Автоматизированная система бухгалтерского учета Министерства здравоохранения Республики Тыва

В низу экрана появляется меню: выход из программы, итоги, печать. Пункт “итоги” позволяет просмотреть итоги за день, за месяц и за год. Пункт “выход из программы” предназначен для выхода в главное меню программы.

Пункт “мемориальный ордер” предназначен для обработки мемориального ордера 1, и содержит подпункты: конец работы программы, просмотр ордера на дату, печать ордера, корректировка ордера-дебет, корректировака ордера-кредит, просмотр остатка, справка для главной книги, справка к ордеру, вторые записи, вторые записи - печать, системные работы. Пункт “системные работы” предназначен для обработки баз данных мемориальных ордеров и содержит подпункты: конец работы, создание копии мемориальных ордеров, восстановление мемориальных ордеров, чистка мемориальных ордеров за месяц, подготовка к новому году. Это меню позволяет копировать, восстанавливать из копий, очищать и подготавливать к новому году мемориальные ордера.

Пункт “сводка по субсчету” предназначен для просмотра и распечатки на принтере справки по статьям расхода для каждого учреждения, с указанием кода и наименования показателя.

Пункт “системные работы” предназначен для обработки баз данных и состоит из подпунктов: выход в меню, подготовка к следующему месяцу, ежедневная копия баз данных, восстановление баз данных с дискеты, подготовка к новому году, настройка кода назначения.  Подпункт “настройка кода назначения” предназначен для ввода субсчета и соответствующего ему кода назначения.

Пункт “конец работы с программой” предназначен для выхода из программы и окончания работы.

Автоматизированная информационная система “Мемориальный ордер №8” предназначена для автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами. Запуск программы производится командным файлом am8.bat. После этого необходимо указать пароль, для ограничения возможности несанкционарованного доступа к данным, их корректировки, изменению и удалению. Главное меню программы, состоит из следующих пунктов:

конец;

список подотчетных лиц;

авансовый отчет;

мемориальный ордер №8;

ежемесячная копия баз данных;

подготовка к следующему месяцу.

Пункт “список подотчетных лиц” предназначен для просмотра списка подотчетных лиц, остатка подотчетных сумм и распечатки на принтере.

Пункт “авансовый отчет” предназначен ввода авансового отчета, просмотра авансовых отчетов, просмотра оборотной ведомости.

Пункт “мемориальный ордер №8” предназначен для записи данных в ордер, просмотр ордера на экране и его распечатки.

Пункты “ежемесячная копия баз данных” и “подготовка к следующему месяцу” предназначены для создания копии базы данных на дискете, для резервного копирования, и подготовки данных к следующему месяцу, то есть подсчет итоговых сумм и перенос на начало месяца.

Пункт “конец” завершает работу с программой и передает управление операционной среде.

Также имеются программы ведения мемориальных ордеров 6 и 7, подготовки главной книги и составление бухгалтерского баланса. При работе данными программами исходными источниками информации служат базы данных введенных другими АИС. При составлении главной книги имеется следующее меню:

конец работы программы;

оглавление журнала;

остатки на начало месяца;

мемориальные ордера;

просмотр и печать журнала;

системные работы;

настройка.

Пункт “оглавление журнала” позволяет просмотреть мемориальные ордера вошедшие в оглавление журнала, необходимо указать дату, месяц и год, и система выберет информацию за указанное время.

Пункт “остатки на начало месяца” позволяет просмотреть остатки сумм по субсчетам на начало указанного месяца, внести исправления или удалить.

Пункт “мемориальные ордера” позволяет просмотреть информацию по любому указанному мемориальному ордеру. При этом будет указана сумма по кредиту и по дебету счетов, которую можно исправить или удалить.

Пункт “просмотр и печать журнала” позволяет  подготовить книгу “Журнал-главная”, просмотреть обороты, итоги, перенести итоги, и распечатать на принтере.

Пункт “системные работы” предназначен для резервного копирования баз данных. Файлы баз данных можно копировать на дискеты, восстанавливать с дискет, очищать, и удалять информацию.

Пункт “Настройка” позволяет настраивать мемориальные ордера для определенного учреждения, и подготавливать информацию к следующему году.

Пункт “конец работы программы” завершает работу и передает управление операционной системе.

Главное меню автоматизированной информационной системы “баланс исполнения сметы расходов” состоит их следующих пунктов: конец работы, оборотная ведомость, баланс, системные работы. Пункт “оборотная ведомость” состоит из следующих подпунктов;

конец работы;

ввод;

подсчет сальдо;

просмотр;

печать;

перенос сальдо;

Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню. Пункт “ввод” позволяет обрабатывать информацию за определенный месяц и вводить ее в базу данных. Пункт “подсчет сальдо” подсчитывает сальдо по каждому субсчету. Пункт “печать” позволяет просмотреть оборотную ведомость на экране и распечатать. Пункт “перенос сальдо” позволяет переносить сальдо субсчетов из одного месяца в другой.

Пункт главного меню “баланс” состоит из подпунктов:

конец работы; настройка; выбор сальдо; баланс; справка;

Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню программы. Пункт “настройка” предназначен для настройки строк баланса и формул для их подсчета. Пункт “выбор сальдо” предназначен для выбора периода ввода сальдо на начало и на конец отчетного периода. Пункт “баланс” позволяет вывести на экран и распечатать на принтере баланс за один месяц, за квартал и за год. Пункт “справка” предназначен для распечатки справки к балансу.

Контрольный пример основан на фактических документальных фактах работы бухгалтерии Министерства здравоохранения Республики Тыва. Бухгалтерский учет ведется в разрезе нескольких учреждений (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 30), 

4.2. Цели и задачи решаемые автоматизированной системой.

Автоматизированная информационная система Министерства здравоохранения Республики Тыва позволяет бухгалтеру полностью автоматизировать учетный процесс и составление отчетов.

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи.

Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись.

В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течении длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

4.3. Сравнительная характеристика системы.

При анализе современных систем управления базами данных используется несколько групп критериев оценки:

1.                   1.Качественные: гибкость, адаптивность, понимаемость для новых пользователей, совместимость с другими системами, возможность конвертирования для использования в другой вычислительной среде, возможность восстановления, возможность членения или расширения структуры.

2.                   2.Стоимостные: стоимость обновления, создания, реорганизации, сопровождения, стоимость памяти, стоимость СУБД.

3.                   3.Производительность: ввод связанных данных, выборка связанных данных, формирование отчета, язык программирования, скорость работы СУБД.

4.                   4.Общие: состояние документации, простота освоения, простота использования, обработка ошибок, ценность.

5.                   5.Технические: максимальное число записей, максимальный размер записей, максимальное количество полей в записи, размеры полей (символьного, типа data, логического, типа memo, числового), допустимое число открытых файлов, допустимое число открытых файлов БД, необходимый объем винчестера, необходимый объем оперативной памяти для работы программ, размер индексного файла.

6.                   6.Быстродействие: загрузка и выгрузка данных в последовательный файл (сек.), последовательность чтения БД или перемещения указателя по базе (сек.), вывод одной записи база данных на экран монитора  (сек.), поиск записи (сек.), изменение одной записи (сек.), добавление одной записи  (сек.), удаление одной записи (сек.), сжатие БД после удаления записей (сек.), сортировка БД (сек.), индексирование БД (сек.).

Согласно данных критерием в приложении 29 приводится некоторые значения выявляющие эффективность использования программных пакетов СУБД.

Исходя из вышеизложенных данных можно сделать следующий вывод:

1.                   1.Наиболее быстродействующими можно считать СУБД FoxPro и компилятор Clipper 5.0.

2.                   2.Особое внимание стоит обратить на возможность СУБД работать с русскими буквами. Среди рассмотренных систем только Paradox допускает использование русских букв в названиях полей.

3.                   3.Потребителям, имеющим персональные компьютеры малой мощности, следует воздержаться от применения последних разработок и использовать такие пакеты, как dBase III+, FoxBase+ 2.10, Paradox 3.0 и Clipper’ 87.

4.                   4.Для пользователей, предпочитающих интерактивных режим работы, а также для организации баз данных в локальных вычислительных сетях наилучшим вариантов выбора будет пакет dBase IV, FoxPro 1.01 или Paradox 3.5.

5.                   5.Для разработки автоматизированных систем управления крупным производством или сложными процессами с применением мощных персональных компьютеров лучше воспользоваться СУБД Clipper 5.0 с набором библиотек.

6.                   6.Все рассматриваемые пакеты имеют сетевые версии, обеспечивающие возможность работы в вычислительных сетях.

7.                   7.Обработка запросов на языке SQL реализована только в СУБД dBase IV и Paradox 3.5, а также включена в дополнительные библиотеки СУБД Clipper.

8.                   8.Только Clipper позволяет создавать исполняемые файлы программ, остальные пакеты для выполнения откомпилированных программ требуют наличия Среды самой СУБД или Run-Time версии.

9.                   9.Наилучшие средства обработки реляционных запросов с использованием языка QBE предоставляет Paradox, менее совершенными средствами обладает dBase IV. Остальные пакеты не включают язык QBE.

10.                10.Наиболее мощные графические средства предлагают FoxPro и Clipper.

11.                11.СУБД dBase IV является безусловным лидером в удобстве формирования экранных форм и отчетов.

12.                12.Основным преимуществом СУБД Paradox является возможность одновременной работы с несколькими таблицами (базами данных), а также наличие мощных средств генерации отчетов и экранных форм.

13.                13.Важной особенностью FoxPro является возможность использования “мыши”.

14.                14.Универсальной СУБД, удовлетворяющей потребности всех без исключения пользователей, не существует. Поэтому при выборе СУБД следует руководствоваться следующими принципами:

                    определить особенности решения задач конкретной ПО;

                    проанализировать возможность известных СУБД;

                    из рассмотренных характеристик СУБД выделить те, которые имеют прерогативное значение для решения поставленных задач;

                    предпочтение отдать той СУБД, набор характеристик которой наиболее полно отвечает запросам пользователя.

4.4. Преимущества и недостатки системы.

Несмотря на видимую защищенность системы от несанкционированного доступа, данный вид защиты не обеспечивает необходимого уровня защиты информации. Пароль входа в автоматизированную информационную систему может быть открыт с помощью небольших комбинаций с псевдокодом программы. Это позволяет любому злоумышленнику проникнуть в систему.

Так же нет защиты информации в файлах баз данных. Поэтому информация из базы данных может быть изменены непосредственно редактором баз данных FoxBase+ или аналогичным. Необходимо отметить, что в современных условиях методы защиты доступа к информации, ее изменению, удалению и порчи, должны обеспечивать необходимый уровень. В противном случае это может привести к крупным сбоям в работы программы и всего учреждения.

Основным методом решения данной проблемы является улучшение методов защиты с помощью криптографического преобразования информации. Хранение информации должно производится в зашифрованном виде, а при необходимости должна быть расшифрована в памяти компьютера и обработана. Однако данный метод заметно уменьшит скорость обработки данных, но позволит обезопасить пользователя от негативных последствий нелегального доступа к базе данных.

Современные методы защиты, могут лишь на некоторое время позволяют защитить программное обеспечение от нелегального использования. По истечении этого времени появляется множество программ позволяющих взломать пароли к тем или иным информационным системам.

Интерфейс автоматизированной информационной системы требует небольших доработок, так как выход из нижестоящего по иерархии меню осуществляется только через запуск определенного пункта. Это усложняет процесс освоения и работу пользователя с программой.

Так как программы работают в режиме MS-DOS пользователю это предоставляет определенные неудобства. Например: невозможен вывод графической информации, перенос данных в формат Window’s, интерфейс низкого качества. Эти проблемы можно решить путем преобразования программы в формат Window’s.

Для этих целей была создана систему управления базами данных FoxPro работающая в операционной системе Window’s. Эта программа предоставляет пользователю множество дополнительных функций: работа с окнами, макрокоманды, система меню, поддержка мыши, возможность построения графиков, вывод их на экран и на принтер, упрощается перенос информации в другие приложения и ее обработка.