Учет и аудит продажи товаров, услуг

По балансовому счету 42 «Торговая наценка» за отчетный период сформируется следующая оборотная ведомость:

Остаток непроданного товара на конец месяца в продажных ценах в Управлении Федеральной почтовой связи по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югра составит 214200 руб. Остаток нереализованного торгового наложения составит в Управлении Федеральной почтовой связи по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югра 43000 руб.

ГЛАВА 3. АУДИТ ПРОДАЖИ ТОВАРОВ,  УСЛУГ

3.1 Цель, задачи информационного обеспечения аудита, продажи товаров, услуг

Информационному обеспечению аудита принадлежит исключительно важная роль в успешном функционировании системы аудита  в УФПС «Почта России». Именно развитие информационного обеспечения является сегодня, с одной стороны, объективно необходимой предпосылкой, с другой, условием для становления и совершенствования аудита на почте.

Наличие информации представляет собой исходную базу управления любым объектом. Почта, как сложная общественно-экономическая система, для своего управления требует самой широкой информационной базы. Полная, достоверная и своевременная информация необходима для решения сложных задач управления на почте, оказания почтовых услуг на современном уровне. От того, как организован сбор, обработка, распределение информации в целях обеспечения процесса принятия решений, в значительной мере зависит результативность аудита, а также эффективность управления в целом.

Понятие “информация” произошло от латинского - слова “informatio”, означающего изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. Поэтому под информацией в широком смысле следует понимать сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессов.

Специалисты по управлению, в частности Кнорринг В. И., под информацией понимают совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте. При этом предполагается, что обмен сведениями (данными) может осуществляться между людьми, человеком и компьютером, а также между компьютерами. 

Информация играет важную роль в обществе, она связывает между собой различные материальные и интеллектуальные виды деятельности людей и выступает важнейшим ресурсом жизнедеятельности. При этом характерной особенностью этого вида ресурсов, в отличие, например, от природных, является то, что он не только не убывает со временем, но и постоянно нарастает, создавая тем самым условия для накопления опыта, способствуя выработке и принятию эффективных управленческих решений.

Для современных условий развития информационных технологий характерно все более широкое использование высокоэффективных автоматизированных информационных систем, позволяющих существенно повышать уровень управления экономическими объектами. Современные информационные системы предоставляют возможность осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать ее по назначению, осуществлять ее обработку, выявлять отклонения от намеченных показателей, производить анализ данных. На этой основе появляется возможность поэтапно осуществлять систематический контроль за всеми участками деятельности почты, координировать и своевременно вносить соответствующие коррективы, отслеживая изменение условий внешней среды. Применение развитых информационных систем создает предпосылки для усиления централизации и оперативности контроля и аудита, перенесения на высший уровень руководства контрольных функций за деятельностью подразделений почты.

УФПС «Почта России» в силу специфики своей деятельности располагают или могут располагать огромными возможностями по накоплению больших объемов информации, касающейся деятельности не только самих почтовых отделений, но и хозяйственных и финансовых структур, государственных органов, функционирования многих других объектов и субъектов экономической и социальной жизни общества. Вместе с тем, потребности почты в информации продолжают неуклонно нарастать, и удовлетворение их происходит явно не в полной мере.

Прежде чем перейти к рассмотрению информационной базы аудита продажи товаров, услуг важно определить основные требования, предъявляемые к информации, необходимой для аудита. По моему мнению, суть требований, которым, прежде всего, должна удовлетворять информация с позиции аудита, состоит в следующем.

Информация должна быть надежной или достоверной. Информацию можно считать достоверной в том случае, если она не искажает истинного положения дел. На практике выполнение этого требования достигается за счет использования методологически правильной техники получения данных, а также путем перепроверки полученных сведений. Управленческие решения, принятые на основе недостоверной информации, скорее всего, будут ошибочными и, как следствие, будут вести к крупным потерям для экономического объекта.

Своевременность информации предполагает, что она сохраняет свою актуальность на тот момент, когда становится доступной для ее использования. Требования к актуальности существенно возрастают при работе в постоянно изменяющихся условиях. Временной период, в течение которого информация остается актуальной, зависит от природы принимаемых на ее основе решений, но в любом случае этот период должен быть меньше времени, которое отводится для принятия управленческого решения. С позиции начальника отдела аудита в УФПС «Почта России»  нередко предъявляются повышенные требования к оперативности информации, поскольку для совершения многих видов операций необходимо иметь доступ к данным в режиме реального времени.

Полнота и регулярность получения сведений подразумевают систематическое поступление необходимого объема данных, а также должный уровень организации их хранения. Информация удовлетворяет требованию полноты, если ее достаточно для понимания и принятия на ее основе управленческих решений. Неполнота информации не только сдерживает принятие решений, но также может стать причиной управленческих ошибок.

Информация должна представлять ценность, то есть быть полезной, поскольку в противном случае она лишь отвлекает внимание, мешает в осмыслении сущности процессов, событий, операций. Ценность информации зависит от объема и значимости решаемых на ее основе задач.

Информация должна быть в достаточной степени подготовлена к применению, что позволяет своевременно и эффективно использовать ее для принятия управленческих решений. Выполнение этого требования обеспечивается за счет соответствующей обработки данных и представления их в доступной, легко читаемой форме (например, в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков).

Информация должна удовлетворять и такому важному требованию, как сопоставимость, без выполнения этого требования дальнейшая обработка данных становится бессмысленной. Сопоставимость данных достигается за счет использования единой методологической базы наблюдений и регистрации показателей во всех подразделениях почты, включая филиалы.

Выполнение большинства перечисленных требований может быть обеспечено лишь при наличии развитых информационных систем. Для этого важно постоянно расширять доступ к внешним источникам информации, используя все средства телекоммуникационных сетей, а также объединять внутренние источники информации едиными системами организации данных, например стандартами представления сведений и перечнем показателей, едиными системами передачи, позволяющими оптимизировать информационные потоки, санкционировать доступ сотрудников к тем или иным данным.

Круг источников внешней и внутренней информации для обеспечения аудита и контроля в УФПС «Почта России» исключительно широк при этом все источники информации делятся на внутренние и внешние.

Наконец, необходимо сказать несколько слов о таком специфическом источнике информации, как “конфиденциальная информация”, которая широко используется в России. Указанный источник помогает получать разнообразную оперативную информацию об изменениях в экономической, политической жизни общества, а также о различных сторонах функционирования клиентов и контрагентов почты, дает возможность лучше понять их реальное финансовое положение, круг их интересов, стоящие за ними силы и многое другое. Подобная информация как почте в целом, так и его отдельным службам может оказать незаменимую помощь в работе, повышает достоверность имеющихся данных, экономит время. Что касается приемов и методов получения указанной информации, то это является темой отдельного специального исследования.

Внутренние источники информации играют огромную роль в информационном обеспечении аудита. Среди них, в первую очередь, необходимо выделить: учредительные документы почты, а также другие внутренние нормативные документы почты (решения совета директоров, приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), регламентирующие правила и процедуры принятия управленческих решений, совершения сделок и операций, оказания услуг. В число внутренних источников информации также включаются: данные бухгалтерского учета и отчетности (в том числе официальная и управленческая отчетности); внутрифирменные базы данных; и т. п.

В настоящее время информация, которую формируют перечисленные выше источники, организуется  различного рода информационные системы, находящие все более широкое применение на почте. Именно они начинают играть все более важную роль в информационном обеспечении аудита продажи товаров, услуг.

При решении задач информационного обеспечения аудита на почте также важно использовать системный подход. Под системным подходом к информационному обеспечению аудита на почте следует понимать наличие совокупности взаимосвязанных элементов, обеспечивающих организацию информации для осуществления эффективного проведения аудита.

Внешние информационные системы на базе новых информационных технологий обязаны своему появлению стремительному развитию в 80-х годах компьютерной техники и телекоммуникаций. Именно эти системы в последующем оказали огромное влияние на развитие всего мирового бизнеса. В числе указанных систем, прежде всего, следует назвать такие известные международные (общенациональные) информационные системы, интернет.

Формирование почтовой системы России происходит в условиях интенсивного развития информационных технологий. Первым техническим средством, пришедшим почтовикам на помощь, был обычный телеграф, который используется и в настоящее время, как в первоначальном виде, так и в современной его модификации - в виде телекса. Современная телефонная связь обеспечивает факсимильную передачу документов, позволяет передавать видеоизображения, может использоваться как средство связи с другими коммуникационными сетями.

Вместе с тем, самыми перспективными средствами обмена информацией, безусловно, являются цифровые компьютерные сети. С 1986 г. на их базе получили развитие системы электронной почты, позволяющие отправителю и получателю обмениваться между собой сообщениями без установления прямой связи. Электронная почта является важнейшим инструментом документооборота любой компании, с помощью которой не только выполняется переписка, но и распространяются нормативные и другие важные документы. При этом она является самым экономичным средством связи. Любая система, обеспечивающая адресность доставки электронной корреспонденции, достоверность и полноту передачи, а при необходимости и конфиденциальность передаваемых данных, может называться системой электронной почты. В России наибольшее распространение получили электронные почты, построенные на базе E-mail, Спринт, Релком.