Учёт и аудит расчётов с покупателями и заказчиками

Введение

Расчеты наличными денежными  средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей  с целью ускорения расчетов и  снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

Весьма часто расчеты  наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты  наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Данный вид расчетных операций остается весьма актуальным как для работников бухгалтерии, так и для самих  подотчетных лиц.  Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления  выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Возможность применения санкций  со стороны контролирующих органов  за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

С этих позиций выбранная  тема курсовой работы актуальна.

Цель данной работы –  изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: изучить порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами, как в национальной, так и в иностранной валюте на территории Республики Беларусь; изучить порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы; изучить особенности документального оформления при направлении работников в служебную командировку; изучить особенности возмещения командировочных расходов и некоторые другие.

Методологической основой  написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению  бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические  издания и данные действующего предприятия.

Задачи работы:

-   рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

-   определить задачи и источники информации для  ревизии расчетов с подотчетными лицами;

-   рассмотреть порядок проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами;

-   выдвинуть предложения по совершенствованию методик проведения проверок расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в КУП «Захарничи» Полоцкого района.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  Обзор литературы

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или  приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг  не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы  или непосредственно из банка  на мелкие административно-хозяйственные  расходы, а также средства для  предстоящих командировочных расходов.

Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается  при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко  ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями  учета данных операций, в частности  с многообразием первичных документов, которые работник представляет в  бухгалтерию для оправдания произведенных  расходов, и сложностью и изменчивостью  законодательства, особенно по учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в  каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работникам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

-   приобретение запасных частей, материалов, топлива за  наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

-   оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-   возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;

-   представительских расходов.

Целью проверки расчетов с  подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования  подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной  точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам А.Н. Сушкевич [3].

В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.

При ревизии расчетов с  подотчетными лицами необходимо проверить:

-   соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

-   наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;

-   соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;

-   своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм:

-   наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому; 

-   порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;

-   полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

-   правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор  во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных  оправдательных документов, относящихся  к данному виду расчетов, а также  на  правильность и законность их оформления В.Н. Лемеш [17].

Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с  подотчетными лицами - привычные, можно  сказать повседневные для бухгалтеров  предприятий всех форм собственности  и видов деятельности. В то же время, расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций  со стороны контролирующих органов  за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления  таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных  документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Таким образом, отметим, что  большая роль при этом отводится  бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами.

Каждая хозяйственная  операция на предприятии требует  надлежащего документального оформления. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты и кассовые документы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

Источниками информации в  ходе проверки являются:

-   бухгалтерская отчетность:

-   бухгалтерский баланс (форма №1);

-   отчет о движении денежных средств (форма №4);

-   приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5).

-   статистическая отчетность:

-   отчет о состоянии расчетов (форма 12-ф (расчеты)).

-   регистры бухгалтерского учета:

-   Главная книга:

-   журнал-ордер №7.

-   документы:

-   приказы и распоряжения руководителя организации;

-   авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

-   отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

-   задание на командировку;

-   журнал учета работников, выбывающих в командировки;

-   перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и представительские расходы и сроки отчета по таким суммам;

-   данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . А.Б. Ганаго, [5]

Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 № 143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.

Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 № 325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль.

Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов.

Денежные средства в белорусских  рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, в  иностранной валюте – в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.

Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте регулируется Национальным банком Республики Беларусь:

-   Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (в ред. от 23.02.2010 № 23);

-   Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 (в ред. от 01.06.2010 № 195);

Данные нормативные документы  включают в себя приходные и расходные  операции с наличными деньгами, соблюдение лимита остатка кассы и сроков сдачи выручки, получение денежных средств из касс банков, оформление кассовых документов, а также ведения кассовой книги.

Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте регулируется также Национальным банком Республики Беларусь, а именно Инструкцией о  порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (в ред. от 08.10.2008 № 145).  Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

В условиях рыночных отношений  наиболее удельный вес в системе  расчетов с подотчетными лицами занимают служебные командировки как в  пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами.

Прежде чем характеризовать  систему источников правового регулирования отношений, связанных с направлением работников в служебные командировки, следует обратить внимание на то, что законодательство в данной области условно подразделяется на два блока нормативных правовых актов. Одни акты регулируют служебные командировки внутри Республики Беларусь, другие, составляющие более значительную группу, - служебные командировки за границу. Вместе с тем в трудовом законодательстве имеются и общие нормы, регулирующие любые служебные командировки (как внутриреспубликанские, так и заграничные).