Учет и контроль операций с наличными денежными средствами

Оформление и выдача наличных денег из кассы может также происходить на основании других документов (платежных ведомостей (приложение 10), заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Если есть документ, подтверждающий право получения денег из кассы предприятия за подписью руководителя, то на расчетном ордере руководитель подпись не ставит.

В ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. При выдаче денег работнику кассир не требует документов, удостоверяющих его личность. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров при предъявлении ими паспортов.

На предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись «По доверенности». Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

На предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям (приложение 10). На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм.

В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер. Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег. В объявлении кассир указывает источник образования вносимых средств.

Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера. Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются.

Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью «Оплачено» с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново. После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге предприятия (приложение 11), которая предназначена для учета движения наличных денег.

На предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» учет кассовых операций ведется автоматизировано с применением специальных компьютерных программ. Кассовая книга и отчеты кассира заполняются вручную. Ежедневно, в конце рабочего дня, или за несколько дней, в которых оборот был невелик, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Отчет кассира распечатывается и хранится в папке отдельно за каждый месяц. В конце года они брошюруются в хронологическом порядке.

Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и книга опечатывается.

В ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» бухгалтерская обработка отчета кассира заключается:

• в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов;
• соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов;
• подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец дня.

Обязательно сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету.

После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляет номера корреспондирующих счетов, и все приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации ордеров (приложение 12). Так как рассматриваемое предприятие работает не только с поставщиками, но и оптовыми покупателями, а также с населением по расчетам за проданные товары, на предприятии имеется контрольно-кассовый аппарат марки «АСТРА-100Ф».

Все кассовые чеки кассир собирает в течение дня и в конце дня составляет один приходный ордер на все суммы по чекам.

Синтетический учет кассовых операций на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» ведется на счете 50 «Касса».

Счет 50 на предприятии корреспондирует со следующими счетами:

1. Счет 50-3 «Денежные документы» - при приобретении предприятием различных денежных документов. Оформляются расходными кассовыми ордерами.

Пример: 06.01.10г. Выданы секретарю под отчет денежные средства из кассы в сумме 1200 рублей на приобретение почтовых марок и проездных билетов.

Проводка: Д 50-3 К50-1200-00

2. Счет 51 «Расчетный счет» - при  внесении на расчетный счет  или снятия денежных средств с расчетного счета предприятия. При этом используются следующие документы: для снятия денежных средств - денежные чеки, для внесения - объявление на взнос наличными.

Пример: 1) 04.01.12г. Сняты с расчетного счета денежные средства в сумме 165480 рублей для выдачи заработной платы работникам предприятия.

Проводка: Д 50 К 51-165480-00

2) 06.01.12г. Внесены на р/с денежные средства в сумме – 17300 рублей.

Проводка: Д 51 К50-17300-00

3. Счет 52 «Валютный счет» - при внесении  или снятии валютных денежных средств с валютного счета предприятия.

Пример: 1) 12.01.12г. Сняты с расчетного счета валютные денежные средства на сумму 300 евро для командировочных расходов.

Проводка: Д 50/2 К 52 - 300

2) 18.01.12г. Возвращена в банк сумма неиспользованных командировочных расходов - 50 евро.

Проводка: Д 52 К 50/2 - 50

4. Счет 62 «Расчеты с покупателями  и заказчиками» - при наличных расчетах покупателей. Получение наличных денег оформляется приходным кассовым ордером и кассовым чеком.

Пример: 1) 08.01.12г. Внесены в кассу предприятия денежные средства в сумме 2300 рублей за проданную продукцию работникам предприятия.

Проводка: Д 50 К 62-2300-00

2) 11.01.12г. Возвращены наличными авансы, полученные от покупателей в сумме 6250 рублей.

Проводка: Д 62 К 50-6250-00

5. Счет 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» - при выдаче  заработной платы работникам предприятия. Оформляется платежной ведомостью.

Пример: 1) 04.01.12г. Выдана заработная плата работникам предприятия.

Проводка: Д 70 К 50-160480-00

2) 20.01.12г. Выдано в счет заработной платы Писаревой С.А. 550 рублей.

Проводка: Д 70 К 50-550-00

3) 17.01.12г. Возвращена сумма ошибочно излишне уплаченной заработной платы Ковалевой С.А. в размере 560 рублей.

Проводка: Д 50 К 70-560-00

6. Счет 71 «Расчеты с подотчетными  лицами» - при расчетах с работниками  предприятия, получивших авансом  наличные суммы денежных средств  на предстоящие командировочные и хозяйственные расходы. Выдача наличных денежных средств под отчет работникам предприятия оформляется приказом директора и расходным кассовым ордером.

Остаток неиспользованных подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру.

Пример: 1) 11.01.12г. Выдано из кассы под отчет 1500 рублей Солдатенкову A.M. для приобретения канцелярских товаров.

Проводка: Д 71 К 50-1500-00

2) 17.01.12г. Выдано под отчет Ильченко Т.М. 2100 рублей на расходы.

Проводка: Д 71 К 50-2100-00

3) 23.12.12г. Выдано под отчет Иванову К.В. для приобретения материалов для нужд предприятия 4500 рублей.

Проводка: Д 71 К 50-4500-00

4) 19.01.12г. Возвращен остаток 300 руб. неиспользованной подотчетной суммы командировочных расходов от Ильченко Т.М.

Проводка: Д 50 К 71-300-00

5) 15.11.12г. Выдано на командировочные расходы Солдатенкову A.M. 600 руб.

Проводка: Д 71 К 50-600.

7. Счет 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» - для расчетов с работниками предприятия по предоставленным займам и по возмещению материального ущерба.

Полученные суммы от работников оформляются приходным кассовым ордером.

Пример: 1) 22.12.12г. Поступил платеж от Макарова И.В. за проданные в рассрочку товары на сумму 500 рублей.

Проводка: Д 50 К 73-1-500-00

2) 15.11.12г. Соломина Е.А. внесла в кассу 1200 рублей в погашение полученной ранее ссуды.

Проводка: Д 50 К 73-1 - 1200-00

8. Счет 90-5 «Продажи» - при расчете  покупателей наличными деньгами за продукцию. Оформляется кассовым чеком и приходным кассовым ордером.

Пример: 1) 22.01.12г. Получено в кассу от Кожечкиной В.П. 6400 рублей за проданные товары.

Проводка: Д 50 К 90-5 - 6400-00

2) 24.01.12г. Получено в кассу от Головнева С.А. 3150 рублей за проданные товары и услуги.

Проводка: Д 50 К 90-5-3150-00

9. Счет 91-1 «Прочие доходы» - при выявленных суммах излишков в ходе инвентаризации кассы. Суммы оформляются приходным ордером.

Пример: 15.10.12г. Обнаружен излишек денежных средств в кассе - 860 руб.

Проводка: Д 50 К 91-1-860-00

Так как на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» учет кассовых операций автоматизирован, на основании данных расходных и приходных ордеров, отчетов кассира за месяц составляются: бухгалтерская справка по данным счета 50; оборотно-сальдовая ведомость по счетам 50/1 и 50/2.

Примеры учета кассовых операций на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» за март 2012г. можно просмотреть в журнале хозяйственных операций по кассе за анализируемый период времени (приложение 14).

Таким образом, на основании проведенного анализа учета денежных средств по счету 50 «Касса» на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий», можно сделать вывод о том, что на рассматриваемом предприятии учет наличных денежных средств по данному счету организован грамотно, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

 

2.4 Контроль операций с наличными денежными средствами на предприятии

 

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в кассе ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» ведется в соответствии с Положением «О порядке ведения кассовых операций в РФ».

Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе рассматриваемого предприятия. Ее проводят внезапно, один раз в месяц по приказу директора предприятия, который назначает инвентаризационную комиссию.

Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге.

Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет, и в кассе нет не оприходованных и не списанных в расход денег.

Проверяющий группирует наличные деньги в кассе по соответствующим купюрам и в присутствии кассира проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются.

Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге.

Составляется проводка:

Дт 50 «Касса» - Кт 91-1 «Прочие доходы».

Выявленная недостача в кассе предприятия отражается следующим образом:

1. Отражена недостача денежных средств в кассе:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса»

2. Отражены суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц за недостающие ценности:

Дт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

3. Отражаются суммы погашенного ущерба, причиненного работниками:

Дт 50 «Касса»

Дт 70 «Расчеты по оплате труда»

Кт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»