Аудит с подотчетными лицами

     5. Необходимо создание информационной  системы управления, обеспечивающей  своевременное управление требуемой  точной информацией. Эта система  должна включать в себя эффективные  возможности составления внутренней  отчетности, калькуляции затрат на производство, контроля за исполнением планов, анализа альтернативных решений и прогнозирования.

     6. Необходимы описания работ с  детализацией обязанностей и  ответственности каждого работника,  служащих и обслуживающего персонала.  И работник, и управляющий должны быть ознакомлены с такими описаниями.

     7. Должны существовать лимиты полномочий, особенно при заказе товаров  и услуг, подписании чеков,  хранении денег, найме на работу  и т.д. 

     8. Необходимы описания систем любых  производственных, административных или обслуживающих подразделений организации, выполненные стандартным образом (часто такие описания представляются в форме руководства или схемы).

     9. Должны разрабатываться программы  обучения персонала, которые бы  обеспечили осведомленность всех работников об их должностных обязанностях, способах применения на практике полученных знаний и имеющихся навыков, а также программы повышения квалификации.

     10. Не должно быть ни одного  лица, которое бы совмещало три  основополагающие функции внутреннего контроля – санкционирование, учет, хранение (принцип разделения обязанностей).

     11. Во избежание злоупотреблений  необходимо проводить периодическое  перераспределение обязанностей, обучать  и поощрять работников, имеющих  необходимую квалификацию и допуск к определенным видам работ (принцип ротации обязанностей).  

     12. Должны проводиться внутренние  проверки, с тем чтобы работа  одного сотрудника контролировалась  другими. 

     13. Должен осуществляться контроль  за сохранностью имущества, основанный  главным образом на «системе доступа», т.е. препятствующий несанкционированному проникновению в помещения, где находится товар, перемещению товаров из мест хранения, доступу к секретной информации (либо компьютерной системы, либо ручной). Такой контроль может включать «внешний обзор», например в случае контроля доступа к патентам и авторским правам.

     14. Должен осуществляться контроль  за полнотой и точностью первичных  документов, обеспечивающий исполнение  только санкционированных операций, их правильное отражение и исправление в учетных регистрах. Контроль за полнотой отражения подразумевает последовательную нумерацию документов (накладных, заказов, приходных ордеров на складе) и пометок на них, показывающих, что документы составлены на основании соответствующих распоряжений. Как в ручной, так и в компьютеризированной системах часто используется пакетная обработка, т.е. обработка предварительно накопленных документов. Контроль за значительными отклонениями устанавливается перед началом обработки данных (подсчитывается контрольная сумма). Отклонения подтверждаются после завершения ввода данных в систему. Контроль за точностью включает в себя проверки на наличие исправлений и регулярную сверку фактических показателей с плановыми. Многие средства контроля за точностью сегодня включены в программное обеспечение большинства учетных систем.

     15. Должен быть организован надзор  за управленческой деятельностью  и ее анализ. Эти операции выполняются  последовательно и регулярно  работниками, в чьи обязанности  входит контроль за деятельностью других работников. Этот вид контроля часто осуществляется на «основе исключений» с проверкой всех ошибок или посредством сравнения фактических результатов и плана.

     В процессе контроля перед осуществляющими  его работниками ставится семь задач:

     1) полнота учета данных (данные  по всем хозяйственным операциям  должны быть отражены в бухгалтерских  регистрах и соответствовать  задачам анализа);

     2) точность учета данных (данные  по всем хозяйственным операциям  должны быть отражены в бухгалтерских  регистрах правильно и в  соответствующий временной промежуток);

     3) законность хозяйственных операций (данные по всем хозяйственным  операциям, записанные в бухгалтерских  регистрах, должны отражать события  экономического характера, которые  действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия);

     4) полнота записей (данные, содержащиеся  в архивах, документах и отчетах,  должны отражать все хозяйственные  операции);

     5) точность ведения записей (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах);

     6) хранение бухгалтерских документов  на бумажных носителях и (или)  в памяти ЭВМ; 

     7) защита активов.

     Защита  активов представляет собой ограничение  доступа к активам и документам, которые контролируют их движение, а также к документам, свидетельствующим об их существовании. Ограничение не распространяется на персонал, имеющий соответствующее разрешение.

     2.3. План и программа  аудита учета расчетов  с подотчетными  лицами ООО «ШИК».

     Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно  использовать вопросник (таблица 1) 

     Таблица 1

     “Вопросник  аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами” при проверке ООО «ШИК»

     По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вопроснику аудитор может сделать  следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
2. В нарушении п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы;
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются – следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
4. В нарушение гл. 23 (ст.217) НК РФ суточные, возмещаемых сверх норм работникам предприятия, не облагаются НДФЛ”.
5. В нарушение гл. 21(ст. 171), гл.23 (ст.217), гл. 24 (ст. 238) и гл. 25 (264) НК РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;
6. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник  позволяет аудитору сделать целый  ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

     Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:

• Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетными лицами” в отчетности предприятия;
• Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

     В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с  подотчетными лицами и намечен состав процедур.

           При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения  аудиторских доказательств, но к  различным объектам контроля и для  выявления одного или нескольких возможных нарушений.

3. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК».

     3.1. Аудиторские процедуры  по сбору доказательств.

     Методы  контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений  приведены в таблице 2.

                                                                           Таблица 2: “Методы сбора аудиторских доказательств”.