Учет и аудит дебиторской задолженности с дочерними, ассоциированными и совместными организациями

Положительным моментом в данном предложении является то, что расходов на внедрение никаких не требуется.

Как видно из проведённой  работы, учёт дебиторской задолженности на ТОО «Здоровая еда» поставлен на высокий уровень. Однако при написании дипломной работы были выявлены некоторые недостатки, а именно: не ведётся книга регистрации принятых приходных и расходных кассовых документов. Ведение данной книги позволяет более быстро находить интересующие документы, чем по кассовой книге. Рекомендуется предприятию начать вести этот журнал.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование современных ПК и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ПК позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования ПК необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

Как рекомендацию к более оперативному ведению учёта денежных средств, предлагается оснастить кассу предприятия персональной ЭВМ с пакетом необходимых прикладных программ.

 

 

3.2 Создание системы управления расчетов с дебиторами

 

 

Для управления дебиторской задолженностью компании нужна различная информация о дебиторах и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем доработки системы бухгалтерского учета. Однако, прежде чем приступить к доработке системы, следует определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности.

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны:

- нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;

- не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;

- отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

- не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;

- функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Рассмотрим алгоритм управления дебиторской задолженностью на примере предприятия ТОО «Здоровая еда». Отчеты, которые позволяет сформировать система бухгалтерского учета, представлены в сводной таблице 15.

 

Таблица 15 

Сводные данные по текущей задолженности ТОО «Агропром Cервис-ES» на 12.02.2011

Документы	№	Дата	Сумма, тыс. тг.
Счета-фактуры	103	25.12.09	100
	109	27.12.09	600
	141	03.01.10	650
Итого			1350
Платежные поручения	245	18.01.10	16
	252	20.01.10	20
	265	22.01.10	50
	278	23.01.10	14
	300	06.01.10	200
	312	16.01.10	200
	321	22.01.10	100
	345	23.01.10	50
	356	29.01.09	50
	362	22.01.10	450
	370	30.01.10	150
Итого			1300
Итого текущая дебиторская задолженность			50
Примечание – составлено на материалах ТОО «Здоровая еда»

 

Такой отчет по своему содержанию соответствует отчетам, составляемым наиболее типичными бухгалтерскими системами. Очевидно, что на основании  этих данных можно определить только суммарный остаток дебиторской  задолженности покупателя. Но это  не дает никакой информации о том, какая часть дебиторской задолженности просрочена и когда следует ожидать поступления платежей.

Рассмотрим подробнее  способы решения перечисленных  проблем, а также основные элементы системы управления дебиторской  задолженностью.

Построение системы  учета и контроля дебиторской  задолженности

Для управления дебиторской  задолженностью нужна следующая  информация:

- данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;

- время просрочки платежа по каждому из счетов;

- размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;

- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Можно порекомендовать  при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности.

В большинстве случаев  такая информация может быть получена путем доработки настроек системы  бухгалтерского учета. Но прежде чем  приступать к доработке типовых  установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами

Определение критического срока оплаты

Критический срок оплаты - дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.

В большинстве договоров  на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.

При этом следует отметить, что в любой компании могут  возникать случаи, когда заключаются  договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

Стандартное условие оказания услуг в рассрочку в компании ТОО «Здоровая еда» - оплата оказанных услуг в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью была реализована возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути.

На основании данных менеджеры по продажам, ответственные  за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность  платежей и при необходимости  реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

Порядок соотнесения  поступивших платежей с выставленными  счетами усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, мы рекомендуем использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

У нас не возникает  проблем с распределением поступающих  платежей. На каждую отгрузку мы заключаем  дополнительное соглашение к договору поставки и требуем от клиентов указания в платежном поручении его номера и даты. Но для рамочных договоров, когда дополнительные соглашения не заключаются и поставляется продукция одного наименования, применение метода ФИФО при соотнесении выставленных счетов и поступивших платежей оправданно.

Определив критический  срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота компании (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.

В ТОО «Здоровая еда» для контроля поступления платежей и ведения статистики средней просрочки по каждому дебитору формируется отчет о списании дебиторской задолженности (таблица 16).

Из таблицы видно, что  по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.10, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж - на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня.

При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие  привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа  только по одному счету, составят 722 тг. (0,04% х х (100 тыс. тг. х 5 дн. + 84 тыс. тг. х 7 дн. + 64 тыс. тг. х 9 дн. + 14 тыс. тг. х 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.

 

Таблица 16

Отчет о списании дебиторской  задолженности ТОО «Агропром Cервис-ES» на 12.02.11.

Счета-фактуры выставленные		Платежные поручения полученные		Текущая задолженность на дату поступления  платежа, тыс. тг.	Период просрочки, дн.
№	Критический срок оплаты по выставленному  счету	Дата	Сумма, тыс. тг.
103	13.01.11	18.01.11	16	100	5
		20.01.11	20	84	7
		22.01.11	50	64	9
		23.01.11	14	14	10
109	08.01.11	06.01.11	200	200	2-1
	13.01.11	16.01.11	200	200	3
	18.01.11	22.01.11	100	150	4
		23.01.11	50	50	5
	23.01.11	29.01.11	50	50	6
141	20.01.11	22.01.11	450	450	2
	31.01.11	30.01.11	150	150	-1
<1> Отрицательный период просрочки  означает, что платеж покупателем  был осуществлен до наступления критического срока оплаты.
Примечание – составлено на материалах ТОО «Здоровая еда»