Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Отметки в командировочном  удостоверении о прибытии и выбытии  работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в хозяйственной  деятельности та или иная организация  для засвидетельствования подписи  соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия вышеуказанного транспортного  средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

 

На практике может встретиться  ситуация, при которой самолет  вылетает в 0 часов 30 минут, а минимальное  время, которое необходимо для проезда  до аэропорта, равняется 35 минутам. В  данном случае суточные должны выплачиваться  независимо от того, когда работник вернется из командировки. Но если время  для проезда от места жительства составляет 20 минут, а работник возвращается из командировки в 23 часа 30 минут (по расписанию транспорта) в тот же день, когда  вылетел самолет, то суточные уже  не выплачиваются.

 

При выезде работника в  командировку в ночь с пятницы  на субботу и возвращении в понедельник организациям следует руководствоваться п. 8 Инструкции № 62, в соответствии с которым на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

 

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация  за работу в эти дни производится в соответствии с действующим  законодательством.

 

Таким образом, если организация, в которую работник командирован, работает в субботу или воскресенье, то оплата суточных производится в  общем порядке. Если же работник выезжает в командировку в нерабочий день по собственной инициативе, а возвращается в первый рабочий день после выходных, то выплата суточных ему не положена.

 

Правда, Инструкцией № 62 установлено, что если работник выезжает в командировку в выходной день по распоряжению администрации, то ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Следовательно, и суточные должны быть ему выплачены.

 

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси), включая  страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов, расходы  за пользование в поездах постельными  принадлежностями.

 

Командированному работнику  оплачиваются расходы по проезду  транспортом общего назначения (кроме  такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного  пункта.

 

При наличии нескольких видов  транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, руководство  организации может предложить командированному работнику вид транспорта, которым  ему надлежит воспользоваться. При  отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

 

При командировках в такую  местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

 

Вопрос о том, может  ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту  своего постоянного жительства, решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой  работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

 

В связи с вышеприведенным  может возникнуть вопрос: чем отличаются служебные разъезды, осуществляемые нерегулярно (и оформляемые маршрутными  листами), от служебных командировок? По нашему мнению, при ответе на данный вопрос должен использоваться принцип  целесообразности. Командировочное  удостоверение может выписываться в любом случае, когда работник выполняет обязанности в другом населенном пункте. Однако если расходы  по проезду незначительны или  для оплаты проезда приобретается  месячный или квартальный проездной  билет, необходимости в оформлении командировки, по нашему мнению, нет. Иными  словами, если перемещение к месту  выполнения обязанностей производится общегородским транспортом (пригородными электропоездами, автобусами местных  маршрутов и т.д.), целесообразно оформлять переезды маршрутным листом, а не командировочным удостоверением.

 

Норма п. 15 Инструкции № 62, в  соответствии с которой при командировках  в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются, стала в 2005 году предметом рассмотрения в Верховном Суде Российской Федерации. Решением Верховного Суда Российской Федерации от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 заявление о признании недействительным первого предложения п. 15 Инструкции № 62 оставлено без удовлетворения. При этом в обоснование своей позиции высший судебный орган привел следующие аргументы.

 

Из содержания ст. 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей  целью покрытие личных расходов работника  на срок служебной командировки, поскольку  средний заработок работнику  на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы  по найму жилого помещения. Выплату  же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника  вне места постоянного жительства более 24 часов.

 

В сутках – 24 часа, данное обстоятельство является общепризнанным и не нуждается  в доказывании.

 

Выплаты, которые работодатель производит работнику в связи  с направлением в служебную командировку, связаны также с вопросами  налогообложения и деятельностью  организации.

 

Организации, являющиеся плательщиками  налога на прибыль, имеют право уменьшать  полученные доходы на сумму произведенных  расходов, к которым в соответствии с подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся  расходы на командировки, в частности  суточные или полевое довольствие  в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

 

Согласно ст. 11 НК РФ место  жительства физического лица – это  место, где данное физическое лицо постоянно  или преимущественно проживает.

 

Постановлением № 93 установлены  нормы расходов организаций на выплату  суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении  налоговой базы по налогу на прибыль  такие расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией.

 

Так, за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации установлены суточные в размере 100 руб.

 

В целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, Постановлением № 729 установлены расходы на выплату  суточных данной категории работников в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

 

В вышеназванных правительственных  нормативных правовых актах предусмотрены  размеры возмещения расходов на выплату  суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке для  работников организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета, и нормы расходов организаций  на выплату суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке при  определении налоговой базы, однако условия выплаты суточных определены ст. 168 ТК РФ и связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, ТК РФ не предусматривает выплату работнику суточных и содержание первого предложения п. 15 Инструкции № 62 в этой части не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.

 

Особенности оплаты заграничных  командировок. Требования, которые должны быть соблюдены при оформлении зарубежной командировки, определены на федеральном уровне только для работников организаций, деятельность которых финансируется за счет средств федерального бюджета, постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 812).

 

Данным нормативным актом, в частности, установлено, что направление  работника в служебную командировку на территорию иностранного государства  осуществляется на основании правового  акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его  аппарата либо лица, замещающего государственную  должность Российской Федерации) или  уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме  случаев командирования в государства  – участники СНГ, с которыми заключены  межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. Таким образом, при командировках в дальнее зарубежье и страны Прибалтики издание приказа или иного внутреннего нормативного акта обязательно.

 

За время нахождения в  пути работника, направляемого в  служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:

 

– при проезде по территории Российской Федерации – в порядке  и размерах, установленных для  служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;

 

– при проезде по территории иностранного государства – в  порядке и размерах, установленных  Постановлением № 812.

 

При следовании работника  с территории Российской Федерации  день пересечения государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте, а при  следовании на территорию Российской Федерации – день пересечения  государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в рублях.

 

Даты пересечения государственной  границы Российской Федерации при  следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов  в паспорте, служебном паспорте или  дипломатическом паспорте работника.

 

При направлении работника  в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы  между иностранными государствами  выплачиваются в иностранной  валюте по нормам, установленным для  государства, в которое направляется работник.

 

Таким образом, основанием для  расчета размера суточных является отметка пограничных органов  не в командировочном удостоверении, а в паспорте командированного работника. Это требование справедливо только в отношении командировок в страны дальнего зарубежья, а также в  те страны СНГ, с которыми не заключены  соответствующие соглашения.

 

При направлении работника  в служебную командировку на территории государств – участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки  о пересечении государственной  границы, даты пересечения государственной  границы Российской Федерации при  следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

 

Работнику, выехавшему в служебную  командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию Российской Федерации  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50 % суточных, установленных для соответствующего государства.

 

Если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, обеспечивается в период служебной командировки иностранной валютой на личные расходы  за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной  валюте не производит. Если принимающая сторона не выплачивает вышеуказанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 % суточных (включая надбавкиВоеннослужащим, проходящим военную службу по контракту, направленным в служебные командировки на территории иностранных государств для выполнения задач по поддержанию мира в зонах вооруженных конфликтов, в отношении которых продовольственное обеспечение осуществляется в форме организации питания по месту военной службы (при условии отсутствия у них права на получение должностных окладов в иностранной валюте), суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 30 % суточных. По решению Министра обороны Российской Федерации либо руководителя иного федерального органа исполнительной власти, в котором законом предусмотрена военная или приравненная к ней служба, выплата суточных вышеуказанным военнослужащим может производиться в рублях по курсу Банка России, установленному на дату фактической выплаты.