Порядка учета расчетов с подотчетными лицами

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы.

 Учет по расчетам с подотчетными  лицами ведется на счете 71 «Расчеты  с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

 Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по  дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

 На данном предприятии в течение 2012 года были выданы подотчетные суммы на представительские, командировочные и административно – хозяйственные расходы в следующих размерах:

 

 

Вид расходов	Сумма, руб.	Структура, %
Представительские расходы	-	-
Командировочные расходы	154890	35,38
Административно-хозяйственные расходы	282909	64,62
Итого	437799	100

Наибольшая доля расходов подотчет приходится на административно-хозяйственные и составляет 64,62%, а на командировочные немного меньше – 35,38%. За 2012 год у ООО «Эмметево» не производилось выдача денег под представительские расходы.

Предприятием ежемесячно выдается подотчетная сумма подотчетному лицу, и в зависимости, на что они потрачены, эта сумма бывает различной. Например, ООО «Эмметево» подотчет выдал за три месяца 2012 года следующие суммы:

Месяц	Сумма, руб.
1. Январь	17578
2. Февраль	64615,75
3. Март	62095,5

 

2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 11 - Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

 Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой  выдаче.

 В ООО «Эмметево» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

 Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления ссуды)

 Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы  и расходы"

- отражена курсовая разница  при возвращении подотчетного  лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

  Дебет 19 " Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре  по приобретенным запчастям;

 Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

- приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

 Дебет 26 "Общехозяйственные  расходы" Кредит 71

- приобретены канцелярские принадлежности  подотчетным лицом;

  Дебет 50 "Касса" Кредит 71

- на суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

 Дебет 70 "Расчеты с персоналом  по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

 Дебет 73 "Расчеты с персоналом  по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

 Дебет 91 "Прочие доходы и  расходы" Кредит 71

- если недостачу по расчетам  с подотчетным лицом нельзя  возместить. Дебет 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства;

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.

Они составляют:

а) расходов по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

 в) расходов по проезду к  месту служебной командировки  и обратно к месту постоянной  работы (включая страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату  услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда

 На примере можно увидеть, как данное предприятие отражает в учете командировочные расходы. Зам. директору Лапшиной А. К. выдано на командировочные расходы 500 рублей, срок командировки 1 день. Лапшина А. К. представила билеты за проезд на общественном транспорте 420 рублей.

В авансовом отчете Лапшиой А. К.. отражено:

Проезд – 420 рублей с учетом НДС

Всего: 420 рублей.

Делаем расчет по авансовому отчету

По проезду

НДС= 420 х 18 / 118 =64 руб., расходы по проезду 420-64=356 руб.

 

 

 

 

Отражаем перечисленные операции на счетах:

Содержание	Дебет	Кредит	Сумма
Выдано Лапшиной А. К. под отчет	71	50	500
Расходы по авансовому отчету в пределах норм	26	71	420
НДС по командировочным расходам (из билетов общественного транспорта)	19	71	64

  Для целей налогообложения принимается сумма в размере 420 руб.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее 3-х дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки. (500-420 =80 рублей).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

3. Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Эмметево» Яльчикского района ЧР

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "Услуги связи".