1. ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1. Основные работы в компьютерной бухгалтерии

   Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости  от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. [13, c.12]

   Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять  некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением  первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

   Так как весь бухгалтерский и налоговый  учет ведется на основании первичных  документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

   Остальные документы попадают в бухгалтерию  из других подразделений или из сторонних  организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. [12, c.11-13]

   Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже.  Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.

   На  основе первичных документов создается  журнал хозяйственных операций. При  отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером  вручную. Любая бухгалтерская программа  автоматически создается журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В  идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

   Каждая  хозяйственная операция порождает  одну или несколько проводок, которые  помещаются в журнал проводок. Эта  операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных  с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

   Требования  ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно  увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.

   Кроме первичных документов, журнал хозяйственных  операций и проводок, любая бухгалтерская  программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

   Конечная  цель работы любой бухгалтерии –  составление отчетов по результатам  хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна. [29, c.9-13]

   В бухгалтерском учете имеется  ряд периодических действий, которые  следует регулярно выполнять. Начислять  и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.

   Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

   Бухгалтера  в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор  или настенный календарь оказывается  значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко. [12, c. 151-153]

   Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила  учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной  работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление.

   Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности  учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.

   Современные бухгалтерские программы вышли  за рамки автоматизации бухгалтерской  деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия.  Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.

   Практически все бухгалтерские программы  позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные  отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют  облегчить ведение складского учета  и учет взаимоотношений с контрагентами.

   Хотелось  бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским  программам. Они сильно уступают современным  универсальным программам в продуманности  пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec  до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.

   Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки  и обновления. В большинстве случаев  для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские  программы становятся все сложнее и запутаннее. [19, c.11-16]

   Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.

1.2. Характеристика автоматизированных систем

   «Идеал» для системы бухгалтерского и  управленческого учета с точки  зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой  информации по всему предприятию  на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно.

   Когда система работает эффективно, это  означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен  круг задач, отлажены документооборот  и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

   Комплексный подход к внедрению (настройка программного обеспечения с одновременной  технической разработкой и поддержкой проекта)  позволяет руководству компании получить на выходе систему управления предприятием как единым комплексом, с отдельными офисами, являющимися только «звеньями цепи» и частью целого. А это, в свою очередь дает возможность оперативно и эффективно управлять объединенным ресурсам компании – товарооборотом, складам, денежным средствам и дебиторской задолженностью.[25, c.9-12]