Автоматизированный бухгалтерский учет

 

Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создания оптимальной структуры  управления являются актуальными для  любого руководителя. Приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов  и программ позволяет не только автоматизировать бухгалтерский учет, но и навести  порядок в складском учете, в  снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее  рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. При ведении  бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием

Учет финансового состояния  и анализ динамики развития предприятия, базирующиеся на учетной информации, в настоящие время являются основами процесса управления.

В целях получения информации, необходимой для управления производственной ихозяйственной деятельностью, предприятие  на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС.

Современные информационные технологии позволяют унифицировать  и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения  финансовой отчетности предприятия  для принятия решений. В этой связиБУИС  рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью  предприятия в условиях рынка. Такая  система служит связующим звеном между хозяйственнойдеятельностью и людьми, принимающими решения В  ней осуществляютсясбор, регистрация  данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, – выходом из нее. Главная цель функционирования

БУИС на предприятии –  обеспечить руководство предприятия  финансовой информациейдля принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использованияограниченных  ресурсов.

Некоторые предприятия также  используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается  автоматизированная система управления предприятием.

 

2.Структура программного комплекса БУИС для малых предприятий.

Система позволяет автоматизировать учет материалов, производственных запасов, основных средств, товаров, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций. Информация поступает из первичных документов, предварительносформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.

Для упрощения учета и  настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов идругие). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Основными учетными регистрами в такой системе обычно являются регистры сводного учета(главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии и включает в себя следующие основные функции:

− операции;

− документы;

− отчеты;

− установка;

− сервис(приложение1)

Функция главного меню «Операции» включает следующие пункты:

− журнал;

− фильтр;

− исходные остатки;

− новый журнал.(Приложение 2)

Пункт меню «Журнал» служит для ввода информации с привычных  документов вжурнал хозяйственных  операций. Журнал хозяйственных операций – это ядро программного комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета.

Пункт меню «Фильтр» создает  возможность выбора и фильтрации хозяйственных операций по различным признакам в различных сочетаниях. Пункт меню «Исходные остатки»позволяет ввести начальные остатки средств на счетах и начать работу с программой, автоматизируя бухгалтерский учет предприятия.

Пункт «новый журнал» осуществляет переход от ведения журнала в прошлом году к ведению – в текущем.

Функция «Документы» включает следующие пункты:

− заполнение;

− архив.

Пункт меню «Заполнение» служит для занесения информации в бланки первичныхдокументов; печать пустых и  заполненных бланков. Пользователю необходимо выбрать наименование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соответствующие поля.

Пункт меню «Архив» дает возможность работы с документом, который был введенранее, что  позволяет скорректировать информацию, сэкономить время при введении аналогичной информации.

Функция «Отчеты» включает в себя следующие пункты:

− оборотная ведомость;

− главная книга;

− журналы-ордера;

− ведомости;

− баланс;

− приложения.

Функция «Отчеты» необходима для генерации оборотных ведомостей, главнойкниги, журналов-ордеров и  различных ведомостей по любому счету за любой период; баланса и приложений к нему.

Функция «Установка» обеспечивает поддержание в актуальном состоянии следующих справочников:

− план счетов – формирование плана счетов в соответствии с  потребностями

бухгалтерского учета  конкретного предприятия;

− типовые операции –  определение пользователем часто выполняемых хозяйственных операций и формирование по ним расчетов и проводок;

− бланки – создание бланков  любых документов;

− определения – введение значений ставок, процентов и сокращений как переменных, используемых для расчетов полей документов, проводок, описываемых в типовых операциях;

− реквизиты – введение реквизитов конкретного предприятия для автоматического их фиксирования в документах и отчетах;

− журналы-ордера – выбор  стандартных журналов-ордеров;

− ведомости – выбор  стандартных ведомостей;

− отчеты – настройка  отчетных форм.

Функция «Сервис» реализует  следующие дополнительные возможности  по работес информацией:

− считать из файла;

− записать в файл – производится запись в файл с именем, отличным от текущего;

− сохранить – сохраняется  редактируемый файл.

− информация – информация о системе.

 

 

 

 

2.1.Структура программного комплекса БУИС для средних предприятий.

Для автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях обычно используют БУИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческийучет частично или полностью. Подобные БУИС в настоящее время являются наиболеепопулярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения посколькумогут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых развивается бизнес предприятия.(приложение 3)

Модуль «Финансовый учет»  позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерскогоучета. Основными его  учетными регистрами являются аналитические  регистры (журналпервичных документов, журнал хозяйственных операций) и  регистры сводного учета

(Главная книга, оборотные  ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных  операций.

Работа с программным  комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов.

Обычно настройка системы  осуществляется в 3 этапа:

Этап 1 – настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета; (например: реквизитов предприятия, т.к. они будут печататься  в отчетных формах, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера приработе с системой, и других дополнительных возможностей).

Этап 2 – настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций,материально-ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выполнить настройку правил формирования баланса. Словари системы также можно настраивать позже, непосредственно при вводеинформации с первичных документов. Применение словарей в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации – ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм. По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (например, справочники наименованийдокументов, единиц измерения, услуг по счету, операций движения). Сложные справочники имеют два и более уровня вложенности. Это делается для того, чтобы облегчить работу собъемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместитьна экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит изразделов (их 9, в соответствии с планом счетов). Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из которых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочникорганизаций и ответственных лиц, который состоит из уровней:

− разделы (группы организаций-контрагентов, материально-ответственные иподотчетные лица);

− подразделы (названия организаций, фамилии материально-ответственных  иподотчетных лиц);

− банковские реквизиты, организации, должности, паспортные данные лицевогосчета  работников).

Этап 3 – перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остаткипереносятся из главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройкесистемы все данные об остатках вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытииучетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Первоначальная настройка  системы выполняется, как правило, ответственными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы – разработчика.

Ведение бухгалтерского учета  в БУИС состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматривается  два способа оформления хозяйственных операций в журнале хозяйственных операций.

Первый способ. Сначала  создается первичный документ. После  подтверждения егоиспользования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованиемданных этого документа.

В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает следующие этапы:

Регистрация * Печать* Учет

Цель регистрации –  ввести в систему необходимую  информацию о документе.

Регистрация любого документа, как правило, можно выполнить  следующим образом:

− вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

− с использованием данных ранее зарегистрированного документа;

− с использованием образца  документа, заранее подготовленного  и хранящегосяв соответствующем  словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый документ и предлагает уточнить их.

После регистрации первичный  документ может быть отпечатан. Перед  печатьювозможно внести коррективы в текст документа. Кроме самого документа, можно распечатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие.

После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете.

Результатом чего является зарегистрированная операция в журнале хозяйственных операций.

Второй способ. Регистрация  хозяйственной операции непосредственно  в журналехозяйственных операций на основе первичного документа.

В этом случае имеет место  дублирование информации при заполнении первичныхдокументов и при заполнении журнала хозяйственных операций.

В БУИС учет всех хозяйственных  операций ведется в журнале хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитическихсчетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электрон ная инвентарная картотека. В ней регистрируются новые инвентарные объекты, отражаются

операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном учете, рассчитывается амортизация (в том числе и для автотранспорта в зависимости от пробега) и автоматически результаты расчета переносятся в журнал хозяйственных операций.

Электронная инвентарная  картотека служит для хранения индивидуальных характеристик основных средств (заводские номера, содержание драгоценных металлов и др.), расчета амортизации.