Учет расчетов с подотчетными лицами

При поездках за счет средств  федерального бюджета на территорию иностранного государства делегаций  учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных  заведений) направляющая сторона выплачивает  суточные в иностранной валюте в  размере 15 % суточных при условии, что  члены вышеуказанных делегаций  обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и  не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения  для работников, находящихся в  служебных командировках на территориях  иностранных государств, установлены  исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице  среднего разряда.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения  при служебных командировках  на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета, утверждены приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н. При применении этих норм организациям следует учитывать, что они установлены в свободно конвертируемой валюте в зависимости от того, какая валюта действует на территории соответствующего государства – доллары США, евро, фунты стерлингов и т.д. (на территории Китая – доллары США). Причем нормы для столиц государств, как правило, выше, чем для прочей территории.

Постановлением № 812 установлены  не только размеры суточных в иностранной  валюте, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, но и размеры надбавок к  суточным в иностранной валюте, выплачиваемых  отдельным категориям работников. Так, федеральному министру или руководителю правительственной делегации установлена  надбавка в размере 50 %, а членам правительственной  делегации – 30 %.

После возвращения из заграничной  командировки работник организации  должен представить отчет о результатах  командировки, форма которого (№  Т-10а) аналогична форме отчета о командировках  по территории Российской Федерации. Вместе с отчетом ему необходимо представить  авансовый отчет об израсходованных  денежных средствах.

Сроки представления авансового отчета по командировкам за рубеж  в настоящее время требованиями документов Банка России отдельно не регулируются.

Особым случаем зарубежных командировок являются командировки водителей  транспортных средств при осуществлении перевозок товаров через территории нескольких государств.

Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен.

Таким образом, водителей, постоянно  занимающихся международными перевозками  грузов, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает  в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.

Приказом по организации  утверждается перечень лиц, которые  имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе  должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, их предельный размер и порядок  представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации  нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

При списании расходов водителя, произведенных на территории зарубежных стран в иностранной валюте, к  авансовому отчету водителя должны прилагаться  первичные документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, за автостоянку  и платные автодороги, об оплате таможенных платежей на границе.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. ТК РФ не устанавливает норм компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов и не предусматривает определение таких норм работодателями, а только предоставляет работодателям право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных).

В данном случае, по нашему мнению, организациям следует исходить из общих  правил: работникам, направляемым в  краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной  границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются  по норме, установленной для выплаты  в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной  границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной  при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в  период командировки находился в  нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в  другую (определяется по отметке в  паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты  в стране, в которую он направляется.

Если трудовым договором  с работником установлены ограничения  по оплате суточных при длительности командировки менее одних суток (а также в случае, если водитель является работником организации, финансируемой  за счет средств федерального бюджета), читателям следует иметь в  виду, что работникам, выехавшим  в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50 % нормы. Иными словами, если, например, водитель, следующий из Калининграда в Казахстан, до истечения 24 часов с момента въезда на территорию Литвы пересечет границу Республики Беларусь и Российской Федерации, то командировочные за это время должны выплачиваться в половинном размере. Но в данном случае нормативными документами не определено, что принимать за базу для расчета. По нашему мнению, расчет должен производиться по нормам того государства, на территории которого водитель находился более продолжительное время. Тот же принцип расчета может быть положен в основу определения суточных, если суммарное время нахождения на территории Литвы и Республики Беларусь превышает одни сутки, но на территории каждого государства водитель находился менее 24 часов.

Отдельным случаем, который, по нашему мнению, необходимо рассмотреть, является ситуация, при которой груз перемещается из Калининградской области  на территорию других российских регионов. При этом водителю также приходится пересекать территорию иностранных  государств. Нормативными документами  данная ситуация также не рассматривается. По нашему мнению, в этом случае признаком, определяющим возможность выплаты  суточных в валюте, является факт получения  валюты в кредитном учреждении (для  осуществления расходов, например, на территории Литвы). Для этого в  банк должны быть представлены документы, подтверждающие факт направления работника  за рубеж. Поэтому время пребывания водителя на территории Литвы и Республики Беларусь может считаться зарубежной командировкой. В принципе, эту командировку можно считать зарубежной и в случае, если валюта водителю не выдается, но если валюта выдана, то правомерность выплаты суточных в валюте не надо доказывать.).