Автоматизация учета общественных расходов ЗАО «СЛАТАН

   Для решения выбранной задачи автоматизации наиболее важны 3 вида обеспечения: информационное, техническое и программное.

   Информационное обеспечение важно, прежде всего, системой документации на предприятии (документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета).

   Техническое обеспечение будет позволять  решить задачу автоматизации посредством  технических средств, представленных на предприятии персональными компьютерами(на базе процессора Intel Pentium 3, Intel Pentium 4, а также Intel® Core™ 2 Duo) .

   Программное обеспечение позволит решить задачу автоматизации, посредством использования  имеющихся на предприятии программных продуктов(пакеты программ - Excel 97 или Access 97 и прочее).

Более подробно требование к видам обеспечение  описано в Приложении А.

   1.3 Описание подсистемы  АСУ

   В качестве подсистемы АСУ была выбрана подсистема бухгалтерского учета и управления финансовой деятельностью ЗАО «Слатан».

   На  данной данная подсистема система на предприятии автоматизирована при  помощи программного продукта «БухСофт».

Программа "БухСофт: Предприятие" предназначена для  комплексной автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого, кадрового, складского и оперативного учета на предприятии в полном соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.

 
       Во всех программах БухСофт  все первичные документы (платежные поручения, накладные, счета-фактуры, акты, справки и т.д.) и вся отчетность в бумажном и электронном виде (баланс, декларации, расчеты) формируются в MS Excel . 
 
       Автоматизация учета основных средств. Учет основных средств осуществляется в отдельном многоуровневом древовидном справочнике, что позволяет обеспечить гибкую и наглядную работу с ним. Учет основных средств предусматривает параметры, необходимые для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Данные параметры основного средства полностью соответствуют первичным документам и налоговым регистрам. На основе введенной информации осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового учета.  
 
       Автоматизация учета нематериальных активов. 
       Аналогично учету основных средств учет нематериальных активов учитывает отдельно как требования бухгалтерского, так и налогового учета к данному виду амортизируемого имущества. Параметры нематериальных активов, которые предлагается ввести в программе, полностью соответствуют данным соответствующих первичных документов и налоговых регистров. На основе введенных данных осуществляется расчет амортизации, как для бухгалтерского, так и для налогового        

 Автоматизация учета амортизации имущества предприятия. 
       Расчет амортизационных отчислений осуществляется ежемесячно в автоматическом режиме по данным справочников основных средств и нематериальных активов. Программа формирует подробный отчет о порядке расчета суммы месячной амортизации по каждому виду амортизируемого имущества. По данным амортизации для целей бухгалтерского учета формируются проводки в журнал хозяйственных операций. По данным амортизации для целей налогового учета формируются операции в налоговый учет.  

Автоматизация учета материально  производственных запасов  предприятия. 
       Материально производственные запасы состоят из справочника материалов, товаров и продукции. Справочники построены в виде древовидной структуры. В программе учитывается широкий спектр различных данных и характеристик материалов, товаров и продукции. Предусматривается возможность учета товаров по ставке НДС 18%, 20%, 10%, 0% и по товарам, не облагаемым НДС. При необходимости список требуемых параметров и характеристик может быть увеличен       

 Автоматизация учета покупок и продаж. 
       В учете продаж и покупок автоматически заполняются и выводятся на печать книги продажи и покупок, а также журнал выставленных и полученных счетов-фактур. В учете продаж предусмотрено также автоматическое формирование и вывод на печать следующих документов к данной сделке: счет, счет-фактура, приходный кассовый ордер, накладные, несколько видов типовых договоров и актов. Одним из преимуществ программы в части учета продаж и покупок является автоматическое ведение учета по расчетам с дебиторами и кредиторами и автоматическое формирование проводок по данным отгрузки, оприходования и оплат.  
      

 Автоматизация складского учета предприятия. 
       Программа позволяет осуществлять многоскладской учет с контролем за перемещениями товаров с одного склада в другой или в магазины и т.д. Складкой учет напрямую связан с операциями по учету продаж и покупок. При осуществлении покупок, оприходуемые товары могут быть оформлены на соответствующий склад (склады), при реализации товаров возможно выборка товара с различных складов. Складской учет позволяет сформировать остатки на складах на любую установленную дату и вывести на печать такие документы, как приходные накладные, расходные накладные, карточка движения товара по складам, оборотная ведомость и оборотно-сальдовая ведомость за заданный период.  

Комплексная автоматизация кадрового  учета и расчета  зарплаты 
       Функция Зарплата, Табель, Кадры позволяет осуществлять комплексный учет кадрового состава с выводом на печать автоматически заполняемых соответствующих документов (штатное расписание, трудовой договор, приказы, лицевой счет и т.д.). Программа позволяет с высокой степенью автоматизации вести табельный учет использования рабочего времени. Расчет заработной платы учитывает все особенности расчетов по оплате труда с автоматическим расчетом НДФЛ и ЕСН, формированием всех необходимых документов, как первичных, так и отчетных. Подробнее читайте в разделе "БухСофт: Зарплата".  
      

 Автоматизация учета денежных средств. 
       Учет денежных средств осуществляется через программные формы Банка и Кассы. В данные формы попадают вся необходимая информация по операциям из Учета продаж и покупок и из Журнала хозяйственных операций. Учет средств в банке позволяет быстро и легко формировать платежные поручения, в том числе с учетом требований кодировки назначения платежей по налогам и сборам. Учтено множество иных полезных возможностей.

 
       Основное производство (Вспомогательное производство). 
       Учет расходов на основное (вспомогательное) производство продукции или услуг осуществляется отдельно по каждому виду производимой продукции через форму Производство. Программа позволяет оформить списание материала со склада или приобретенных услуг в основное (вспомогательное) производство и учесть иные виды расходов. Данные о производственных затратах поступают в налоговый учет. В разделе "Выпуск продукции" программа отражает операции, связанные с количеством и ценой выпущенной продукции или услуг. Раздел "Незавершенное производство" отображается объем производственных расходов в пользу конкретной продукции, ее выпуск и объем незавершенного производства по каждому наименованию 

Журнал  операций. 
       Журнал хозяйственных операций отражает все проводки, сформированные из отдельных операций. При необходимости существует возможность ввода любых проводок, которые не нашли отражение в отдельных операциях. Из формы Журнала операций предлагается на печать любые виды отчетов по синтетическим счетам и аналитическим наименованиям за любой период. К данным документам в частности относятся такие регистры бухгалтерского учета, как: Главная книга, Оборотно-сальдовая ведомость, Карточка счета, Журнал ордер, аналитические отчеты и т.д. 

Комплексная автоматизация налогового учета. 
       Форма налогового учета представляет собой список операций по приобретению и выбытию имущества, приходу и расходу денежных средств и иных операций, влияющих на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в соответствии с главой 25 НК РФ. По данным налогового учета выводятся на печать автоматически заполненные регистры налогового учета с учетом рекомендаций МНС РФ. Операции по налоговому учету формируются на основе данных первичных операций программы и на основе данных бухгалтерского учета. При необходимости форма налогового учета позволяет откорректировать операции или добавить новые операции. На основе данных налогового учета автоматически формируется Декларация по налогу на прибыль.        

 Отчетность. 
       Программа БухСофт обеспечивает не только комплексную автоматизацию учета предприятия, но и формирует всю необходимую отчетность. Бухгалтерская и налоговая отчетность состоит из соответствующих утвержденных форм и предполагает их автоматическое заполнение по данным программы за установленный период.  
 
 
 

   1.3.1 Состав и характеристика задач подсистемы

 

Таблица 2  - Задачи подсистемы Управления бухгалтерским учетом и экономической деятельностью

Наименование  задачи	Контрагенты	Перечень информации	Степень автоматизации
1. учет  основных средств	Начальник отдела продаж, начальник транспортного  отдела	Кол-во ОС, амортизация  ОС, стоимость ОС	Автоматизировано  при помощи программы «БухСофт»
2. учета  покупок и продаж	Начальник отдела продаж	Кол-во проданной  продукции, кол-во закупленной продукции	Автоматизировано  при помощи программы «БухСофт»
3. складского  учета предприятия	Начальник склада	Кол-во товара и  материала на складе, пришедшая и  отгруженные товары и  материалы	Автоматизировано  при помощи программы «БухСофт»
4. учета  денежных средств	Начальники  всех отделов	Кол-во полученных и потраченных денежных средств	Автоматизировано  при помощи программы «БухСофт»
5. учет  общехозяйственных расходов	Начальник склада, начальник отдела продаж, начальник  пошивочного цеха	Сумма расхода, отчетность перед поставщиками данных услуг	Не автоматизировано
6. учет  материальных ценностей	Начальник отдела продаж	Кол-во МЦ, выбывшие - поступившие МЦ	Автоматизировано  при помощи программы «БухСофт»
7. учёт  расхода ГСМ по гаражным номерам	Начальник транспортного  цеха	Расход ГСМ, закупленные ГСМ	Не автоматизировано
9. Расчёт заработной платы сотрудникам	Начальники всех отделов	Начисленная и  выданная ЗП	Автоматизировано  при помощи программы «БухСофт»

 
 

 

Рисунок 5 - Типовой бизнес-процесс учета общехозяйственных расходов по электроэнергии с «Мосэнергосбыт»

Необходимой автоматизации подлежит учет общехозяйственных расходов, т.к на данном предприятии нет единой БД по поставщикам услуг общехозяйственных расходов, также нет единой системы отчетности представляемой данным организациям для выставление счета за предоставленные услуги.  
 
 
 
 
 

   1.3.2 Информационная модель подсистемы

Схема документооборота  подсистемы Управления бухгалтерией и экономической деятельности

представляет собой схему состава документов и отделов в подсистеме, их взаимодействие и отражение организационной структуры управления.

      Схема документооборота  подсистемы Оперативное Управление Основным Производством представлена на рисунке 6.

Из схемы документооборота видно, как взаимодействуют между  собой отделы, как происходит обмен информации и документооборот подсистемы. В подсистеме Управления бухгалтерией и экономической деятельности взаимодействуют отделы: 

    

• Магазины  и торговые залы ,
• Склад,
• Пошивочный цех,
• Транспортный отдел,
• Бухгалтерия

 
 

      На  стрелках подписаны документы (входящие и выходящие), которые поступают  в отделы. 

 

      

 
 

 

 

 

                  

  

 

 

 

 

 
 
 

 

 
 
 

 

Рисунок 6 - Информационная модель подсистемы ОУОП

 

   1.3.3 Коммуникационная   модель   подсистемы