Учёт и аудит расчётов с покупателями и заказчиками

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного  района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных  документов по минимальной стоимости  проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере  стоимости представленных подлинных  документов, подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах  с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего  разряда (категории) допускается с  разрешения нанимателя с учетом характера  задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении  подтверждающих документов возмещаются  расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов  культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного  в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Если командированный  работник не представляет подтверждающих документов по найму жилого помещения, они возмещаются в размерах устанавливаемых  Министерством финансов Республики Беларусь Инструкция №35 [13].

За проживание вне места  жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам возмещаются  суточные в размерах, устанавливаемых  Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

При направлении работника  в командировку для участия в  совещаниях, семинарах, сборах и в  других случаях, если принимающая сторона  обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время  нахождения в пути, если в эти  дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания  суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы.

Расходы по междугородным  телефонным переговорам возмещаются  командированному работнику лишь в  случаях, когда они производились  в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих  квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Если во время нахождения в командировке работник заболел  и временно потерял трудоспособность, то ревизор должен помнить, что расходы  по найму жилого помещения (кроме  случаев, когда работник находится  на стационарном лечении) возмещаются  ему на общих основаниях. Работнику  выплачиваются также суточные за все время, в течение которого он не имел возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту  постоянной работы (но не свыше 40 календарных  дней). В случае стационарного лечения  в больнице командированному работнику  возмещаются суточные и расходы  по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Командированному работнику  не позже чем за день до отъезда  в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, в пределах сумм причитающихся  на оплату стоимости проезда к  месту служебной командировки и  обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных на основании расходного кассового ордера (Приложение 4).

Если командированный  работник использовал свои выходные дни в месте командировки до начала или после ее окончания, то оплата проезда ему производится на общих  основаниях, а суточные и расходы  по найму жилого помещения за эти  дни не возмещаются.

Равным образом не подлежат выплате суточные, если работник использует государственные праздники, праздничные  дни в месте командировки после ее окончания.

Согласно Постановлению  Министерства финансов Республики Беларусь от 01.11.2011 г. № 197 установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

суточные – 44 000 рублей за каждый день командировки;

суточные при однодневных служебных  командировках и командировках  в такую местность, откуда имеется  возможность ежедневно возвращаться к месту жительства – 22 000 рублей;

по найму жилого помещения без  представления подтверждающих документов – 13 000 рублей в сутки.

В процессе хозяйственной  деятельности организации периодически возникает необходимость направить  сотрудника в другой город, страну.

Прежде всего,  ревизор должен установить законность и целесообразность таких командировок.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам за пределы  Республики Беларусь ревизор должен руководствоваться  Инструкцией о порядке и условиях представления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30.07.2010 № 115. При этом следует помнить, что командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно воздушным, водным и железнодорожным транспортом по тарифу 2-го класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на суднах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купейные вагоны Инструкция № 115 [14].

Также возмещаются расходы  по проезду автомобильным пассажирским транспортом общего пользования  регулярного международного сообщения (кроме такси), расходы по проезду  на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта  или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского  транспорта общего пользования (кроме  такси) либо в пассажирских поездах  или вагонах во внутригосударственном  сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения). 

Проверяющий должен знать, что  командированному работнику возмещаются  расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) без ограничения  по весу багажа.

Возмещение расходов по найму  жилого помещения осуществляется в  размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения  в сутки, установленных Министерством  финансов Республики Беларусь при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. Также следует обратить внимание, что в соответствии с  действующим законодательством  стоимость завтрака, включенного  в счет за наем жилого помещения, возмещается  в пределах норм расходов по найму  жилого помещения. Ранее суммы за питание, включенные в счета за наем помещения, оплачивались за счет суточных и возмещению не подлежали.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства – участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования.

При предоставлении принимающей  стороной за свой счет жилого помещения  возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Возмещение суточных при  проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в  размерах норм суточных, установленных  Министерством финансов  Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

Согласно Постановлению  Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня  отъезда из Республики Беларусь, либо после дня прибытия в Республику Беларусь, суточные за это время  выплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленным законодательством  Республики Беларусь по оплате служебных  командировок в пределах Республики Беларусь.

День пересечения государственной  границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для  выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При  командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы  отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот  же день работнику выплачиваются  суточные в иностранной валюте в  размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу  в командировку в случае, если принимающая  сторона согласно приглашению берет  на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой  на личные расходы, направляющая сторона  выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в  пути суточные выплачиваются в порядке, законодательством Республики Беларусь.

Если принимающая сторона  предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском  транспорте страны пребывания от места  проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона  берет на себя расходы, связанные  с обеспечением командированных  работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам  иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает  суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в  полном объеме, если принимающая сторона  берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, – в размере 70 процентов, двухразовым – в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Ревизор также должен знать, что в настоящее время уменьшена  продолжительность временной остановки  командированного за границу работника  в пути следования, при которой ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения по нормам, установленным для государства, где произошла временная остановка. Теперь продолжительность такой остановки должна составлять 12 часов и более, ранее – более суток. До 12 часов сокращена продолжительность временной остановки, при которой работнику выплачиваются суточные по нормам страны командирования. При этом расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

К иным расходам, которые  возмещаются командированному работнику, относятся:

-   комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой и за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки;

-   расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз;

-   расходы страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;

-   расходы по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

Для получения возмещения не требуется обязательного представления  подтверждающих документов в оригинале  только для расходов по получению  служебного заграничного паспорта и виз.

В случае отмены служебной  командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных  проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.

При контроле расчетов с  подотчетными лицами необходимо проверить  правильность бухгалтерских записей  по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Источник списания командировочных  расходов зависит от цели и задания командировки.

И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. Поэтому особое внимание ревизор должен уделить проверке правильности отражения произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.

Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам  по служебным командировкам является важнейшим этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.