Учет расчетов с покупателями и заказчиками на примере Улетовского районного потребительского общества

Райпо представляет весь комплекс услуг: от консультаций до доставки товаров, оказывает бытовые услуги на селе.

В результате анализа  результатов финансово-хозяйственной деятельности Улетовского райпо определено, что по итогам 2007 года финансовое состояние расценивается как устойчивое. Основной объем в производстве занимает выпуск хлеба и хлебобулочных изделий. Как следует из анализа хозяйственной деятельности Улетовского райпо за 2007г. по сравнению с 2006г. (приложение 1) за 2007 год выпущено 227,0 тонны хлеба и хлебобулочных изделий на сумму 3929,1т.руб. в том числе хлеба выработано 193,4 тонны на сумму 2878,8т.руб, хлебобулочных изделий выработано 33,6 тонны на сумму 1050,3т.руб. Выпуск хлеба к прошлому году увеличился на 38,1 тонны, в процентном отношении на 124,51 %, булочных изделий на 2.1 тонны, в процентах на 106,7 %. Выпускаются 13 видов булочных изделий и 7 видов хлеба. Выпуск кондитерских изделий составил 36,1т на сумму 1538,8т. руб., в том числе сахаристых 0,1 тонны на сумму 11,1т.руб.,мучных изделий 36,0т, на сумму 1527,7 т. руб., выпуск кондитерских изделий возрос по отношению к 2006 г. на 6,5 тонны, на 122%. Вырабатывается 11 видов мучных кондитерских изделий и 1 вид сахаристых. Общий объем реализации по производству равен 5531т. рублей.

Низкий уровень рентабельности обусловлен тем, что уровень торговой надбавки удерживается на минимально возможном уровне. Также в данном периоде возросли расходы организации.

  Внутренняя среда:  специалисты райпо ведут наблюдение  за деятельностью конкурентов.  Ведется борьба за лидерство,  т. к. товары конкурентов существенно  не отличаются, но как отмечено  выше многие «частники» сотрудничают  с райпо. 

Основными конкурентами Улетовского райпо являются: магазин  «Дебют» (продовольственные товары), ЧП Зимина, ЧП Парамошина, ЧП Петрик (смешанные  товары) и другие.

Организация в большей  степени зависит от поставщиков, поэтому любые сбои в поставках  ведут к сбою в торговле.

Улетовское райпо взаимодействует  с широким спектром поставщиков. Поставляются необходимые товары поставщиками: Облпотребсоюз, ПО «Универсал», фирма «Мега», ООО «Спецторг», ООО «Дебют», ЧП Киселева, ЧП Пушкарева, ЧП Гусейнов и другие.

Внутренняя среда организации формируется в соответствии с целями и задачами этой организации. Задача специалистов райпо заботится о расширении ассортимента и улучшении качества продаваемых товаров.

Миссия Улетовского  райпо: Борьба с бедностью на селе.

Цель деятельности общества - объединение экономических интересов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов его участников (пайщиков) для удовлетворения потребностей в продукции и услугах.

Для выполнения данной цели общество осуществляет:

1. Торговую, производственную, посредническую и иную деятельность, не запрещенную законом;
2. Всемерное содействие развитию социально-бытовой и иной инфраструктуры;
3. Закупку у граждан и юридических лиц сельскохозяйственной продукции и сырья, изделий и продукции подсобных хозяйств и промыслов лекарственно-технического и вторичного сырья для последующей переработки и реализации в торговой сети, а также для поставки промышленности;
4. Развитие кооперативной демократии, пропаганду кооперативного движения, организацию работы по вовлечению населения в члены общества.

Основу организационной  структуры управленческий аппарат  в составе правления потребительского общества, председатель правления, заместитель  председателя правления по торговле, заместитель председателя правления  по производству, заместитель председателя по хозяйственной части, главный бухгалтер. Каждое звено в схеме взаимосвязано друг с другом и тесно участвует в коммуникационных процессах организации. Данная структура позволяет обеспечить быструю мобилизацию ресурсов и оперативно доводить до сведения исполнителей, реализуя управленческие решения.

Имидж организации: осуществляется помощь бедному населению района.

Улетовское райпо осуществляет постоянное обучение персонала, который  должен обладать профессиональными  способностями, владеть информацией о состоянии рынка. Председатель правления заинтересован в профессиональных кадрах.

2.2. Организация учета расчетов с покупателями и заказчиками в Улетовском районном потребительском обществе

Как правило, все сделки между покупателями, заказчиками и их поставщиками оформляются документально. Составляется договор, в котором должны быть отражены права и обязанности сторон, указан предмет договора, сроки поставки, ответственность сторон в случае нарушения условий договора, а также ряд дополнительных пунктов, условий. Однако, договора с покупателями и заказчиками в Улетовском райпо заключаются не всегда. Продукция реализуется рознично через собственные магазины райпо, а также оптом различным частным предпринимателям практически по всему Улетовскому району. Эти поставки иногда производятся на основании устных договоренностей.

Дата отражения дебиторской  задолженности в бухгалтерском  учете и ее размер определяются согласно установленной учетной политике и федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Согласно этим документам все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Следовательно, дебиторская задолженность отражается в учете, как правило, после отгрузки продукции.

Аналитический учет ведется  по каждому покупателю. Согласно Отчета о движении товара и тары по складу форма № 028 (приложение 2) делается разноска в Книге аналитического учета форма № К-17 (приложение 3). В этой Книге собираются обороты за месяц по каждому покупателю, которые переносятся в Оборотную ведомость по счету 62 форма № М-44 (приложение 4). Важно отметить, что все записи производятся в ручную.

Для отражения операций по реализации продукции на первом этапе применяются Счёта – фактуры (приложение 5). Их выписывают все предприятия и организации, реализующие продукцию, оказывающие услуги. На основании счета-фактуры начисляется НДС, подлежащий уплате в бюджет. Покупателю счет-фактура необходим для возмещения сумм НДС. Бланк счета-фактуры может быть изготовлен типографическим способом или самостоятельно с помощью компьютера. Если в процессе изготовления изменяется внешняя форма счета-фактуры, то при этом должны быть сохранны количество строк и граф и последовательность их расположения. В счете-фактуре должны быть указанны: порядковый номер и дата выписки; наименование, адрес, ИНН налогоплательщика и покупателя; количество и наименование поставляемой продукции; цена; налоговая ставка и др. реквизиты. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается покупателю не позднее 10 дней со дня отгрузки продукции или получения аванса. Второй остается у организации  и попадает в отчет материально ответственного лица.

Оплата за поставленные товары производится на расчетный счет или в наличной форме через кассу. Согласно отчету кассира производятся записи в Книгу учета по кассе. Далее составляется мемориальный ордер (приложение 6) из которого данные разносятся в Главную книгу форма К-41 (приложение 7).

При заключении договоров на поставляемую продукцию в анализируемом хозяйстве встречается оплата авансом. Под авансом подразумевается предоплата, осуществленная в счет будущей поставки продукции, выполнения работ либо оказания услуг.

При поступлении на расчетный  счет или в кассу организации  денежных средств от другой организации  или от гражданина в виде аванса, оформляется следующая проводка:

Д-т 51 «Расчетные счета» (50 «Касса») К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Расчеты по авансам полученным», - поступил аванс.

Авансы не приносят организации  экономической выгоды, так как  ей предстоит исполнить свои обязательства  – отгрузить продукцию, выполнить  работу или оказать услугу. И только после исполнения обязательства можно сказать, что организация получила доход. Если же организация откажется от взятых на себя обязательств, то аванс придется вернуть.

При предоплате в счет будущей поставки продукции организация-продавец может передумать и, оставив продукцию себе, вернуть деньги несостоявшемуся покупателю. К авансам относят суммы, поступившие за работу, которую организация еще не выполнила.

Таким образом, если имеются  сомнения в том, что деньги придется возвращать, поступившие суммы являются авансами, полученными под отгрузку товаров, выполнение работ либо оказание услуг.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов авансы полученные учитываются на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Расчеты по авансам полученным».

После фактической реализации продукции организация производит зачет ранее полученной предварительной  оплаты в счет данной поставки продукции, что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Д-т 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным», К-т 62 – произведен зачет ранее полученного аванса.

В целом, бухгалтерский  финансовый учет в Улетовском райпо  ведется крайне безалаберно. Дело в  том, что далеко не все поставки осуществляются по договору. Часто оплата производится через водителей без всяких сопроводительных документов. Многие операции осуществляются на доверии, а оплата за товар часто осуществляется значительно позже самой поставки. Таким образом, в случае нарушения покупателями своих обязательств райпо не сможет восстановить свои права в судебном порядке из-за отсутствия доказательной базы. Кроме того, практически весь учет ведется на бланках семидесятых годов. Требуется срочная автоматизация, так как тот способ, который применяется сейчас крайне не эффективен и сильно усложняет ведение учета, может привести к возникновению ряда ошибок.

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с покупателями и заказчиками  в Улетовском районном потребительском обществе

3.1. Автоматизация учета и составления отчетности по расчетам с покупателями и заказчиками

 

В процессе хозяйственной  деятельности, организации и предприятия  совершают расчётные операции с  покупателями и заказчиками.

Комплекс задач учёта расчётов с покупателями и заказчиками, предусматривает обработку информации по значительной группе балансовых счетов, учёт по отдельным из них имеет свои особенности по формам представления первичной информации, способам обработки и форме исходящих информационных массивов.

Автоматизация учёта расчётов с  покупателями позволяет повысить степень  аналитичности, точности, своевременность  получения сведений о состоянии  расчётов с покупателями и заказчиками, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Оплата и получение денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или в отчёте кассира.

Ввод информации в ЭВМ обеспечивает взаимосвязь комплекса учёта  расчётов с поставщиками с комплексами  учёта кассовых и банковских операций.

Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами. Данные о движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах.

Кроме ввода данных с выписок  банка кассовых и товарных отчётов  возникает необходимость использования  бухгалтерских справок. Такая необходимость возникает при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация бухгалтерских справок  при вводе в ЭВМ формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной информации. Макет ввода первичных данных предусматривает наличие обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

При линейно-позиционном способе  учёта, контроль полноты и своевременности расчётов ведётся по каждой совершаемой операции. В этом случае макет ввода данных предусматривает такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные материальные ценности.

Данные, введённые с приходных  товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют файлы кредитовых оборотов по счетам покупателей, заказчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании данных документов, отражающих оплату поставленных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с покупателями представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими  регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с покупателями. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.

При линейно-позиционном способе  расчётов по товарным операциям, обязательными  реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитического счёта.