Учет расчетов с покупателями и заказчиками на примере Улетовского районного потребительского общества

В бухгалтерском учете продавца обязательство покупателя товаров также как у самого покупателя отразится только после начала исполнения договора, то есть после передачи им покупателю партии товаров. При этом сумма задолженностей покупателя будет зафиксирована в учете как доход (выручка) от продажи перешедших в собственность покупателя товаров.

Аналитический учет по каждому покупателю ведется в ведомости № 38-АПК. В конце месяца данные по счету 62 переносятся в журнал-ордер № 11-АПК, а из него - в Главную книгу.

Для отражения расчетов с покупателями и заказчиками  в системе учетных регистров  предназначен журнал-ордер № 11-АПК и ведомости № 62-АПК - № 64-АПК.

Дата отражения дебиторской  задолженности в бухгалтерском  учете и ее размер определяются согласно установленной учетной политике и федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Согласно этим документам все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Следовательно, дебиторская задолженность отражается в учете, как правило, после отгрузки продукции.

Для отражения операций по реализации продукции применяются следующие документы: Счёта - фактуры, Расчётные чеки, Заявление на аккредитив, Платёжное требование.

Счета-фактуры выписывают все предприятия и организации, реализующие продукцию, оказывающие  услуги. Также счет-фактура выписывается при получении авансов. На основании  счета-фактуры начисляется НДС, подлежащий уплате в бюджет. Покупателю счет-фактура  необходим для возмещения сумм НДС.

Бланк счета-фактуры может  быть изготовлен типографическим способом или самостоятельно с помощью  компьютера. Если в процессе изготовления изменяется внешняя форма счета-фактуры, то при этом должны быть сохранны количество строк и граф и последовательность их расположения. В счете-фактуре должны быть указанны: порядковый номер и дата выписки; наименование, адрес, ИНН налогоплательщика и покупателя; количество и наименование поставляемой продукции; цена; налоговая ставка и др. реквизиты.

Счет-фактура составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр  передается покупателю не позднее 10 дней со дня отгрузки продукции или  получения аванса. Второй остается у организации продавшей эту продукцию.

Регистрация составленных счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке по мере реализации продукции.

Книга продаж должна быть прошнурована, ее страницы пронумерованы  и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения книги  осуществляется руководителем предприятия  или уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится соответственно у поставщика и покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи.

За поставленную продукцию  расчеты могут так же вестись  с помощью платежных требований, которые являются расчетными документами, содержащими требование поставщика по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежное требование составляется на бланке установленной формы.

Условия поставок формируются в  соответствие с принятыми в стране условиями определяющими юридические права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

Для выполнения, каких-либо операций по получению материальных ценностей  на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдаётся доверенность. Все доверенности в момент выдачи фиксируются в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности имеется роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия.

Поступление сырья, материалов, оборудования на предприятие может осуществляться железнодорожным, автомобильным, морским  и другими видами транспорта.  По предъявлении доверенности и квитанции, поступившей от отправителя груза, экспедитор может получить груз в багажном отделении железной дороги, в речном порту, в аэропорту или раскредитовать (получить право на вскрытие вагона, выгрузку и приём груза).

При доставке автотранспортом, водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает  кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной.

Вместе с поступившим грузом в адрес покупателя поступают  сопроводительные документы. При отсутствие таковых (или в случае поступления груза с нарушением договорных условий, или не по назначению) груз принимается на ответственное хранение на забалансовый счёт 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», с сообщением отправителю, если имеются его реквизиты.

На этом счёте материалы, принятые на ответственное хранение, учитываются  до тех пор, пока от поставщика не поступят документы или распоряжение о  возврате материалов, об их отгрузке в  другой адрес или реализации на месте.

За нарушение условий договоров  поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в  виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчётных документов и за необоснованный отказ.

Независимо от оплаты и доставки, порядок оприходования материальных ценностей должен отвечать определённым требованиям. При любом варианте получения материальных ценностей  у поставщика и любом варианте доставки, их предъявляют кладовщику для оприходования. Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приёмный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приёмную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.

Экспедитор все документы, по доставленным на склад материальным ценностям  с отметкой кладовщика в их приёмке, сдаёт в бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчёта за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета – фактуры), так и факт сдачи их на склад (приёмная фактура, приходный ордер), либо передачи в производство (требование). Материальные ценности хранятся на складах под наблюдением материально – ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учёта, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указываются наименования материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учётная цена, балансовый счёт, норма запаса и другие данные.

1.3. Формы расчетов с покупателями  и заказчиками

Обычно платежи по текущим обязательствам, вытекающим из договоров купли-продажи, комиссии и поручения, аренды, вексельного  займа, коммерческого кредитования и пр., участники хозяйственных операций погашают не наличными деньгами, а перечислением денежных средств через банковские организации. Безналичные расчёты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчётным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачётов взаимных требований через расчётные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Для хранения денежных средств  и операций по расчётам  предприятия, имеющие самостоятельный баланс и собственные оборотные средства, открывают в учреждениях банков расчётные счета. Их открытие производится на основании документов, перечень которых установлен действующим законодательством. К таким документам относятся:

- свидетельство о  регистрации, выданное регистрационным  органом;

- копия устава и учредительного договора организации, заверенные нотариусом;

- свидетельство о  постановке организации на учет  в налоговой инспекции, Пенсионном  фонде и других внебюджетных  фондах Российской Федерации; 

- заявление на открытие расчетного счета;

- протокол собрания учредителей об избрании руководителя организации;

- приказ по организации  о назначении главного бухгалтера;

- карточка с образцами  подписей руководителя, главного  бухгалтера и его заместителя;

- договор на банковское  обслуживание, именуемый в ГК РФ договором банковского счета.

Все документы, представляемые в банк для открытия счета, в том  числе карточки с образцами подписей руководителя организации и главного бухгалтера (и их заместителей), остаются в банке. После проверки указанных  документов банк открывает организации расчетный счет и присваивает ему номер.

Расчеты, производимые организациями  через банк, делятся на две группы: расчеты по товарным и по нетоварным операциям. К товарной группе относят расчеты за реализованные материально-производственные запасы, оказанные услуги и выполненные работы, а к нетоварной группе - операции по финансовым обязательствам, по расчетам с научно-исследовательскими и учебными заведениями, с жилищно-коммунальными организациями по квартплате и пр. Наибольший удельный вес в общей массе расчетов составляют расчеты по товарным операциям.

В Гражданском кодексе  РФ    и Положении ЦБ РФ «О безналичных расчетах в РФ» от 3 октября 2002 г. № 2-П    указаны традиционные и часто применяемые на практике формы расчетов. Основными формами расчетов по товарным операциям являются: акцептная, аккредитивная, платежными поручениями, чеками, векселями, путем плановых платежей. Применение той или иной формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем), за исключением случаев, когда правилами банка установлены обязательные формы расчетов.

Кроме того, все расчеты  можно подразделить на иногородние и одногородние. Иногородними являются расчеты между организациями, имеющими счета в учреждениях банка, расположенных в разных населенных пунктах. К одногородним относятся расчеты между организациями, счета которых находятся в одном или разных учреждениях банка одного населенного пункта.

Расчетные документы  должны содержать следующие реквизиты:

- наименование расчетного  документа, его номер, число,  месяц и год выписки;

- вид платежа;

- наименование плательщика,  номер его счета, идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН);

- наименование и место  нахождения банка плательщика  (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

- наименование получателя  средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

- наименование и место  нахождения банка получателя (БИК), номер корреспондентского счета  или субсчета;

- назначение платежа с выделением отдельной строкой налога, подлежащего уплате, либо с указанием того, что налог не уплачивается;

- сумма платежа, обозначенная  прописью и цифрами.

За поставленную продукцию расчеты могут вестись  с помощью платежных требований, которые являются расчетными документами, содержащими требование поставщика по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежное требование составляется на бланке установленной формы. В платежном требовании указывается:

а) условие оплаты, срок для акцепта, дата вручения плательщику документов по договору;

б) наименование товара (выполненных работ, оказанных услуг);

в) номер и дата договора;

г) наименование товара;

д) номера приемно-сдаточных документов с указанием даты их составления, подтверждающих поступление товара (приемку выполненных работ, оказанных услуг).

Платежное требование подписывается на одну или несколько  отгрузок товаров в адрес одного покупателя. Получатель средств представляет в банк платежное требование при реестре переданных на инкассо расчетных документов, составленном в двух экземплярах. Инкассо – это банковская операция получения платежа от плательщика, которая совершается банком по поручению клиента на основании расчетных документов.

Платежные требования бывают двух видов: с акцептом и без акцепта плательщика. Акцептная форма расчетов раньше была наиболее распространенной. Акцепт - это согласие на оплату расчетного документа в определенный срок. Акцептная форма расчетов и расчеты платежными требованиями применяются между поставщиками и покупателями (заказчиками) за отгруженные товары или оказанные услуги. Эта форма расчетов позволяет покупателю контролировать выполнение поставщиком условий договора: сроков, условий поставки и цен.