Учет расчетов с подотчетными лицами в сельскохозяйственном производственном кооперативе Береговой

     Выдача  наличных денег под отчет оформляется  расходным кассовым ордером на основании  заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости  проезда, суточных, квартирных и других расходов.

     В настоящее время в состав командировочных  расходов включаются:

     - расходы на проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

     - расходы по найму жилого помещения.  По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

     - суточные или паевое довольствие  в пределах норм, утверждаемых  Правительством Российской Федерации; 

     - расходы на оформление и выдачу  виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

     - консульские, аэродромные сборы,  сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

     Во  время пребывания работника в  командировке он продолжает получать заработную плату.

     Кроме того, организация имеет возможность  в порядке исключения производить  дополнительные выплаты, связанные  с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти  выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

     Нормы возмещения расходов в иностранной  валюте работникам, находящимся в  краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим  постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

       Документами системы нормативного  регулирования бухгалтерского учета  не определен перечень должностей  работников организации, которые  могут быть подотчетными лицами.

     При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

     Таким образом, при формировании перечня  работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься  перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

     В соответствии с вышеуказанными перечнями  договоры о полной материальной ответственности  могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

     -  с руководителями, их заместителями,  специалистами и иными работниками,  осуществляющими операции по  купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

     -  с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделении, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;

     -  с заведующими, другими руководителями  складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других  организаций и подразделений  по заготовке, транспортировке,  хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;

     -  с заведующими и иными руководителями  аптечных и иных фармацевтических  организаций, отделов, пунктов  и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;

     - лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами  библиотек. Кроме того, при формировании  перечня подотчетных лиц организациям  можно ориентироваться на перечень  работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:

     -  по приему и выплате всех  видов платежей; по расчетам при  продаже (реализации) товаров, продукции  и услуг (в том числе не через кассу);

     -  по изготовлению и хранению  всех видов билетов, талонов,  абонементов (включая абонементы  и талоны на отпуск пищи (продуктов  питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов  за услуги;

     -  по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

     -  по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

     -  по приему на хранение, обработке  (изготовлению), хранению, учету, отпуску  (выдаче) материальных ценностей  на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

     -  по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

     -  по приему и обработке для  доставки (сопровождения) груза,  багажа, почтовых отправлений и  других материальных ценностей,  их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

     -  по выращиванию, откорму, содержанию  и разведению сельскохозяйственных  и других животных.

     Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организации, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

     Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     1.3. Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами

 

     Первичными  учетными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     Первичные документы принимаются для отражения  имеющихся в них данных в бухгалтерском  учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

     - наименование документа;

     - дата составления документа;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственной операции;

     - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

     - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

     - личные подписи указанных лиц.

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес  его постоянного местожительства  и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии организации для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     При возвращении из командировки либо после  покупки товарно-материальных ценностей  подотчетное лицо составляет авансовый  отчет и прикладывает к нему все  оправдательные документы. Авансовый  отчет состоит из двух частей:

     I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность организации;

     II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

     Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

     Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.