Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным  актом организации.

 

В практической деятельности организаций могут возникать  весьма неожиданные ситуации, при  которых оплата стоимости проезда  не представляется очевидно экономически оправданной, например, если работник отзывается из очередного отпуска и направляется в командировку. В вышеприведенной ситуации возможны следующие варианты: работник находился в отпуске в том же населенном пункте, где находится предприятие; работник находился в командировке в другом городе, но направлялся в командировку из пункта, где расположено предприятие; работник находился в отпуске в другом городе и направлялся в командировку оттуда.

 

К сожалению, законодательно подобные вопросы урегулированы  слабо. Пунктом 10 Инструкции № 62 определено, что командированному работнику  возмещаются расходы по проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а также  выплачиваются суточные.

 

Таким образом, формально  законодатель ограничивает только оплату обратного проезда – к месту  постоянной работы. А это означает, что направляться в командировку работник может из любого пункта.

 

Если работник находился  в отпуске в месте расположения организации, то дополнительных расходов по оплате стоимости проезда не возникает.

 

Если же работник находится  в отпуске в другом городе, то организации целесообразно командировать  его именно из этого населенного  пункта. В командировочном удостоверении  не предусмотрено указание места, из которого работник выезжает в командировку. Поэтому в данном случае на оборотной  стороне удостоверения должен быть проставлен пункт, из которого работник фактически выбывает. То обстоятельство, что факт выбытия будет заверен  не печатью организации, в которой  работает командированный, значения не имеет: помимо данной отметки, факт выезда будет подтвержден проездными документами, а то обстоятельство, что в настоящее  время практически все проездные  документы являются именными, снимет и остальные вопросы. Оплата проезда  будет произведена в данном случае от места проведения отпуска и  обратно. Правда, может возникнуть проблема с передачей работнику оформленного командировочного удостоверения. Если оплата командировки производится по месту постоянной работы, организации  достаточно выслать удостоверение  по факсу или фототелеграфным  способом. Отметки о прибытии и  выбытии проставляются в данном случае на этой копии. При оплате командировочных  расходов к копии с подлинными отметками целесообразно приложить  подлинный экземпляр командировочного удостоверения и выписку из приказа  о командировке.

 

Если же работник вынужден вернуться к месту постоянной работы (например, для того чтобы  забрать необходимые документы), то стоимость проезда от места  проведения отпуска и суточные за время пути, по нашему мнению, также  должны быть оплачены, так как эти  расходы должны считаться расходами, связанными с командировкой. Данный факт должен быть отражен в приказе  по организации, а подтверждение  факта выбытия может быть обеспечено в порядке, указанном выше, или  же может быть ограничено приложением  проездных документов (оплата без  документов в данном случае вряд ли может быть признана законной).

 

Кроме вышеуказанных вариантов, может возникнуть и еще один вариант, связанный с тем, что по окончании  командировки работник захочет вернуться  к месту проведения отпуска. В данном случае оплата стоимости проезда и суточных за время пути должна быть произведена по окончании отпуска по стоимости проезда от места командировки до места постоянной работы на основании двух проездных документов – от места командировки до места проведения отпуска и от места проведения отпуска до места работы (разумеется, сумма оплаты будет меньше, чем стоимость двух билетов, даже если место проведения отпуска находится по пути к месту проведения командировки). Суточные должны быть оплачены также по времени и расписанию следования транспортного средства от места командировки до места работы.

По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника  в командировку, наряду с командировочным  удостоверением, может быть оформлено  приказом. По нашему мнению, в данном случае оформление командировки приказом обязательно, поскольку это связано  с необходимостью продления отпуска  на срок командировки.

 

Заметим, что некоторым  министерствам и ведомствам законодательством  предоставлено право своими приказами  определять порядок предоставления и оплаты служебных командировок. К числу таких органов государственной  власти относятся, например, силовые  ведомства.

 

Для целей финансового  учета организация может относить на себестоимость продукции (работ, услуг) все расходы, оплаченные командированным  лицам, независимо от того, производятся ли они в пределах, установленных  нормативными актами, или по решению  руководства организации выплаты  осуществляются в повышенном размере.

2.3. Особенности оплаты  стоимости проезда работников  при служебных разъездах и  служебных командировках сроком  до одних суток

 

Оплата стоимости проезда  при служебных перемещениях гарантируется  трудовым законодательством Российской Федерации.

 

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых  осуществляется в пути или имеет  разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или  участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:

 

– расходы по проезду;

 

– расходы по найму жилого помещения;

 

– дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные, полевое довольствие);

 

– иные расходы, произведенные  работниками с разрешения или  ведома работодателя.

 

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также  перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов могут также  устанавливаться трудовым договором.

 

Необходимость осуществления  таких расходов возникает в двух случаях: при служебных разъездах  и служебных командировках (кроме  этого, стоимость проезда оплачивается и при переводах к новому месту  работы или службы, но этот вид расходов регулярным не является и в данном издании не рассматривается).

 

Таким образом, рассмотрение данного вопроса целесообразно  разделить на две части: оплата стоимости  проезда при служебных разъездах  и оплата стоимости проезда при  служебных командировках.

 

 

Оплата стоимости проезда  при служебных разъездах. Постановлением Совмина РСФСР от 04.05.1963 № 521 определен  перечень должностей работников, работа которых носит разъездной характер и которым организация может  оплачивать проездные билеты (проезд).

 

В данный перечень включены курьеры, экспедиторы, работники городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных  и канализационных сетей, связи) и т.д., если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом на время  выполнения ими своих служебных  обязанностей.

 

Разумеется, этот перечень не является исчерпывающим, а кроме  того, он был установлен для бюджетных  учреждений и организаций, приобретавших  вышеуказанные билеты за счет средств  бюджета, и утратил силу в части  предприятий, перешедших на полный хозрасчет.

 

Поскольку в настоящее  время иного перечня не утверждено, руководители других хозяйствующих  субъектов вправе своим приказом расширить круг этих должностей, включив  в него других работников, работа которых  носит разъездной характер, если эти  работники не обеспечиваются специальным  транспортом для выполнения служебных  обязанностей.

 

При этом стоимость проездных  билетов, оплаченная организацией для  таких работников, не включается в  их совокупный налогооблагаемый доход.

 

По нашему мнению, данный порядок может быть использован  только в случае, если проездные  билеты приобретаются обезличенно для работников определенных профессий (например, для дежурного сантехника) и после поездки сдаются в какую-либо службу организации. Если же проездной билет приобретается для конкретного работника (например, курьера) и выдается ему на весь срок действия документа, то на себестоимость продукции (работ, услуг), по нашему мнению, может быть отнесена только сумма стоимости билета в части, относящейся к рабочему времени (по графику работы организации).

 

 

Пример.

 

Стоимость месячного проездного билета – 6000 руб., количество календарных  дней в месяц – 30, рабочих – 20. В данном случае на себестоимость  следует отнести 4000 руб. (6000 руб. : 30 дн. x x 20 дн.). Оставшаяся сумма должна возмещаться за счет личных средств работника либо за счет чистой прибыли (с последующим удержанием с работника налога на доходы физических лиц, начисленного с сумм материальной выгоды).

 

 

Помимо работников, работа которых связана с постоянными  разъездами, в организациях некоторых  отраслей имеется персонал, переезды которого в течение рабочей смены  предусмотрены должностными обязанностями, но сами разъезды не являются регулярными  или осуществляются не ежедневно. К  числу таких работников можно  отнести линейный инженерный персонал строительных организаций, инженеров  предприятий коммунального обслуживания и некоторых других.

 

Для оплаты таких служебных  разъездов приобретение месячных или  квартальных проездных билетов  может оказаться нецелесообразным. В этом случае необходимо организовать документооборот таким образом, чтобы первичными документами можно  было подтвердить сам факт служебных  разъездов и размер фактических  расходов, произведенных работником.

 

Для этих целей ранее широко использовались так называемые маршрутные листы, которые оформлялись на конкретного  работника на один отчетный период (месяц или квартал). По окончании  отчетного периода работник сдавал маршрутный лист с приложением проездных документов (билетов на проезд в городском транспорте) в бухгалтерию и оформлял авансовый отчет. Данный порядок позволял контролировать целевое назначение расходуемых средств и полностью возмещать расходы, произведенные работником. Поэтому такой порядок может быть рекомендован к использованию и в настоящее время. Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации маршрутные листы не предусмотрены. Следовательно, маршрутный лист должен быть разработан непосредственно в организации по произвольной форме, а сама форма принята при утверждении учетной политики организации. Так как основным назначением маршрутного листа является подтверждение факта пребывания работника вне своего рабочего места (размер расходов подтверждается проездными документами), то в форме маршрутного листа достаточно предусмотреть три графы, например:

 

 

В графе « Отметка о  нахождении в организации, куда направлен  работник» проставляется подпись  должностного лица, с которым взаимодействовал приехавший работник. Кроме того, возможно проставление в этой графе печати или штампа, позволяющих однозначно идентифицировать организацию, в которой находился работник, и при необходимости провести встречную проверку.

 

В заголовочной части маршрутного  листа должны быть предусмотрены  следующие реквизиты:

 

– номер маршрутного листа;

 

– основание для служебных  разъездов (например, распоряжение руководителя организации или функциональные обязанности работника);

 

– занимаемая должность, фамилия  и инициалы работника, на чье имя  выписан маршрутный лист;

 

– отчетный период, на который  маршрутный лист выдан (например, с 01.01 по 31.01.2008).

 

При сдаче маршрутного  листа свободные строки прочеркиваются, а сам лист подписывается работником или его непосредственным руководителем.

 

 

Оплата стоимости проезда  при служебных командировках  продолжительностью до одних суток. Согласно п. 1 Инструкции № 62 служебной  командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в  другую местность для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы. Если филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации, находятся  в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором  обусловлена трудовым договором.

 

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает  в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются  командировками.

 

Из вышеприведенного определения  можно сделать два вывода:

 

– служебной командировкой  считается направление работника  не только в другую организацию, но и в структурное подразделение, расположенное в другой местности;

 

– при оплате расходов, связанных  со служебными разъездами, правила  оплаты командировок и нормы, установленные  для оплаты командировочных расходов, не применяются.

 

В общем случае командированному работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения и проезду  к месту командировки и обратно  – к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

 

Оплата суточных зависит  от времени пребывания работника  в командировке: если командировка продолжается менее суток, суточные не выплачиваются.

 

В соответствии с п. 6 Инструкции № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.