Учёт и аудит расчётов с покупателями и заказчиками

Для получения наличных денежных средств с текущего расчетного счета, предприятие в лице бухгалтера должно оформить в установленном порядке денежный чек. Денежный чек должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. На обратной стороне чека указывается, на какие цели может быть использована денежная наличность, что позволяет банку контролировать целевое использование денежных средств Инструкция №4 [12].

Для того чтобы использовать наличные денежные средства, полученные юридическим лицом в банке, их необходимо сначала оприходовать в  кассу предприятия. Для оформления данной операции используется приходный  кассовый ордер – документ типовой  формы, которым оформляется поступление  денежных средств в кассу.

Для выплаты из кассы наличных денежных средств под отчет необходимо оформить в установленном порядке  расходный кассовый ордер (Приложение 4,5) – документ типовой формы, которым оформляется выдача (выплата) наличных денежных средств. Поэтому на данном этапе проверки ревизор должен проверить, надлежащим ли образом оформлены все кассовые документы, расходуются ли наличные денежные средства, выдаваемые под отчет по целевому назначению.

Затем надо проверить авансовые  отчеты и установить, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

-   кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

-   кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов  И.Л Прокопович [32].

В процессе проверки документов, приложенных к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.

В случае оплаты работ и  услуг необходимо проверить документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.

Порядок расчета и учет командировочных расходов всегда оказываются  предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок Постановление №721 [22].

При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений  необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие – ее сопровождают, третьи – оформляются  после прибытия из командировки.

Так, согласно ст. 93 ТК РБ направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы соответственно (Приложение 6).

При проверке данных документов, следует помнить, что приказ о  направлении работника в  служебную командировку должен содержать следующие сведения:

-   фамилию, имя, отчество работника;

-   наименование должности, профессии,  структурного подразделения;

-   указание страны и места командирования;

-   срок и цель командировки;

-   основание для издания приказа.

При проверке командировочных  удостоверений, следует помнить, что  данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому  надо установить имеются ли на командировочных  удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.

Форма командировочного удостоверения  определяется Инструкцией №35 от 12.04.2000 г. (в ред. 29.02.2008) исключительно для  командировок в переделах Республики Беларусь, а при направлении работника в служебную командировку за рубеж оформлять командировочное удостоверение не требуется. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте или по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Однако командировочное удостоверение во многих случаях оформляется и при направлении работника в служебную командировку за границу.

В командировочном удостоверении  в обязательном порядке указываются:

-   фамилия, имя и отчество работника;

-   наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);

-   место назначения и цель командировки;

-   продолжительность командировки в календарных днях.

В случае если работник направляется в командировку по приглашению зарубежного  предприятия, учреждения, организации, то командирование за границу в данном случае производится на основании не только приказа нанимателя, но и соответствующего приглашения. При проверке необходимо помнить, что в приглашении обязательно должны содержаться условия пребывания работника в командировке: оплата труда, расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и другие. Также необходимо проверить осуществляет ли наниматель регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством и обеспечивает ли их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык. В ряде случаев приглашение может быть заменено иными документами, полученными от иностранного предприятия, учреждения, организации и подтверждающими необходимость направления работника в командировку.

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает  задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью.   Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. 

Ревизор должен знать, что  в задании на командировку указываются:

-   государство и цель командировки;

-   время нахождения за границей;

-   пан встреч и переговоров;

-   перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

-   предмет договора;

-   иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Задание подписывается командированным  работником и утверждается нанимателем В. А. Акулич [1].

При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих  дней (при использовании корпоративной  пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) представить в  бухгалтерию авансовый отчет  (Приложение 7).

В ходе проверки авансовых  отчетов обращается внимание на:

-   правильность оформления авансовых отчетов;

-   порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;

-   факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

-   порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме  и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов  по форме анализируются наличие  номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и  суммы полученного аванса; израсходованной  суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается  один из вариантов расходов, это  могут быть командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, на хозяйственные  нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами  Л.Д. Голуб [8].

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы в подлинниках:

-   командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

-   проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

-   оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

-   письменный отчет по выполнению задания на командировку.

Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета. 

Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок, утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение.

При командировании работников на автотранспорте необходимо проверить, имеется ли надлежаще оформленный путевой лист.

Если работник организации  представляет ее интересы при подписании документов, заключении договоров, то необходимо убедиться имеется ли у подотчетного лица доверенность.

Также следует помнить, что  при оформлении табеля учета рабочего времени согласно ст. 133 ТК РБ в составе  отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству Трудовой кодекс [36].

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора – правильность и достоверность проверки.

 

2. Ревизия (аудит) целесообразности использования наличных денежных средств и правильности возмещения расходов подотчётными лицами в связи со служебными командировками

Особое внимание уделяется  проверке правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам.

Так, в соответствии со статьей  91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или носит  разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного  пункта, где располагается наниматель.

Приступая к проверке, ревизор  должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление в служебную  командировку на срок свыше 30 календарных  дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.

Днем выбытия в служебную  командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или  другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия  считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем  сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.

Днем окончания командировки считается день фактического возращения командированного работника, т.е. день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл Инструкция № 148 [21].

В соответствии со статьей 95 Трудового кодекса Республики Беларусь, при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

-   по проезду к месту служебной командировки и обратно;

-   по найму жилого помещения;

-   за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

-   иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам в  пределах Республики Беларусь надо руководствоваться  нормами возмещения расходов при  служебных командировках, установленными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 №197. При  этом ревизор должен знать, что расходы  по проезду к месту служебной  командировки и обратно к месту  постоянной работы возмещаются в  размере стоимости представленных подлинных проездных документов.