Учет и контроль операций с наличными денежными средствами

Понятно, что организация внутреннего контроля в форме подразделения внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны усложненная оргструктура; многочисленность филиалов, дочерних компаний; разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования; стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

В этой ситуации эффективность системы внутреннего контроля достигается возможностями подразделения внутреннего аудита. Так как кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование[40, с.138].

Эффективность системы внутреннего контроля определяется еще и тем, что во всей совокупности системы управления организацией контроль обеспечивает обратную связь. Четко организованная и действующая система внутреннего контроля за движением денежных средств способствует предотвращению и решению многих проблем в финансово-хозяйственной деятельности предприятия[19, с.104].

Виды контроля, применяемые для осуществления внутреннего контроля над движением денежных средств, можно классифицировать по времени контроля.

Предварительный контроль – заключается в предупреждении незаконных действий должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции, ведущие к нерациональному использованию денежных средств). Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы и программы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств.

Текущий контроль (оперативный) – осуществляется в процессе совершения различных хозяйственных операций.

Заключительный (последующий) контроль – осуществляется после совершения хозяйственных операций. Последующий контроль осуществляется в форме ревизий и аудиторских проверок.

К объектам фактического контроля денежных средств относятся: наличные деньги в кассе, бланки строгой отчетности.

Тесная связь документального и фактического контроля позволяет зачастую их использовать совместно, что позволяет устанавливать действительное состояние объекта проверки[26, с.98].

Методы контроля над движением наличных денежных средств разнообразны, среди них можно выделить:

1) ревизия – совокупность мероприятий и действий за деятельностью структурного подразделения организации, при которых осуществляется установление законности и достоверности, а также экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций, правильность понимания своих должностных обязанностей работниками разных организационных уровней;

2) аудит – экспертиза (проверка) состояния бухгалтерского учета денежных средств, финансового состояния предприятия, его платежеспособности и ликвидности, а также осуществление аудиторских консультаций;

3) тематическая проверка – это проверка определенной темы (задачи) производственной или финансово-хозяйственной деятельности предприятия или организации, относящейся к движению денежных средств[26, с.98].

При осуществлении внутрихозяйственного контроля могут использоваться различные контрольно-ревизионные процедуры (таблица 2)[36, с.143].

 

Таблица 2 – Контрольные процедуры, применяемые при проведении внутреннего

контроля денежных средств на предприятии (в организации)

 

Методические приемы контроля	Контрольные процедуры
1. Методы фактического контроля
Инвентаризация	Организация инвентаризационного процесса. Проверка наличия и качественного состояния материальных средств, а также проверка финансовых ресурсов и расчетно-кредитных отношений. Документирование итогов инвентаризаций, нормативно-правовое регулирование, счетная и бухгалтерская обработка документов.
Выборочные наблюдения	Определение объектов контроля (денежные средства, бланки строгой отчетности), проведение наблюдений, фиксирование результатов выборочного наблюдения
Сплошные наблюдения	Определение объектов контроля, проведение наблюдений, фиксирование результатов сплошного наблюдения.
Служебное расследование	Организация служебного расследования. Опрос должностных лиц и других участников конфликтных ситуаций и получение от них письменных пояснений. Документальная проверка и сопоставление с нормативными актами. Обоснование выводов и проверка и сопоставление с нормативными актами. Обоснование выводов и предложений по материалам проведенного расследования
2. Документальные методы
Исследование документов	Выбор объектов контроля и их нормативно-правового обеспечения. Счетно-вычислительные и бухгалтерские процедуры: проверка документов по форме и содержанию, встречная проверка, взаимный контроль операций, аналитическая и логическая проверка. Группировка нарушений нормативно-правовых актов и недостатков в хозяйственной деятельности, выявленных в процессе исследования документов
Нормативно-правовое регулирование	Выбор нормативно-правовых актов, относящихся к объекту контроля. Выявление отклонений фактического состояния контролируемых объектов от их нормативно-правового регулирования, оформление результатов
Информационное моделирование	Выбор нормативно-правовой, плановой, договорной учетной, отчетной и другой информации для моделирования объекта контроля в целях его изучения и регулирования
3. Расчетно-аналитические методы
Экономический анализ	Организация, выбор методики и проведение экономического анализа объектов контроля. Составление аналитических таблиц
Статистические расчеты	Выбор объектов, методики и информационного обеспечения расчетов. Статистические группировки и обобщения. Составление таблиц, графиков статистических расчетов, анализ и обобщение полученных расчетов
Экономико-математические методы	Выбор объектов и методики проведения математического исследования. Экономико-математические расчеты и оформление их результатов
4. Обобщение и реализация результатов  контроля
Документирование результатов промежуточного контроля	Составление ведомости выборочной инвентаризации ценностей, актов ревизии кассы, актов обследования мест хранения ценностей и др.
Аналитическая группировка	Составление таблиц, схем, графиков, ведомостей и т.д.
Следственно-юридическое обоснование	Изъятие подлинников документов, истребование пояснительных записок от должностных лиц, материально ответственных и других работников
Контроль над выполнением принятых решений	Выбор объектов наблюдения и получение информации об их функционировании в соответствии с управленческими воздействиями по результатам контроля. Проверка руководителя предприятия (собственников), организация и проведение служебного расследования по фактам выявленных нарушений и недостатков.

Методические приемы документального и фактического контроля, используемые при проведении внутреннего контроля, представляют собой совокупность различных организационных, экономических, финансовых, фактических и технических способов и процедур.

При грамотном сочетании различных способов и процедур контроля, используемых должностными лицами, осуществляющими функции внутреннего контроля в учреждении по проверке производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения, можно достигнуть максимальной эффективности и реальных результатов от проведения контрольных мероприятий[36, с.143].

Одним из наиболее существенных методов внутреннего контроля денежных средств предприятия является инвентаризация.

Руководитель предприятия (организации) несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации денежных средств и за обеспечение ее внезапности.

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации, отражения в учете ее результатов.

Для повышения действенности инвентаризации руководитель предприятия (организации) должен практиковать контрольные проверки (перепроверки) ее материалов. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом.

Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге. В ряде случаев материалы инвентаризации уточняются при помощи дополнительных методологических приемов фактического контроля, таких, как осмотр, обследование и др., а также при помощи методологических приемов документального контроля, таких, как контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и др.[36, с.144].

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации и порядок их заполнения.

Документооборот инвентаризации начинается с издания приказа руководителя о ее проведении (форма № ИНВ-22), в котором указываются состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дата начала и окончания инвентаризации. В период проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску денежных средств и бланков строгой отчетности прекращаются.

Денежные средства, которые поступили в ходе проведения инвентаризации, приходуются после окончания инвентаризации[15, с.163].

Результаты инвентаризации в соответствии с законодательством подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий и отражению в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации в годовом бухгалтерском отчете.

В ходе проверки составляются инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков строгой отчетности (форма № ИНВ-16), акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15). При этом в описи указывается все денежные средства, в том числе выявленные излишки.

Инвентаризационные описи являются первичными документами, поэтому они должны быть подписаны всеми членами комиссии, а также материально ответственными лицами[24, с.161].

Итоговые данные по всем видам денежных средств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). Однако этот документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, ведь окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель. Поэтому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации.

Ревизия кассы может производиться внезапно, в обязательном порядке при смене кассира. И в том, и в другом случаях остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При осуществлении наличных расчетов с применением ККТ проверку следует начать с операционных касс. Суммы денежной наличности должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата[24, с.161].

В случае если в ходе ревизии будет выявлена выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя, сумма выданных средств считается недостачей и взыскивается с кассира. В обратной ситуации, если будет выявлена денежная наличность, не подтвержденная приходными ордерами, то эта сумма рассматривается как излишки кассы с последующим зачислением в доход предприятия.

Суммы выявленной недостачи (излишка) и причины их возникновения указываются в акте. При этом предприятие вправе воспользоваться формой акта, рекомендованной ЦБ РФ или Госкомстатом (форма № ИНВ-15).

Кроме денежных средств комиссия проверяет наличие денежных документов - ценных бумаг, путевок, авиабилетов, марок - по их видам, местам хранения и ответственным лицам. Для отражения результатов такой проверки предусмотрена опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности (форма № ИНВ-16)[36, с.145].

Жесткая система внутреннего контроля над денежными средствами и ликвидными активами увеличивает вероятность того, что произведенные оценки денежных средств и их эквивалентов являются точной и надежной информацией для пользователей финансовых отчетов. Охрана денежных средств является наиболее важным вопросом на многих предприятиях. Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.

Система внутреннего контроля считается эффективной, если объем снижаемых финансовых рисков превышает затраты на выполнение контроля и их тестирование, а также на поддержание системы в работоспособном состоянии[26, с.100].

Таким образом, отечественные предприятия в настоящее время имеют значительную потребность в серьезной методологической поддержке при разработке новой и совершенствовании действующей системы внутреннего контроля над движением денежных средств. Поэтому, повышение интереса к вопросам организации внутреннего контроля со стороны российских предприятий в последнее время оправдано и обусловлено многими причинами[40, с.139].

 

 

Глава 2. Характеристика организации учета и контроля операций с наличными

денежными средствами в ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий»

 

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

 

Предприятие ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» относится к пищевой отрасли промышленности.

Пищевую промышленность – можно определить как совокупность отраслей промышленности и отдельных производств, специализированных на выпуск продуктов питания.

В состав пищевой промышленности относятся такие отрасли промышленности, как хлебопекарная, макаронная, мукомольно-крупяная, мясная, молочная, рыбная, масложировая, плодоовощная промышленность и т.д.

Хлебопечение — одна из ведущих отраслей пищевой промышленности. В этой отрасли функционирует около 18 тысяч предприятий, среди которых более 50% представляют собой малые пекарни.

Смоленский комбинат хлебопечения – является одним из старейших крупнейших предприятий в сфере производства хлебобулочных и кондитерских изделий в Смоленске и Смоленской области. Его строительство было начато в 1932 году, а в феврале 1936 года приказом Наркопищепрома СССР, завод был принят в строй действующих предприятий в отрасли пищевой промышленности.

В 1940 году комбинат занимал одно из первых мест в области по производству хлебокондитерской продукции для населения города и области. За годы войны 1941-1945гг. завод был полностью разрушен. В послевоенные годы на месте развалин и пепелищ началось восстановление и строительство нового завода. Постепенно предприятие росло, набирало производственные мощности. В 1955 году была достигнута проектная мощность завода.

В соответствии с решением Совета Министров СССР, в 1980 году началась полная реконструкция предприятия. В результате проведения которой, были введен в действие цех по производству хлебобулочных и булочных изделий, а также цех по производству кондитерских изделий. Кроме этого, был построен новый административно-бытовой корпус комбината; проведена реконструкция котельной. Также значительно повысился уровень культуры производства, ассортимент и качество выпускаемой продукции. При этом повысилась и полная мощность производства.