. Бурцева, А.О. Левкович [и др.] [2].

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги (Приложение 9).

Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки  составления отчетов об израсходованных  суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации  посредством личных или корпоративных карточек.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах,   подтверждающих расходование подотчётных средств.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного  подотчётного лица по ранее выданному  ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере 7-АПК (Приложение 10) или в авансовом отчёте.

Передача выданных под  отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается  Д.В. Кедров [15].

Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица,  составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных  суммах и приложенные к ним  оправдательные документы в бухгалтерии  подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется Акт проверки (Приложение 11). По фактам выявленных нарушений, проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.

Результаты проверки, в  ходе которой не выявлено нарушений  актов законодательства, оформляются  справкой проверки. Акт (справка) проверки оформляется не менее чем в  двух экземплярах и подписывается  проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее пяти рабочих  дней со дня окончания проверки.

По результатам произведенной  проверки в КУП «Захарничи» Полоцкого района по расчетам с подотчетными лицами нарушений выявлено не было. Поэтому по результатам проверки должна быть составлена справка проверки.

Проверяющий несет ответственность за достоверность фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.

За достоверность документов, сведений и фактов, указанных в  представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность несут должностные  лица и представители проверяемого субъекта, представившие указанные справки, объяснения и расчеты.

В справке проверки не допускаются  неоговоренные исправления. В случаях, когда в справке  проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и встречных проверок необходимо внести изменения и дополнения в  справку проверки, в такую справку вносятся изменения и дополнения.

Справка проверки подписывается  проверяющим (руководителем проверки), а также:

-   руководителем проверяемого субъекта либо индивидуальным предпринимателем, при их отсутствии - иным представителем проверяемого субъекта;

-   лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта (при проверках по вопросам, связанным с осуществлением проверяемым субъектом финансово-хозяйственных операций).

В данной организации существует список работников, которым могут  выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба  конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки.

Направление работников в командировку осуществляется в установленном законодательством порядке. В соответствии с действующим порядком оформляются приказы о командировании, командировочные удостоверения и другие сопровождающие документы. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

Возмещение командировочных  расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится  в журнале ордере одна строка и  по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы.

Таким образом, в  результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета.

В курсовой работе была рассмотрена  методика проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание было уделено проверке соблюдения порядка  и документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным  лицам, а также правильности возмещения расходов по служебным командировкам  и правильности расчетов по хозяйственно-операционным расходам.

Ревизия способствует повышению  эффективности производственной и  финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования. Проверка соблюдения законности, достоверности  и целесообразности хозяйственных  операций, выявление нарушений и  злоупотреблений, их причин и виновных в этом лиц, вскрытие внутренних резервов повышения эффективности деятельности предприятий, разработка конкретных предложений  по устранению имеющихся недостатков  и нарушений требуют глубоких знаний методологии и техники  проведения контрольно-ревизионной работы.

По результатам ревизии  расчетов с подотчетными лицами в КУП «Захарничи» Полоцкого района  не было выявлено нарушений действующего законодательства.

Проверка в КУП «Захарничи» производилась по следующим направлениям:

-   проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам;

-   проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам;

-   проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.

Проведенная работа показала, что все расчетные операции, осуществляемые в КУП «Захарничи» Полоцкого района соответствуют законодательству и достоверно отражены на счетах бухгалтерского учета.

Следует отметить, что подотчетными лицами в организации признаются работники предприятия, получающие денежные средства на командировочные  или хозяйственные расходы. Произведенные  расходы подотчетные лица подтверждаться оправдательными документами (чеками, счетами, квитанциями и др.), которые  предоставляются в бухгалтерию  для составления авансового отчета.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Выдаваемые из кассы организации денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных  материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные  и представительские расходы  – в соответствии с приказом руководителя организации.

В данной организации существует список работников, которым могут  выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба  конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В организации осуществляется предварительный расчет по командировке.

Направление работников в  командировку осуществляется в установленном  законодательством порядке. В организации  имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также  приказом руководителя организации  назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

Возмещение командировочных  расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Законодательство о труде  подробно регулирует компенсационные  выплаты, связанные с расходами, понесенными работником при исполнении трудовых обязанностей. В процессе проверки следует помнить, что в  соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь при служебных командировках  наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

-   по проезду к месту служебной командировки и обратно;

-   по найму жилого помещения;

-   за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

-   иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Основная цель ревизии расчетных операций в  целом и расчетов с подотчетными лицами в частности состоит в  проверке достоверности статей дебиторской  и кредиторской задолженности и  правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.  Наличие текущей дебиторской задолженности является нормальным. Однако если подотчетным лицом пропущен срок отчета и возврата пропущенного аванса, то необходимо выяснить причину образования сомнительной задолженности.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

В заключении можно сделать  вывод о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.