Автоматизация учета материалов

В основе системы программ «1С:Предприятие» лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для  построения всех прикладных решений. Наличие  единой технологической платформы облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их невысокую стоимость.

Платформа «1С:Предприятие» для всех прикладных решений независимо от отраслевой специфики и фирмы разработчика обеспечивает:

• возможность использования системы от локального компьютера до десятков пользователей в локальной сети;
• использование файлового варианта или варианта «клиент-сервер» (MS SQL Server);
• возможность развертывания работы на нескольких территориально удаленных точках с периодическим обменом информацией;
• возможность использования современных технологий (Web, XML, интеграция с другими программными системами и различным торговым оборудованием).

В комплект поставки программных продуктов  системы программ «1С:Предприятие» включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики:

• «1С:Торговля и склад»;
• «1С:Зарплата и кадры»;
• «1С:Бухгалтерия»;
• «1С:Бухгалтерия для бюджетных организаций»;
• «1С:Производство + Услуги + Бухгалтерия»;
• «1С:Финансовое планирование»;
• «1С:Воинская часть».

«1С:Бухгалтерия» является универсальной  системой для автоматизации ведения  бухгалтерского учета. Она может  поддерживать различные системы  учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности. Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Российской Федерации.

В системе «1С:Бухгалтерия» основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета (в терминологии «1С:Бухгалтерии» – «субконто»), состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.

План счетов и настройка аналитического учета, реализованные в типовой конфигурации, подходят практически для всех разделов бухгалтерского учета. Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

• учет операций по кассе;
• учет операций по банку;
• учет основных средств;
• учет нематериальных активов;
• учет материалов;
• учет товаров;
• учет затрат на производство;
• учет выпуска продукции;
• учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

Для программных продуктов «1С:Предприятие» существует широкий набор методических материалов, обучающих использованию программ, настройке конфигурации, методологии ведения учета и т.д. Часть методических материалов является периодической и отражает последние изменения законодательства.

3.2. Организация учета материалов  в системе «1С:Бухгалтерия»

 

Основными элементами учета материалов в системе «1С:Бухгалтерия» являются справочники «Материалы», внешний вид которого приведен на рис. 3, а также «Места хранения МПЗ» и некоторые вспомогательные.

 

Рисунок 3. Справочник материалов в системе "1С:Предприятие" .

 

Для ввода оперативной учетной  информации используются документы:

• «Поступление материалов»;
• «Перемещение материалов»;
• «Передача материалов в эксплуатацию»;
• «Списание материалов в эксплуатации»;
• «Отгрузка материалов на сторону»;
• «Передача в производство».

Документы представляют собой диалоговые окна, позволяющие вводить информацию, формировать бухгалтерские проводки, а также выводить на печатающее устройство печатную форму документа. В качестве примера на рис. 4 приведен внешний вид документа «Поступление материалов».

 

Рисунок 4. Документ "Поступление материалов" .

 

Документ «Поступление материалов»  предназначен для отражения в  бухгалтерском учете операций, связанных  с оформлением поступления в  организацию материалов.

В шапке документа указывается номер приходного ордера, дата, поставщик, договор и склад, на который принимаются материалы.

Внешний вид документа зависит  от значения, выбранного в реквизите  «Вид поступления», который может  принимать два значения:

• Поступление от поставщика;
• Поступление из переработки.

Реквизит «Поставщик» заполняется  выбором поставщика материалов из справочника  «Контрагенты». В реквизите «Договор»  указывается полученный от поставщика счет на оплату или договор.

В реквизите «Склад» выбором  из справочника «Места хранения МПЗ» указывается склад, на который принимаются материалы.

В табличную часть документа  переносится информация из накладной  поставщика. Здесь указывается наименование материала; количество; цена за единицу; сумма без налогов или с  налогами — в зависимости от варианта расчета налогов, выбранного в реквизите «Налоги»; суммы налогов. Общая сумма (в колонке «Всего») вычисляется автоматически в зависимости от выбранного варианта расчета налогов.

Заполнение табличной части  документа «Поступление материалов» может выполняться двумя способами:

• обычным вводом новой строки табличной части документа (пункт «Новая строка» меню «Действия»). При этом окно справочника «Материалы» открывается вновь для каждой новой строки накладной;
• способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор». При этом также открывается форма справочника «Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий материал и т. д.

Если в справочнике «Материалы»  у поступающего материала заполнен реквизит «Цена», то значение реквизита  переносится в табличную часть. Если оно не совпадает с ценой, указанной в документах поставщика, в графе «Цена» табличной части следует указывать цену поставщика.

В реквизите «НДС» указывается  сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате поставщику по конкретному  материалу. Она указывается в  соответствии с документами поставщика.

При поступлении в организацию материалов оформляется приходный ордер по типовой межотраслевой форме № М-4. Чтобы его сформировать и распечатать, нужно нажать на кнопку «Печать». Печатная форма приходного ордера приведена на рис. 5.

 

Рисунок 5. Печатная форма "Приходный ордер" .

 

После заполнения экранной формы нужно  нажать на кнопку «ОК». При проведении документа автоматически формируются  проводки. Конкретный субсчет счета 10 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита  «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы».

Если поставщику был перечислен аванс (предоплата), то, в зависимости  от значения реквизита «Зачет аванса», дополнительно может формироваться  проводка по дебету счета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в  рублях» в корреспонденции с кредитом счета 60.2 «Авансы выданные» на сумму зачтенного аванса.

Кроме того, для целей налогового учета формируются проводки по забалансовым счетам Н02, ЗПК и др.

Проводки, сформированные документом, приведенным в качестве примера, показаны на рис. 6.

Рисунок 6. Проводки, сформированные документом "Поступление материалов".

 

Для получения различных сводных  данных в программе предусмотрен набор отчетов. Все отчеты по функциональному  назначению можно разделить на несколько  групп.

Бухгалтерские отчеты предназначены  для анализа состояния бухгалтерского учета за произвольные периоды времени. Часть из этих отчетов предоставляется  для аудиторских проверок, например, оборотно-сальдовая ведомость, Главная  книга, журнал-ордер по счету и  т.д.

Оперативные отчеты предназначены  для текущего анализа объектов учета, в том числе наличия материалов на складе.

Специализированные отчеты служат для ведения стандартной бухгалтерской  документации. С помощью дополнительных отчетов осуществляется анализ непростых ситуаций по объектам учета и получения обобщенной картины в виде диаграммы. Аудиторские отчеты являются обязательной документацией, которая формируется для предъявления при проверках аудиторов и других контролирующих органов. Регламентированные отчеты – это налоговые и бухгалтерские отчеты для предоставления налоговым органам и в различные фонды.

С помощью отчета «Оборотно-сальдовая  ведомостью по счету» для счетов, по которым ведется аналитический  учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто). При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости (рис. 7). В этом запросе указывают:

• за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
• по какому счету формировать ведомость;
• виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;
• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
• вариант использования субконто (отбирать, разворачивать, не учитывать) ;
• включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен).

 

Рисунок 7. Формирование оборотно-сальдовой ведомости по счету.

 

 

Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах настройки отчета будет определять вложенность группировок отчета.

Для счетов, по которым ведется количественный учет, выводятся данные по количественным остаткам и оборотам.

При задании параметров, показанных на рис. 10, будет сформирована оборотно-сальдовая  ведомость, печатная форма которой приведена на рис. 8. Обороты и остатки в этой ведомости сформированы при проведении документа «Поступление материалов», приведенного в качестве примера.

 

Рисунок 8. Печатная форма оборотно-сальдовой ведомости.

 

Из других отчетов можно отметить «Карточку счета». В этот отчет  включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета – наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Фактически, при использовании  карточки счета с отбором по конкретным объектам аналитического учета отчет  позволяет получать карточки складского учета, карточки взаиморасчетов с контрагентами  и т. д.

Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по данному счету), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по дебету выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д — дебетовое, К — кредитовое). Для операций, выражаемых также и в количестве, в карточке счета приводится количество.

С настройками параметров, аналогичными приведенным выше для оборотно-сальдовой  ведомости, можно получить карточку счета, изображенную на рис. 9.

 

Рисунок 9. Печатная форма карточки счета.

 

Особенность системы программ «1С:Предприятие» – возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении  и поддержке программных продуктов  фирмы «1С». Эта возможность позволяет  обеспечить максимальное соответствие автоматизированной информационной системы особенностям учета в конкретной организации.

 

Выводы и предложения

 

В заключение работы можно выделить следующие аспекты, которые обобщают основные ее моменты. Все поставленные задачи достигнуты и раскрыты.

В первой части курсовой работы изложены основные понятия, значения, задачи, принципы, функции автоматизированного учета  материалов.

Во второй главе, занимающей большую  часть работы, была исследована действующая  система учета материалов на предприятии. В ходе работы было установлено реальное состояние учета в хозяйстве, выявлены такие недостатки, как: громоздкость и трудоемкость складского учета, недостаточная организация контроля за расходованием ТМЦ, большое количество первичных документов, определенные сложности, связанные с заполнением документов от руки и т.д.

В третьей главе были разработаны рекомендации по совершенствованию учета материалов с использованием программы «1:С Предприятие». Подробно описаны возможности программы, рассмотрены документы и отчеты по учету материалов, формируемые программой.

При организации АРМ учета материалов предусматривается организация  двух видов АРМ, объединенных локальной  вычислительной сетью. Первый обеспечивает обработку первичных документов по движению производственных запасов, второй – получение выходных форм их синтетического и аналитического учета

«1С:Бухгалтерия» является универсальной  системой для автоматизации ведения  бухгалтерского учета. Она может  поддерживать различные системы  учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.