Учет расчетов с подотчетными лицами

 

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общем основании возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случая, если командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или  вернуться к месту своего постоянного  места жительства, но не свыше двух месяцев.

 

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного  жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

 

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается  на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности. Дни временной  нетрудоспособности не включаются в  срок командировки. Следовательно, за эти дни и не начисляются суточные.

 

Руководителям организаций  предоставляется право в случае, если размер расходов на служебные  командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту  командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным  работникам, с их согласия, без представления  подтверждающих документов. Денежные суммы при этом выдаются командированному работнику исходя из действительной потребности, но не выше суммы, исчисленной по установленным нормам в том порядке, в каком производится расчет командировочных.

 

Расчет выданной суммы, подписанный  руководителем и командируемым  работником, хранится в бухгалтерии  учреждения или организации. По прибытии работника из командировки надлежаще  оформленное командировочное удостоверение  сдается им в бухгалтерию, отчет  об израсходованных суммах не представляется.

 

Заметим, что данное право  предоставлено п. 17 Инструкции № 62 и, безусловно, может быть использовано для целей бухгалтерского учета. Что же касается налогообложения, то весьма вероятно возникновение споров с налоговым органом по поводу правомерности принятия таких расходов к налоговому учету при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Дело в том, что формально такие  расходы не могут считаться документально  подтвержденными: конкретные расходы  не обеспечены соответствующими оправдательными  документами. Отстоять свою позицию  налогоплательщику в данной ситуации будет довольно сложно. Поэтому реализация такого права может быть целесообразной в случае, если расходы не связаны  с налогообложением, например, в  учреждениях, которые финансируются  за счет бюджетных средств, или при  командировках, расходы по которым  возмещаются за счет средств чистой прибыли.

 

Если в установленном  порядке изменяются сроки командировки, производится соответствующий перерасчет.

 

Командированному работнику  перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. В течение трех дней по возвращении  из командировки работник обязан представить  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету он должен приложить  командировочное удостоверение, оформленное  в установленном порядке, документы  о найме жилого помещения и  фактических расходах по проезду.

 

Если командированному работнику  был выдан аванс на расходы  по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы  по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право разрешить  оплату расходов по найму в пределах норм, а оплату проезда – по минимальной  стоимости. В этом случае, по нашему мнению, вероятные разногласия с  налоговыми органами могут быть урегулированы: главное, чтобы документально был  подтвержден сам факт проезда (к  месту командировки и обратно).

 

Если физическое лицо не состоит  в штате организации, но выполняет  для нее какие-либо работы (оказывает  услуги), связанные с поездкой в  другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права. К договорам  гражданско-правового характера  относятся договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и  иной договор возмездного оказания услуг [4]. В этом случае порядок и  условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, могут быть определены сторонами  в тексте договора.

 

В данном случае выдача подотчетных  сумм работникам, не состоящим в  штате организации, запрещена.

 

Унифицированные формы, которые  используются при документальном оформлении направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты».

 

Такими формами являются:

 

– приказ (распоряжение) о  направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и  Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о  направлении в командировку указываются  фамилии и инициалы, структурное  подразделение, должность (специальность, профессия) командируемых, а также  цель, время и место(а) командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Разница в применении форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в командировку направляется один работник, а форма № Т-9а – если в командировку направляются несколько работников.

 

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в  служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время  убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и  печатью.

 

Командировочное удостоверение  выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании  приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  № Т-9).

 

После возвращения из командировки в организацию работник (подотчетное  лицо) составляет авансовый отчет (форма  № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

 

Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (форма  № Т-10а) применяются для оформления и учета служебного задания для  направления в командировку, а  также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник, утверждается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом и передается в  кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (форма  № Т-9 или № Т-9а).

 

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения  и предоставляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

 

Направление в командировку работающих по гражданско-правовому  договору лиц не оформляется приказом руководителя. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

 

В случае командирования работника  в страны дальнего зарубежья, включая  Прибалтийские государства –  бывшие республики Советского Союза, оформлять  командировочное удостоверение  не требуется, но обязательно наличие  заграничного паспорта. Время фактического пребывания работника в командировке определяется по отметкам в заграничном  паспорте о пересечении границы  на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации. Именно поэтому ксерокопия заграничного паспорта является обязательным приложением к авансовому отчету командированного лица по возвращении  из командировки.

 

Выполнение работником своих  обязанностей во время служебной  командировки связано с расходованием  наличных денежных средств как на оплату расходов, непосредственно связанных  с командировкой (оплата проезда  и проживания в месте, куда работник командирован), так и при осуществлении  затрат, обусловленных выполнением  служебного задания (приобретение объектов основных средств, материально-производственных запасов, производство расчетов с контрагентами  и т.д.). Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций.

2.2. Оплата расходов на  командировки

 

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику:

 

– расходы по проезду;

 

– расходы по найму жилого помещения;

 

– дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

 

– иные расходы, произведенные  работником с разрешения или ведома работодателя.

 

В соответствии с п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения  и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются  суточные.

 

Для целей налогообложения  к учету могут быть приняты  следующие расходы, связанные с командировками [5]:

– расходы на проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

 

– расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника  на оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

 

– суточные и (или) полевое  довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

 

– расходы, связанные с  оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных  документов;

 

– консульские, аэродромные  сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного  транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и  сборы.

 

Таким образом, наиболее полный (и соответствующий современным  условиям) перечень расходов, подлежащих возмещению, закреплен налоговым  законодательством. По нашему мнению, этим перечнем организациям целесообразно  руководствоваться при формировании соответствующих соглашений, закрепляемых в трудовом договоре.

 

В соответствии со ст. 187 ТК РФ работникам, направляемым для повышения  квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке  и размерах, которые предусмотрены  для лиц, направляемых в служебные  командировки.

 

Обращаем внимание читателей  на то, что для целей налогообложения  расходы на наем помещения и проезд не нормируются. Размер суточных установлен постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 93) и равен 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

 

При этом следует оговориться, что постановлением Правительства  РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729) установлены  ограничения по предельным размерам выплат, производимым за счет бюджетных  средств, а именно:

 

– расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному  в служебную командировку работнику  предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при  отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

 

– расходов на выплату суточных – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

 

– расходов по проезду к  месту служебной командировки и  обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

 

железнодорожным транспортом  – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

 

водным транспортом –  в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с  комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна  всех линий сообщения, в каюте I категории  судна паромной переправы;

 

воздушным транспортом –  в салоне экономического класса;

 

автомобильным транспортом  – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

 

при отсутствии проездных  документов, подтверждающих произведенные  расходы, – в размере минимальной  стоимости проезда:

 

железнодорожным транспортом  – в плацкартном вагоне пассажирского  поезда;

 

водным транспортом –  в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с  комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна  всех линий сообщения;

 

автомобильным транспортом  – в автобусе общего типа.

 

При этом оплата вышеперечисленных  видов расходов в более высоких  размерах не исключается. Пунктом 3 Постановления № 729 установлено, что расходы, превышающие установленные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.