Автоматизация учета материалов

Содержание

 

 

Введение

 

Материальные ресурсы  являются предметами, на которые направлен  труд человека с целью получения готового продукта. Материалы, участвуя в процессе производства, потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на продукцию, работы, услуги. В настоящее время в условиях рыночной экономики определяющее значение приобретает качественные показатели, такие как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Поэтому необходимо максимально устранять потери и нерациональные расходы материальных ценностей, которые, в частности, могут возникнуть при неэффективной организации учета и контроля использования материалов.

В результате вышесказанного в условиях рыночной экономики актуальной становится тема автоматизации учета и контроля расхода материальных запасов на производство продукции (работ, услуг).

Улучшению ресурсосбережения способствует упорядочение первичной документации, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строго порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива и др.

Цель написания курсовой работы – исследовать на примере конкретного предприятия организацию бухгалтерского учета материально-производственных запасов, выявить недостатки существующей системы учета и разработать рекомендации по их устранению при помощи автоматизации учета.

 Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы  автоматизации учета материалов;

- рассмотреть организацию учета  материалов на конкретном предприятии;

- разработать рекомендации по  совершенствованию учета материалов с использованием АИС.

Объектом исследования в курсовой работе выступает СПК «Свеча» Семеновского района. Предмет исследования – организация учета материалов в хозяйстве.

1. Теоретические основы автоматизации учета материалов.

1.1. Экономическое содержание автоматизации бухгалтерского учета материалов

Цель, задачи и функции бухгалтерского учета реализуются посредством  его метода. Последний, представляющий собой совокупность элементов (способов) учета, одинаков на различных этапах его функционирования.

Роль бухгалтерского учета постоянно  возрастает в связи с созданием  мощных производственных комплексов и  объединений, руководителям и специалистам которых требуется достоверная  информация, глубоко и всесторонне  характеризующая производственные процессы и хозяйственные операции, для принятия своевременных оптимальных решений. В современных условиях хозяйствования наиболее эффективна децентрализованная обработка информации на базе использования персональных компьютеров, установленных непосредственно на предприятиях. Организационной основой ее должны стать системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера.

В общем виде АРМ бухгалтера можно  рассматривать как проблемно-ориентированную (специализированную) диалоговую человеко-машинную систему, которая поддерживает деятельность учетных работников на всех технологических этапах решения задач. Есть и другие определения АРМ бухгалтера.

Это массовые средства автоматизации  труда персонала бухгалтерской  службы, которые эксплуатируются  работниками этой службы и представляют собой функционально независимые, специализированные диалоговые системы.

АРМ бухгалтера – рабочее место  персонала автоматизированной системы  управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций управления.

АРМ бухгалтера организуется по функциональному  признаку и охватывает участки учета  основных средств, производственных запасов, труда и заработной платы, денежных средств и расчетных операций, затрат на производство и реализацию продукции, обеспечивает сводный учет, отчетность и т.п.

Благодаря внедрению АРМ бухгалтерская  работа становится более привлекательной, учетные работники в этих условиях оказывают активное влияние на результаты производственно-финансовой деятельности предприятия.

Технология создания и ведения  базы данных в АРМ бухгалтера включает следующие этапы:

• создание нормативных файлов расхода ресурсов;
• создание справочных файлов наименований и характеристик объекта учета и контроля;
• запись нормативно-справочных данных в файлы лицевых счетов работающих, в файлы учета производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства, а также в файлы синтетических счетов, то есть создание базы данных основных средств, денежных средств, расчетных операций, сводного учета и отчетности;
• запись фактических учетных данных за отчетный период осуществляется в момент автоматизированной выписки (оформления) первичных документов;
• корректировка данных в файлах;
• запись данных в архивные файлы.

Первые три этапа выполняются  один раз при внедрении системы автоматизированного учета. Наиболее трудоемкой и сложной является запись фактических данных за учитываемый период, то есть собственно загрузка базы данных. Важнейшее значение при этом имеет достоверность загружаемых данных, что должно обеспечиваться надежной системой контроля.

Технологические операции обработки  данных, показанные на рис. 4, по содержанию и последовательности преобразования информации подразделяются на следующие  типовые операции: сбор и регистрацию  данных, передачу и прием данных, перенос на машинные носители, ввод, компоновку и контроль информации, накопление, сортировку, обработку по заданным алгоритмам, корректировку, вывод данных, формирование выходных форм и передачу их заказчику. Заключительная операция технологического процесса – организация и ведение архива данных.

Рисунок 1. Схема этапов и операций технологического процесса обработки данных.

 

Технологические операции обычно выполняются  совокупностями, образуя этапы. Такое  подразделение операций достаточно условно, и комплексы операций, составляющих тот или иной этап, могут варьироваться.

Этапом технологического процесса называется его укрупненная, относительно самостоятельная часть, характеризующаяся  логической завершенностью, а также  пространственной или временной обособленностью.

Принято выделять три основных этапа:

• первый, связанный со сбором, регистрацией учетных данных и передачей их для обработки;
• подготовительный, осуществляющий перенос собранных данных на машинные носители с контролем правильности переноса;
• основной, обеспечивающий обработку данных по заданным алгоритмам, контроль и выдачу результатной информации пользователям.

Проектирование технологического процесса начинается с разработки укрупненных  этапов обработки информации, которые затем детализируются на отдельные операции. Их состав зависит от качественных и количественных характеристик решаемых задач и временных ограничений, предъявляемых к ним. В целях наглядности и четкого представления составляется схема технологического процесса.

1.2. Характеристика комплекса задач по учету материалов

 

В состав материально-производственных запасов (материалов) включаются предметы труда, предназначенные для обработки, переработки или использования  в производстве либо для хозяйственных  нужд, а также средства труда, которые в соответствии с действующими положениями включаются в состав оборотных средств как малоценные, быстроизнашивающиеся предметы (МБП). В условиях повышения эффективности производства экономия материальных затрат приобретает особое значение, что предопределяет совершенствование учетной и аналитической работы на этом участке.

Функциональное назначение АРМ  бухгалтера по учету материалов состоит  в выполнении нескольких операций. Сюда включаются:

• автоматизация документирования всех операций по движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением;
• оперативный и бухгалтерский контроль за поступлением и заготовлением материальных ценностей, соблюдением установленных норм и запасов, правильным отпуском материальных ценностей на производство и другие цели и использованием их в соответствии с установленными нормами расхода, обеспечение процесса управления, контроля и регулирования информации об остатках материальных ценностей, находящихся на складах и в кладовых, а также о выполнении плана материально-технического снабжения;
• систематизация и обобщение данных в нужных аспектах о наличии и движении материалов и выдача по запросу необходимых регламентных выходных форм на печать и любой другой носитель информации или на экран дисплея;
• обеспечение системных информационных связей с другими АРМ бухгалтера и головным компьютером объекта управления.

В соответствии с технологической  схемой функционирования АРМ учета  материалов предусматривается организация  двух видов АРМ, объединенных локальной вычислительной сетью. Первый обеспечивает обработку первичных документов по движению производственных запасов, второй – получение (в запросном режиме) выходных форм их синтетического и аналитического учета (рис. 2).

При организации АРМ бухгалтера для обработки первичных данных предусматривается регистрация хозяйственных операций по движению материалов и изготовление форм первичных документов. Систематизация, группировка данных первичного учета достигаются передачей их по каналу связи на сервер локальной вычислительной сети и упорядочением записей в базах данных синтетического и аналитического учета.

 

Рисунок 2. Функциональная схема АРМ по учету материалов.

В базах данных синтетического и  аналитического учета материалов накапливается информация для формирования выходных форм их синтетического и аналитического учета. Параллельно с этим итоговые обороты в разрезе синтетических счетов и субсчетов передаются в базу данных сводного синтетического учета.

АРМ по обработке первичных документов может быть организовано как в  отдельных производственных подразделениях, так и в центральной бухгалтерии  хозяйств.

Второй вид АРМ предназначен для формирования машинограмм и  видеограмм. При этом ведущая ЭВМ (сервер) осуществляет выборку и передачу информации, необходимой для выполнения запроса ЭВМ рабочего места. На основе полученной информации компьютер рабочего места формирует базу данных запроса, осуществляет алгоритмическую обработку показателей и выводит на устройство печати или дисплей машинограммы и видеограммы по учету материалов.

Общая схема технологии решения  задач по учету производственных запасов включает в себя:

• создание, ведение и корректировку справочной информации;
• документальное оформление операций по приходу и расходу материально-производственных запасов, первичную обработку данных, первичную обработку данных и запись информации в файлы движения ценностей;
• корректировку оперативной информации в файлах;
• обработку файлов по программам выдачи на печать регламентных выходных регистров – машинограмм;
• обработку файлов по программам выдачи информации по запросу за определенный период, на определенную дату, по заданному ключу или по их совокупности;
• обработку файлов по программам формирования нарастающих оборотов по движению материалов для последующих решений задач и отчетности;
• обработку файлов по программам формирования сводной информации для АРМ сводного учета и АРМ учета производства;
• подготовку файлов для решения задач в следующем отчетном месяце.

 

2. Организация учета материалов в СПК «Свеча» Семеновского района

2.1. Краткая организационно-экономическая  характеристика СПК «Свеча» Семеновского района

Сельскохозяйственный производственный кооператив ОАО «Свеча» Семеновского района образован на базе слияния двух колхозов «Коровушка» и «Беласовский колхоз» в 1991 году. Центральная усадьба находится в деревне Беласовка.

Местоположения хозяйства и  природно-климатические условия  позволяют заниматься выращиванием зерновых и кормовых культур, а также  производством молока и мяса.

СПК «Свеча» имеет статус юридического лица и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе и принадлежащее участникам общества по праву паевой собственности. Уставный капитал кооператива 6350 тыс.руб.

Органами управления кооперативом являются: общее собрание членов кооператива, председатель правления, наблюдательный совет, ревизионная комиссия – как  орган контроля за финансово-хозяйственной  и правовой деятельностью хозяйства. Учредительным документом является Устав СПК «Свеча» (протокол №2 от 19.12.1991г.).

Земельные фонды являются важнейшей составной частью ресурсов сельского хозяйства. От рационального  использования земли, повышения  ее плодородия зависит развитие всех отраслей производства. В таблице 1 представлены состав и структура земельных угодий СПК «Свеча» за 2010 - 2012 годы.

 

Таблица 1 - Состав и структура земельных угодий СПК «Свеча»

за 2010 – 2012 годы, га

Наименование	2010 г	2011 г	2012 г	В среднем за три года
Общая земельная площадь	17915	17915	19287	18372
В том числе: сельскохозяйственных  угодий	16804	16804	18247	17285
из них: пашня	13824	13824	15022	14210
сенокосы	564	564	606	578
пастбища	2416	2416	2619	2483
лесные массивы	146	146	146	146
древесно-кустарниковые  растения	273	273	273	273
пруды и водоемы	86	86	86	86
дороги (км)	85	85	85	85
болота	129	129	129	129
прочие земли	355	355	37	249