Учет расчетов с подотчетными лицами в сельскохозяйственном производственном кооперативе Береговой

     Счет-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

     Третий  вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (Приложение 6). Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

     Документ  «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую  на двух закладках.

     На  первой закладке «Лицевая сторона» указывается  информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

     Прежде  всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

     Реквизит  «Сотрудник» заполняется выбором  из справочника «Сотрудники».

     Если  предоставляется авансовый отчет  о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование  аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

     На  закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

     Закладка  «Оборотная сторона» диалога позволяет  ввести данные в табличную часть документа.

     В ней нужно указать:

дату  или интервал дат совершения расходов;

выбрать корреспондирующий счет и объекты  аналитического учета;

указать общую сумму расходов на указанные  цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);

сумму НДС;

назначение  расходов (кому, за что и по какому документу).

     Заполненную форму нужно сохранить и провести

     При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

     Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

     Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки. 

     2.2 Аналитический и синтетический учет в СПК «Береговой» 

     В СПК «Береговой» учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71

     Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных  разрезах, предназначено ведение  аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет

     Таблица 2

     Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

     В СПК «Береговой» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

     Счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами:

1. Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.
2. Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.
3. Дебет 91-2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.
4. Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.
5. Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.
6. Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).
7. Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.
8. Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

     Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7(Приложение7) – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются:

     - расходные кассовые ордера –  на суммы, выданные под отчет;

     - авансовые отчеты – на израсходованные  суммы;

     - новые приходные или расходные  кассовые ордера – на расхождения  в суммах полученных и израсходованных.

     К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем организации.

     Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

     При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить подотчетные  суммы и порядок их документального оформления. При этом следует основное внимание обратить на соблюдение следующих принципиальных положений: выдача денежных средств производится только подотчетным лицам - работникам организации; список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации; в приказе необходимо определить размеры и сроки выдачи наличных денег под отчет на различные нужды организации; расчет по выданным подотчетным суммам осуществляется не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. С этой целью подотчетные лица оформляют авансовый отчет, к которому прилагают оправдательные документы, подтверждающие расчет (товарные и кассовые чеки, квитанции об оплате гостиницы, постельного белья, железнодорожные и авиабилеты, путевые листы и др.). Наличие расчетных и платежных первичных документов при оформлении кассовых операций, произведенных через подотчетных лиц, обязательно для подтверждения произведенных организацией расходов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Выводы и предложения

       В данной работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения хозяйственно-операционных, командировочных и прочих расходов, приведены бухгалтерские проводки, даны примерные формы и образцы их заполнения .

     В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

     Прежде  всего, следует отметить, что расходы  на командировки – неотъемлемая часть  состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основной задачей  ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

     В СПК « Береговой» выдача денежных средств из кассы для осуществления  хозяйственной деятельности производится в соответствии с утвержденным перечнем круга лиц, находящихся в трудовых отношениях с предприятием, что позволяет избежать штрафных санкций при налоговых проверках.

     Данное  предприятие использует программу 1С. что значительно уменьшает количество ошибок при расчетах с подотчетными лицами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

     Данная  программа позволяет формировать  стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогов и составлении отчетности.

     Для более эффективного совершенствования  первичного учета в цехе животноводства так же следует ввести 1С бухгалтерию. Введения компьютерного учета требуют  цех растениеводства и транспортный цех.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Гражданский Кодекс РФ (часть вторая) (с изм. и доп. от 14 марта 2009 г.)
2. Налоговый кодекс РФ (с изм. и доп. от 14 марта 2009 г.)
3. План счетов утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н (в редакции Приказов от 07.05.2003  №38н и от 18.09.2006 N 115н).
4. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
5. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"
6. Приказ Минфина РФ "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года N 92Н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 16н от 4 марта 2002 г.
7. Приказ Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 64н от 2 августа 2004 г.
8. Указание ЦБР "О порядке бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных с использованием международных корпоративных карт Сбербанка России работниками Банка России" № 869-У от 20 декабря 2000 г.
9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н) (с изм. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г.)
10. Постановление Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.
11. Анциферова И.В. Бухгалтерский финансовый учет. М.: Перспектива, 2009
12. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов /Под ред. проф. Ю. А. Бабаева. - М.: ВЗФЭИ Вузовский учебник, 2008
13. И. Е. Глушков. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». М., «Кнорус», Новосибирск «Экор», 2007
14. Захарьин В. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение, М., Налоговый вестник, 2008
15. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008
16. Ковалев В.В. Финансовый анализ.- М.: Финансы и статистика, 2007
17. Макарьева В. И. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации – М.: Финансы и статистика, 2004