Учет расчетов с подотчетными лицами

 

При оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного работодателю ущерба, суду необходимо иметь в виду, что  в соответствии с частью первой ст. 246 ТК РФ при утрате и порче имущества  он определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности  на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

 

Если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения. Если на время рассмотрения дела в суде размер ущерба, причиненного работодателю утратой или порчей имущества, в связи с ростом или снижением рыночных цен изменится, суд не вправе удовлетворить требование работодателя о возмещении работником ущерба в бульшем размере либо требование работника о возмещении ущерба в меньшем размере, чем он был определен на день его причинения (обнаружения), поскольку ТК РФ такой возможности не предусматривает.

 

Данное разъяснение может  быть весьма существенным в случае, если ущерб нанесен лицом, получившим под отчет валютные средства (например, при зарубежных командировках).

2. Расчеты с командированными  работниками

2.1. Общие положения

 

При осуществлении предпринимательской  деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость  направления работников организации  для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором.

 

В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы является служебной  командировкой. Служебные поездки  работников, постоянная работа которых  осуществляется в пути или имеет  разъездной характер, служебными командировками не признаются.

 

Особенности направления  работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время  некоторые особенности оплаты и  документального оформления командировок на уровне федерального законодательства установлены для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время для целей  налогообложения установлены определенные ограничения (в частности, по размеру  суточных, принимаемых к налоговому учету по налогу на прибыль, по размеру  суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц).

 

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в  служебную командировку ему гарантируются  сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также  возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

 

В служебную командировку могут направляться работники любых  категорий (управленческий персонал, технические  и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях – рабочие и представители  обслуживающего персонала. Иными словами, при формировании себестоимости  продукции (работ, услуг) расходы, осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из счетов учета  производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91). Кроме того, если командировки непосредственно связаны с приобретением  материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы  могут относиться на увеличение стоимости  приобретенного имущества.

 

Порядок направления работников в командировки приведен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных  командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция № 62), изданной на основании постановления Совмина  СССР от 18.03.1988 № 351 (далее – постановление  Совмина СССР от 18.03.1988 № 351) и действующей  в части, не противоречащей ТК РФ.

 

В отношении некоторых  групп работников трудовым законодательством  установлены ограничения в части  возможности направления в командировку.

 

В любом случае не могут  быть направлены в командировку:

 

– беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

 

– работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ). ТК РФ сделано  исключение в отношении творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле– и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

 

– работники в период действия ученического договора – в служебные  командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ). Только с письменного согласия могут быть направлены в командировку:

 

– женщины, имеющие детей  в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку;

 

– матери и отцы, воспитывающие  без супруга (супруги) детей в  возрасте до пяти лет;

 

– работники, имеющие детей-инвалидов. В соответствии со ст. 264 ТК РФ гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством (в частности, направление в служебные командировки), распространяются на отцов, воспитывающих  детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних;

 

– работники, осуществляющие уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением (ст. 259 ТК РФ).

 

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям  организаций. Перечень документов, служащих основанием для направления работника  в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним распорядительным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения.

 

По нашему мнению, в отношении  организаций и учреждений, финансируемых  за счет средств бюджета, продолжает действовать ограничение, установленное  п. 5 постановления Совмина СССР от 18.03.1988 № 351, в соответствии с которым  командирование в вышестоящие в  порядке подчиненности организации  осуществляется по вызову руководителя этой организации или по согласованию с ним. Аналогичное ограничение  может быть установлено головной организацией в отношении филиала, а также для командировок внутри холдинга.

 

Пунктом 6 постановления Совмина  СССР от 18.03.1988 № 351 установлено, что  в общем случае срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений и организаций, однако он не может  превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути.

 

Срок командировки работников в органы государственной власти не должен превышать пяти дней, не считая времени нахождения в пути. Продление  срока командировки допускается  в исключительных случаях не более  чем на пять дней с письменного  разрешения руководителя этого органа управления. Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок, проводимых по планам вышестоящих организаций  или органов государственной  власти, не должна превышать 40 дней.

 

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать  одного года.

 

В отдельных случаях более  длительные сроки командировки могут  устанавливаться руководителями министерств  и ведомств.

 

Подчеркнем, что ограничение  сроков командировок установлено постановлением Совмина СССР от 18.03.1988 № 351, которое  было принято в иных экономических  условиях. Тем не менее данное постановление не отменено и не признано недействующим. Следовательно, это обстоятельство может трактоваться налоговыми органами как экономически необоснованное. Иными словами, суммы суточных и прочих расходов, размер которых зависит от длительности командировки, к налоговому учету приниматься не должны.

 

Для целей бухгалтерского учета вышеперечисленные ограничения  значения не имеют. Но в случае, если какие-то расходы к налоговому учету  приниматься не будут, возникают  постоянные налоговые обязательства и, следовательно, возникает необходимость организации бухгалтерского учета в соответствии с нормами Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

 

При зарубежных командировках  длительностью свыше 181 дня (например, для выполнения монтажных или  наладочных работ) могут возникнуть определенные проблемы с начислением  налога на доходы физических лиц: в  соответствии с налоговым законодательством  работник уже не считается резидентом Российской Федерации и не является налогоплательщиком.

 

Для расчета размера суточных существенное значение имеет порядок  определения длительности командировки. В соответствии с Инструкцией  № 62:

 

– днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства в место постоянной работы;

 

– при отправлении транспортного  средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие сутки, а с 0 часов и  позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся  за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  до станции, пристани, аэропорта;

 

– день приезда работника  в место постоянной работы определяется аналогичным образом.

 

При командировках в такую  местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в общем порядке.

 

Вопрос о том, может  ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту  своего постоянного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем  объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

 

По нашему мнению, в том  же приказе (или в ином внутреннем нормативном акте), которым устанавливается  предельная продолжительность командировок, целесообразно закрепить условия, при которых работник может не возвращаться ежедневно к месту  постоянного жительства. Разумеется, делать это имеет смысл в отношении  только тех населенных пунктов, транспортное сообщение с которыми обеспечивает возможность ежедневных разъездов. При этом целесообразно оговорить  в данных актах возможность возвращения  работника к месту постоянного  жительства в выходные дни (если графики  рабочего времени организации, в  которую командирован работник, совпадают  с графиком той организации, из которой  он командирован). Выплата суточных и оплата расходов за наем помещения  за эти дни представляются экономически необоснованными.

На работников, находящихся  в командировке, распространяется режим  рабочего времени и времени отдыха тех учреждений и организаций, в  которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

 

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация  за работу в эти дни производится в соответствии с действующим  законодательством.

 

Если по распоряжению администрации  работник выезжает в командировку в  выходной день, ему по возвращении  из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

 

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководством организации.

 

Отметим, что решение о  том, что работник должен выйти на работу в день прибытия из командировки (например, если фактическое прибытие имело место в самом начале суток, а результаты командировки должны быть использованы немедленно), не отменяет права на получение суточных за этот день. Но средняя заработная плата  за этот день сохраняться не должна, так как в табеле рабочего времени  соответствующая рабочая смена  будет отражена как рабочая и, следовательно, будет оплачиваться в общем порядке.

 

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время  командировки, в том числе и  за время нахождения в пути.

 

Средний заработок за время  нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Данное обстоятельство может иметь существенное значение в случае, если осуществляется суммированный  учет рабочего времени, то есть если продолжительность рабочей смены более восьми часов (например, 12 или 24).

 

Заработная плата пересылается командированному работнику по его  просьбе за счет организации, от которой  он командирован. Очевидно, что вопрос о перечислении заработной платы  может возникнуть только в случае, если время нахождения работника  в командировке дольше периода, за который  начисляется заработная плата. Кроме  того, по нашему мнению, такое перечисление является правомерным при согласии работника.

 

Таким же образом командированному работнику могут перечисляться  подотчетные суммы, если срок командировки продлевается.

 

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок  сохраняется в том учреждении или организации, которые его  командировали. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между  командирующими организациями по соглашению между ними.