Учет и контроль операций с наличными денежными средствами

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе предприятия ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» отражают актом типовой формы № инв.-15, который выписывается в двух экземплярах. Также один раз в год проводится проверка банком порядка работы с денежной наличностью на предприятии, которая оформляется справкой о результатах проверки.

В результате проведенного анализа организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» выявлены следующие недостатки:

• часто выявляется неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);
• искажение остатка денежных средств в кассе на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
• встречается некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
• выявляется присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;
• происходит присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
• расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
• расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;
• регулярно происходит сверхлимитное накопление наличных денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации);
• нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу предприятия. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег из банка на предприятие. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег;
• дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, а на данном предприятии они хранятся в сейфе главного бухгалтера;
• имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке;
• разрешается производить прием денег в кассу и выдачу денег из кассы предприятия по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только в день их составления;
• иногда, в случае отсутствия кассира, его обязанности выполняет главный бухгалтер предприятия;
• на предприятии отсутствует прибор проверки наличных денег, и кассир визуально определяет подлинность денежных знаков;
• для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;
• в нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;
• отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
• на предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга.

Многие операции на рассматриваемом предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» осуществляются только наличными деньгами, поэтому необходим хорошо организованный и действенный контроль над сохранностью денежных средств в кассе предприятия, а также поступлением и расходованием денежных средств в кассе данного предприятия.

 

Таблица 9 – Анализ поступления наличных денежных средств в кассу предприятия

 

Показатели	Сумма, руб.			Структура, %
	2010г.	2011г.	2012г.	2010г.	2011г.	2012г.
Общий объем поступлений, из него:	12424,0	11860,0	12526,0	100,00	100,00	100,00
Получено с р/с	9169,6	8662,6	8067,6	73,00	73,04	64,41
Оплаченные работы и услуги	191,3	154,9	276,7	1,54	1,31	2,21
Выручка от продажи продукции	3063,1	3036,3	4167,6	25,46	25,60	33,27
Прочие поступления (остатки неиспользованных подотчетных сумм и т.д.)	-	6,2	14,1	-	0,05	0,11

 

Как видно из данных таблицы 9, существенную массу наличных денежных поступлений в кассу предприятия ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» занимают поступления с расчетного счета организации (в основном на выплату заработной платы работникам предприятия). При этом около 1-2% приходится на поступления за оплаченные работы и услуги. В среднем, около 25-35% приходится на поступления за проданную за наличный расчет продукцию.

Анализ расходования наличных денежных средств из кассы ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» представлен в таблице 10.

 

Таблица 10 – Анализ расходования наличных денежных средств из кассы предприятия

 

Показатели	Сумма, руб.			Структура, %
	2010г.	2011г.	2012г.	2010г.	2011г.	2012г.
Всего расход, из него:	12424,0	11860,0	12526,0	100,00	100,00	100,00
Внесено на р/с	3063,1	3036,3	4167,6	24,65	25,60	33,27
На оплату труда	8950,5	8517,7	7895,2	72,04	71,82	63,03
На выдачу подотчетных сумм	410,4	306,0	463,2	3,31	2,58	3,70

Проанализировав таблицу 10, видно, что более половины всего расхода денежных средств (около 60-70%) идет на выплату заработной платы работникам предприятия. Значительные суммы зачисляются на расчетный счет ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» (в основном суммы полученной наличной выручки и неиспользованные суммы). Около 2,5-3,3% от общего расхода денежных средств рассматриваемого предприятия приходится на выдачу подотчетных сумм (командировочных и хозяйственных расходов предприятия).

 

Таблица 11 – Структура наличной выручки предприятия в общем объеме выручки

 

Показатели	Сумма, руб.			Структура, %
	2010г.	2011г.	2012г.	2010г.	2011г.	2012г.
Общий объем выручки, из него:	294813,0	273418,0	317845,0	100,00	100,00	100,00
На р/счете: Выручка, полученная от покупателей за продукцию и оказанные услуги	291749,9	270381,7	313677,4	98,97	98,83	98,69
В кассу: выручка от продажи продукции и оказания услуг населению	3063,1	3036,3	4167,6	1,03	1,17	1,31

 

Из данных таблицы 11 видно, что большая часть выручки рассматриваемого предприятия ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» поступает на расчетный счет предприятия, но наличная выручка составляет незначительную часть денежных средств предприятия (около 1-2% от общей выручки предприятия за год). Тем не менее, отмечается тенденция постепенного увеличения поступлений выручки за реализованную продукцию в кассу предприятия.

Основной формой бухгалтерской отчетности на предприятии, в которой отражено движение денежных средств, является «Отчет о движении денежных средств» предприятия ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий».

Отчет о движении денежных средств – отражает информацию о наличии и движении денежных средств, находящихся в кассе данного предприятия, а также на его расчетных и специальных счетах в банках.

Данная форма бухгалтерской отчетности «Отчет о движении денежных средств» на рассматриваемом предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» состоит из следующих основных разделов:

1. «Остаток денежных средств  на начало года»;

2. «Поступило денежных средств» (всего и в том числе: выручка от продажи продукции (товаров, работ, услуг); выручка от продажи основных средств и иного имущества; авансы, полученные от покупателей; бюджетные ассигнования и иное целевое финансирование; безвозмездно; кредиты и займы, полученные и прочие поступления);

3. «Направлено денежных средств» (всего и в том числе: на оплату приобретенных товаров (работ, услуг); на оплату труда; отчисления на социальные нужды; на выдачу авансов поставщикам и подрядчикам; на оплату машин, оборудования и транспортных средств; на финансовые вложения; на расчеты с бюджетом; на оплату процентов и по полученным кредитам и займам и прочие выплаты);

4. «Остаток денежных средств  на конец отчетного периода».

В настоящее время на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» в форме «Отчет о движении денежных средств» отражается движение денежных средств по двум направлениям деятельности предприятия:

• движение денежных средств по текущей деятельности;
• движение денежных средств по финансовой деятельности.

В данной форме годовой отчетности предприятия ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» отражается суммарная величина денежных поступлений и расходов предприятия по расчетному счету в банке за год. Также отражается, сколько из общей суммы поступлений получено наличными (всего и в том числе по расчетам: с юридическими, физическими лицами, из них с применением контрольно-кассовых аппаратов, бланков строгой отчетности). Отдельно показывается: поступление в кассу из банка, сдано в банк из кассы.

Предприятие ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» также составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность – за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года. Ежемесячная отчетность составляется только для внутренних потребностей, без представления ее в установленные адреса, и состоит из бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках.

Глава 3. Мероприятия по улучшению организации учета операций с наличными

денежными средствами в ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий»

 

3.1 Недостатки учета денежных средств и пути их устранения на предприятии

 

В результате проведенного анализа организации экономической и бухгалтерской работы на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий», можно отметить следующие основные недостатки:

• первичные формы бухгалтерской документации не сразу поступают в отдел бухгалтерии, что затрудняет работы отдела в целом;
• не всегда составляется график документооборота на предприятии;
• составленный и утвержденный график документооборота постоянно искажается в очередности предоставления документов;
• оплата за продукцию предприятия производится непосредственно в кассу предприятия, из которой перечисляется в банк на расчетный счет;
• работниками, ответственными за планирование, не всегда доводятся планы до производственных участков;
• на предприятии на достаточно низком уровне внедрение форм организации, нормирования и оплаты труда на предприятии.

В результате проведенного анализа организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств на предприятии ООО «Смоленский комбинат хлебобулочных изделий» выявлены следующие недостатки:

• часто выявляется неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);
• искажение остатка денежных средств в кассе на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
• встречается некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
• выявляется присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;
• происходит присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
• расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
• расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;
• регулярно происходит сверхлимитное накопление наличных денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации);
• нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу предприятия. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег из банка на предприятие. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут и продолжительность следования кассира. Кассиру даются поручения, не имеющие отношения к получению и доставке наличных денежных средств;
• дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, а на данном предприятии они хранятся в сейфе главного бухгалтера;
• имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке;
• разрешается производить прием денег в кассу и выдачу денег из кассы предприятия по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только в день их составления;
• иногда, в случае отсутствия кассира, его обязанности выполняет главный бухгалтер предприятия;
• на предприятии отсутствует прибор проверки наличных денег, и кассир визуально определяет подлинность денежных знаков;
• для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;
• в нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;
• отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
• на предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга.