Автоматизация учета общественных расходов ЗАО «СЛАТАН

22. В бухгалтерской  отчетности также подлежит раскрытию  как минимум следующая информация:

-              расходы по обычным видам деятельности в разрезе элементов затрат;

-              изменение величины расходов, не имеющих отношения к исчислению себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг в отчетном году;

-              расходы, равные величине отчислений в связи с образованием в соответствии с правилами бухгалтерского учета резервов (предстоящих расходов, оценочных резервов и др.).

23. Прочие расходы  организации за отчетный год,  которые в соответствии с правилами  бухгалтерского учета не зачисляются  в отчетном году на счет  прибылей и убытков, подлежат  раскрытию в бухгалтерской отчетности  обособленно.

   1.5.3 Выбор метода решения задачи

 

В моем случае не будет альтернатив решения задачи, т.к. данная область управления будет определяться ПБУ 10/99, представленной в предыдущем пункте. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   2 ПРОЕКТНЫЙ РАЗДЕЛ

   2.1 Постановка задачи

 

Основное назначение автоматизации общехозяйственных расходов – сформировать данные по поставщикам услуг общехозяйственных расходов, также создать  систему отчетности представляемой данным организациям для получения счета за предоставленные услуги.

В основе построения автоматизации общехозяйственных расходов лежат следующие задачи:

• Составление единого отчета по общехозяйственным расходам для выявления их доли в общей сумме расходов;
• Систематизация данных о поставщиках общехозяйственных услуг, путем сбора в единую БД данных о поставщиках, о договорах с ними на предоставление услуг, договорных единицах и прочее;
• Создание типовой отчетности перед поставщиками, включающей ввод реквизитов компании и поставщиков на унифицированных бланках отчетности;
• Построение сравнительных таблиц учета расходов по общехозяйственным расходам за текущий и плановый период, для выявления отклонений;

 

При решении  задачи автоматизации общехозяйственных  расходов мы будем иметь следующую  входную информацию: 

• Наименование поставщика общехозяйственных услуг

• Местонахождение отдела поставщика, оказывающего общехозяйственные услуги

• Номер договора

• Тип оказываемых услуг

• Договорные величины услуг

• Текущие показания расхода услуг 

Выходной  информацией будет являться следующая информация: 

• Данные о поставщиках заданного типа услуг

• Данные о поставщике услуг по номеру договора

• Данные о поставщиках выбранного типа услуг и отдела оказывающего услуги

• Сумма расхода по общехозяйственным услугам за отчетный период

• Отклонения реальных показателей от нормативных

• Доля общехозяйственных расходов в общей сумме расходов 

   2.2 Основные концептуальные решения по задаче

После применения автоматизации, типовой бизнес- процесс  будет выглядеть следующим образом (рисунок 8).

 

   Рисунок 8 – Типовой бизнес-процесс учета общехозяйственных расходов по электроэнергии с «Мосэнергосбыт» «как будет»

   Данный  бизнес-процесс показывает нам, как  будет происходить автоматизация  учета общехозяйственных расходов после внедрения АСУ. Появилась  БД, в которую будут вноситься все показания текущего расхода услуг, а также отображено внесение выставленной суммы за оказания услуг в единую систему общехозяйственных расходов и подача результатов в бухгалтерию предприятия.  
 
 
 
 
 
 

     
 

   Рисунок 9 – Концептуальная схема базы данных «Учет общехозяйственных расходов» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Информационное  обеспечение задачи

   Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность.

   Информационное  обеспечение - это совокупность информации, необходимой для нормального функционирования автоматизированной системы, представленная в заданной форме. Таким образом, информационное обеспечение - это с одной стороны собственно информация, независимо от формы и способа ее представления, а с другой стороны - это все что связано с  системой управления базой данных.

   Информационное  обеспечение включает в свой состав внешнее информационное обеспечение  и внутреннее.

      2.3.1 Внешнее информационное обеспечение

   Внешнее информационное обеспечение представляет собой входную и выходную информацию.  Все входные данные фиксируются в базе данных путем ввода в систему.  На основе заполненной базы данных система может формировать различные выходные данные, такие как простые списков или составленные приказы. 

   Входной информацией  по учету общехозяйственных  расходов являются: 

   Договора  на оказания общехозяйственных услуг (номер договора, срок действия, условия  и прочее);

   Документы периодической отчетности перед  поставщиками общехозяйственных услуг (номер документа, показания счетчика, период и прочее);

   Информация  о поставщике общехозяйственных  услуг (наименование организации, банковские реквизиты и прочее); 
 

   Выходные  документы, которые может формировать  система – это:

   Бухгалтерская отчетность (счета за оказанные услуги, отражение общехозяйственных расходов по ПБУ и прочее);

   Формы отчетности перед поставщиками (форма  отчетности по израсходованной электроэнергии, форма отчетности по израсходованному теплу и прочее);

   Приказы по предприятию (приказ о назначении на должность ответственного лица по общехозяйственным расходам, приказ о нормах расхода общехозяйственных услуг и прочее); 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3.2 Внутреннее информационное обеспечение

      Внутреннее  информационное обеспечение представляет собой саму БД. Концептуальная модель БД представлена на рисунке 10.

      База  данных, в которых хранится информация о расходе общехозяйственных  услуг, постоянно обновляемая и  максимально подробная, систематизированная  по самым разнообразным признакам очень сильно упрощает работу не только бухгалтерского отдела, но и всего предприятия.

 
Рисунок 10 –Схема внешнее информационное обеспечение 
 

   Основные  сущности по задаче: 

   Поставщики  общехозяйственных расходов (центральный  элемент БД, так как речь идет о общехозяйственных расходах);

   документы организаций осуществляющих поставку (все предусмотренные  документы  по оказанию данного вида услуг);

   сведения  о расходовании услуг;

   контракты и договора;

   письменное  решение о заключении контракта  или договора;

   письменное  решение о расторжении контракта  или договора;

   приказ  о назначении на должность лица, ответственного по общехозяйственным  расходам;

   Основные  атрибуты перечисленных сущностей  представлены на рисунке 11. 
 

     

   Рисунок 11 – Атрибуты сущностей

2.3.3 Защита информации

 

   Надежность  автоматизированной системы требует  мер по безопасности и защите информации. Уровень мероприятий по защите информации, как правило, отстает от уровня автоматизации. Меры защиты и их реализация должны опираться на единую целостную теорию безопасности и защиты данных и требуют поэтапного внедрения. На практике пока предлагаются отдельные компоненты для решения частных задач, тогда как для обеспечения надежной защиты должен решаться целый комплекс программно-технических и организационных проблем с разработкой соответствующей документации.

   Проблема  обеспечения безопасности данных включает несколько аспектов:

   Гибкая, многоуровневая и надежная регламентация  полномочий пользователя.

   Наличие средств поддержания целостности  непротиворечивости данных. Подобные средства дают возможность осуществления контроля вводимых данных, поддержки и контроля связей между данными, а также ввода и модификации данных в режиме транзакции—набора операций, обеспечивающих поддержание согласованности данных;

   Это присутствие  в системе многофункциональных  процедур архивации, восстановления и  контроля данных, обеспечивающих их сохранность  при программных и аппаратных сбоях.

   Под безопасностью  понимается ее защищенность от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, а также от попыток хищения, модификации или разрушения ее компонентов. Различают внешнюю и внутреннюю безопасность. Внешняя включает как защиту от случайных внешних воздействий (например, природных: наводнение, пожар), так и защиту от несанкционированного доступа к информации и любых несанкционированных действий, внутренняя связана с регламентацией деятельности пользователей и обслуживающего персонала, с организацией дисциплины прямого или косвенного доступа к ресурсам системы и к информации.

   Под системой защиты обычно понимают единую совокупность правовых и морально-этических норм, организационных (административных), технологических  мер и программно-технических  средств, направленных на противодействие  угрозам с целью сведения до минимума возможного ущерба пользователям и владельцам системы.

    2.4 Изменение бизнес-процессов  подсистемы

 2.4.1 Бизнес – процесс  «Подача показаний расхода общехозяйственных услуг»

   При подаче величины расхода общехозяйственных  услуг с использованием программы «Бухсофт» происходит ниже описанный порядок действий.

   В конце  отчетного месяца (приблизительно за 2-3 дня до окончания отчетного  месяца) заведующий точки продаж списывает  показания счетчика на текущее положение, затем он отправляет полученные показания в бухгалтерию используя электронную почту. Бухгалтер сравнивает эти показания с плановыми, делая замет об отклонении в процентном отношении, выводя общий отчет по отклонению от плана по расходу общехозяйственных услуг. Далее он заполняет специальный бланк отчета перед поставщиком общехозяйственной продукции и ставит печать и подпись генирального директора. В установленный день бухгалтер сдает этот бланк в региональное отделение поставщика, ставя отметку о сданном отчете в специальном журнале учета сдаваемых показаний.

   Процесс сдачи показаний приведен на рисунке 12. 

   

   Рисунок 12 – Бизнес-процесс «сдача показаний  поставщику» 

 

   

   2.4.2 Бизнес процесс  «Оплата общехозяйственной продукции»