Порядка учета расчетов с подотчетными лицами

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена, и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета.

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации

работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением

трудовых обязанностей. Компенсация должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

 Выплаченная компенсация должна  быть включена в совокупный  годовой доход работника, облагаемый  налогом на доходы.

 Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ООО «Эмметево» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное - не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 8000 рублей.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в

этом  случае   счет-фактура   не  предоставляется,  а   без   этого  документа

организация не вправе принять к вычету НДС.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки.

Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации,

широкое   внедрение   типовых  унифицированных   форм,  повышение

уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

 

 

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

На примере конкретного предприятия ООО «Эмметево» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов с подотчетными лицами.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Как выяснилось, на предприятии деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам, так как не всегда есть возможность приобретения ТМЦ безналичным путем.

В ООО «Эмметево» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами.

 Бывает, что к учету принимаются  отчеты с приложением товарного чека, где указано «хозтовары» или «канцтовары». Это недопустимо, так как товарный чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке.

У предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование наличных денежных средств на свои нужды, поступившие в кассу от покупателей. Бухгалтерия предприятия забывает, что существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение ТМЦ, и выдает данные денежные средства сотруднику организации.

В ООО «Эмметево» все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица, так как подтверждающим документом является только кассовый чек. Чтобы исправить данную ситуацию необходимо заключить договор на оказание услуг сотовой связи, тогда операторы смогут предоставить все подтверждающие документы.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с

подотчетными  лицами,   является   авансовый   отчет.  Бухгалтерский   учет

расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Гражданский кодекс РФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2009.

2. Налоговый кодекс РФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2010.

3. Трудовой кодекс РФ. – М.: ЗАО  «Славянский дом книги», 2009.

4. О бухгалтерском учете: Федеральный  закон № 129-ФЗ от 21.11.96.

5. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ № 33н от 06.05.1999.

6. План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  организаций: Приказ Министерства  финансов России №94 от 31.10.2000.  
           7. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78

8. Арефкина Е. И. Правовые основы  бухгалтерского и налогового  учета и аудита в Российской  Федерации: Учебное Пособие для  студентов вузов. - М.: 2004.

9. Артеменко В.Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ. - М.: ДИС, 2006.

10. Бухгалтерский учет. Учебник / Под  ред. А.Д. Ларионова. - М.: Проспект,2005.  
11. Бухгалтерский учет. Учебник / Под ред. Бабаева Ю.А. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

12. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002.

13. Волкова Л.В. Командировки по  России: расходы на проезд и  проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58.

14. Глушков Е.П. Бухгалтерский учет  на современном предприятии. -М.: Кнорус, 2006г.- 615 с.

15. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44

16. Земсков В.В. Командировки по  России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41

17. Кондраков Н.П. Бухгалтерский  учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.

18. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.

19. Пизенгольц М.З. Бухгалтерский  учет в сельском хозяйстве. Т.1 Ч.1. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. – 4-е изд., перераб. И доп. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 488 с.

20. Экономика отраслей АПК / И.А. Минаков, Н.И. Куликов, О.В. Соколов и  др.; Под ред. И.А. Минакова. – М.: КолосС, 2004.

21. Савицкая Г.В. Экономический анализ: Учеб. / Г.В. Савицкая. – 10-е изд., испр. – М.: Новое знание, 2004.

22. Экономика и организация сельскохозяйственного производства/А.Э. Сагайдак, О.Г. Третьякова, А.Д. Екайкин и др.; Под ред. А.Э. Сагайдака. – М.: КолосС, 2005.