Учет и контроль операций с наличными денежными средствами

В соответствии с перечисленными выше документами, организации независимо от их организационно-правовой формы обязаны выполнять следующие правила:

• хранить свои денежные средства в учреждениях банков;
• производить расчеты по своим обязательствам с другими организациями в безналичном порядке через учреждения банков;
• иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителем организации;
• сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждениями банков;
• хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждениях банка[34, с.14].

Вся ответственность за обеспечение сохранности и правильного использования денежных средств на сельскохозяйственном предприятии возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера предприятия. Они должны строго соблюдать правила кассовых и банковских операций, правильно документально оформлять движение денежных средств на предприятии.

Следовательно, порядок организации бухгалтерского учета и учета денежных средств на предприятиях регламентируется законодательными и нормативными актами, принимаемыми на федеральном уровне или региональном уровне[22, с.23].

1.3 Порядок учета наличных денежных средств на предприятии

Организация наличного денежного обращения на территории Российской Федерации регламентируется ЦБ РФ, Приказом от 05.01.1998г. № 14-п, а также Положением «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» № 98 от 12.01.1998г.

Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Порядок ведения кассовых операций определен приказом ЦБ РФ и доведен до организаций письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 180. Размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с организацией. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении[19, с.101].

Для учета наличных денежных средств и контроля над их поступлением и целевым использованием предназначен активный счет: 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» в соответствии с Планом счетов могут быть открыты следующие субсчета:

• 50-1 «Касса организации»,
• 50-2 «Операционная касса»,
• 50-3 «Денежные документы» и др.[34, с.181].

Операционная касса – это касса, открываемая по необходимости. Операционные кассы могут открываться в товарных конторах (пристанях), на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, на речных переправах, на судах, в билетных и багажных кассах портов, на вокзалах, кассах хранения билетов, кассах связи и т.п.

Под денежными документами понимаются документы: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по видам.

Счет 50 «Касса» - счет активный. Следовательно, увеличение денежных средств в кассе (поступление средств в кассу) отражается по дебету счета, уменьшение (выдача) по кредиту счета[24, с.149].

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу предприятия»[24, с.149].

Организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в банках, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений.

Лимит кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации. При наличии, у организации нескольких счетов в различных банках она по своему усмотрению обращается в один из них, с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе, о чем уведомляет другие банки, где открыты ей соответствующие счета.

Для организации, не представившей расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк денежная наличность – сверхлимитной[24, с.149].

Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей:

• при сдаче выручки ежедневно лимит остатка равен сумме необходимой организации для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня;
• при сдаче выручки на следующий день - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
• не ежедневно - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
• для организаций, не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расхода на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии). Установленные банком указанные лимиты письменно сообщаются организациям, возможно, как второй экземпляр справки №0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации его можно пересматривать в течение года[31, с.144].

Согласно п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.2004г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита вводится штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. На руководителя организации, допустившей указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратного установленного законодательством размера минимальной месячной оплаты труда.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ[31, с.144].

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Отметим также, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата чека. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Наличные деньги выдаются по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам, на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером[38, с.162].

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовый ордер вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью; приходные документы – «получено», расходные – «оплачено», с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также вменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер[38, с.162].

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации.

На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано количество страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники[38, с.163].

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1[38, с.163].

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;
• 50-2 «Операционная касса»;
• 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Однако синтетический учет на счете «Касса» ведут в рублях. Аналитический учет в валютной кассовой книге ведется обособлено по каждой валюте в денежных единицах данной валюты и рублях.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов и т.д. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и другие документы. Денежные документы должны храниться в кассе организации. Учет наличия денежных документов объясняется необходимостью приобретения организацией путевок в дома отдыха и санатории, проездных документов, собственных акций у акционеров, почтовых марок, марок государственной пошлины и т.п. Все денежные документы, имеют номинальную стоимость или цену приобретения[21, с.97].

Учет поступления денежных документов и их списание оформляются выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтерия открывает книгу движения денежных документов, но отчет по поступившим и выбывшим документам один-два раза в месяц составляется кассиром в кассовой книге, в которой для этого отводится определенная зона. Синтетический учет организуется бухгалтером в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода сверяются остатки - по журналу-ордеру, и книге движения денежных документов[21, с.97].

Получение денежных средств со счетов, открытых предприятиям в учреждениях банков, производится по чекам. Чековые книжки выдаются предприятию учреждением банка по заявлению установленной формы. Наличные деньги, полученные в учреждениях банка, расходуются на цели, указанные в чеке.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия[17, с.109].

О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается лицу или прикладывается к выписке банка.

Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.