Аудит с подотчетными лицами

     1.7. Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита

     1. Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм:

     - выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом  руководителя организации могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

     - выдача денежных средств из  кассы под отчет лицам, не  являющимся работниками организации;

     - выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее  выданным авансам;

     - выдача подотчетных сумм без  определения срока, на который  выдана подотчетная сумма;

     - несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

     - систематическая выдача подотчетных  сумм без производственной необходимости  с последующим возвратом их  в кассу;

     - списание подотчетных сумм по  первичным документам неустановленной формы;

     - списание подотчетных сумм по  неправильно оформленным первичным  документам;

     - списание подотчетных сумм при  отсутствии первичных документов;

     - списание подотчетных сумм по  первичным документам, выписанным  на другое лицо.

     2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

     - отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

     - отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;

     - несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

     - отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

     - отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

     3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

     4. Нарушение при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами - выделение  сумм НДС расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

     5. Нарушения порядка учета представительских  расходов:

     - несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной  смете (или ее отсутствие);

     - отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

     6. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами:

     - некорректное составление бухгалтерских  записей по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

     - неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

     - ведение журнала-ордера N 7 не по  каждому подотчетному лицу и  выданной сумме;

     - несоответствие записей в авансовых  отчетах данным журнала-ордера N 7 или других регистров.

     7. Нарушения в форме и реквизитах  первичных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Планирование  аудита учета расчетов  с подотчетными лицами в ООО «ШИК»

 

     2.1. Организационно-экономическая  характеристика аудируемого  лица

     Юридический адрес: г. Архангельск, ул. Павла Усова , д.43а

     Общество  с ограниченной ответственностью “ШИК” было создано 4 января 1995 года.

     Правовое  положение предприятия определяется ГК РФ, принятым Государственной Думой  РФ 21.10. 94г. и Федеральным законом  “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 08.02.98г.

     Целью создания ООО “ШИК” является более  полное насыщение рынка товарами народного потребления и услугами для удовлетворения потребностей организаций  и физических лиц, а также создания дополнительных рабочих мест и получения  дополнительной прибыли.

     Предметом деятельности ООО “ШИК” является:

• торгово-закупочная деятельность, торгово-посредническая, иная коммерческая деятельность, создание совместных производств, торговых точек фирменных магазинов, в том числе валютных, коммерческих, комиссионных;
• организация и ведение оптовой, мелкооптовой и бартерной торговли;
• информационные, консультативные, рекламные и маркетинговые услуги в соответствии с действующим законодательством;
• иные виды деятельности, не запрещенные законом.

     В настоящее время ООО “ШИК”  специализируется на оптовой и розничной торговле непродовольственными товарами на территории Архангельской области.

     ООО “ШИК” является официальным дилером  компании Рrocter and Gamble.

     Во  главе ООО «ШИК» стоит генеральный  директор, который  осуществляет общее  руководство деятельностью предприятия, организует и контролирует его работу.

     Генеральному  директору непосредственно подчиняются  директора  (коммерческий и исполнительный), начальник отдела продаж, финансовый директор, главный бухгалтер, начальник  отдела поставок, начальник отдела информационных технологий, менеджер по персоналу, юрист и секретарь делопроизводитель.

     Филиалы занимаются реализацией продукции  фирмы на территории своих районов. Во главе каждого филиала стоит  директор, которому подчиняются товароведы, рекламные агенты и VSM (менеджеры по продажам).

     Головное  предприятие имеет в своем  составе несколько частных предпринимателей, которые являются представителями  ООО “ШИК”

     Финансовый  директор организует работу по анализу  и контролю финансовых потоков. Финансовому директору подчиняется финансовый аналитик.

     Начальник отдела продаж организует работу по сбыту  продукции предприятия.  Ему подчиняются  менеджеры по филиалам, менеджер по дополнительному ассортименту, менеджер по розничной торговле, мерчендайзер, товаровед, менеджер по товарам некоммерческого использования, VSM.

     2.2. Оценка системы  бухгалтерского учета  и внутреннего  контроля ООО «ШИК»

      

     Бухгалтер назначается приказом директора  по представлению главного бухгалтера ООО «ШИК» и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.

     Бухгалтер не должен привлекаться к какой-либо другой работе, не предусмотренной  должностной инструкцией.

     Основные  задачи:

     1. Формирование полной и достоверной  информации о деятельности предприятия  и его имущественном положении,  необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности  - руководителям, учредителям, участникам и собственникам ООО «ШИК», а так же внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

     2. Контроль за наличием и движением  имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов ( в том числе, в соответствии с учрежденными нормами, нормативами и сметами).

     3. Предотвращение отрицательных результатов  хозяйственной деятельности организации  и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

     4. Формирование информации, необходимой  для правильного и своевременного  исчисления, а так же уплаты  налогов, сборов и др. обязательных  платежей.

     5. Подготовка специальных форм  бухгалтерской отчетности для системы корпоративного управления компанией.

     Ответственность:

1. Бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру и отвечает за своевременное выполнение своих обязанностей.
2. Несет ответственность за выполнение и оформление документов по операциям, которые противоречат установленному порядку.
3. Несет ответственность за составление недостоверных документов и бухгалтерских отчетов и за нарушение положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.
4. Несет ответственность за нарушение сроков месячных и квартальных отчетов.

     Обязанности по охране труда и технике безопасности:

1. Строго выполнять все функции по ТБ, соблюдать правила работы с компьютерами и другой техникой, находящейся в эксплуатации в бухгалтерии
2. Бережно относиться к полученным для работы ценностям.

     В соответствии с законом РФ « О бухгалтерском учете» главный бухгалтер назначается и увольняется руководителями организации. Он подчиняется руководителю организации и несет ответственность за оформление учетной политики, ведение бух. учета, своевременное и достоверное предоставление отчетности.

     Права бухгалтера:

     - Бухгалтер действует на основании  должностной инструкции без особой  на  доверенности;

     - Бухгалтер имеет право ставить  перед главным бухгалтером и  перед администрацией вопрос  о наказании работников, виновных в невыполнении инструкций, правил по учету и отчетности, нарушении сроков сдачи отчетов;

     - Своевременно докладывать главному  бухгалтеру и руководству предприятия  о выявленных нарушениях и  принимать меры по их исправлению;

• Вносить предложения о проведении мероприятий по улучшению учета.

     Обязанности бухгалтера: вести учет в строго  установленном учетной политике порядке; принимать участие в  составлении квартальных, годовых  отчетов, отчетов по налогам.

     Система внутреннего контроля организовывалась руководством ООО «ШИК» для того, чтобы:

     • осуществлять деятельность предприятия упорядоченно и эффективно;

     • соблюдать политику руководства;

     • обеспечивать сохранность имущества;

     • вести качественное документирование операций.

     Система внутреннего контроля включает в себя ряд элементов: 

     

• контрольная среда 
• система бухгалтерского учёта
• процедуры внутреннего контроля

     Отдельные компоненты этой системы называют средствами контроля или процедурами внутреннего  контроля.

     Системы бухгалтерского учета и внутреннего  контроля согласованы. Система двойной записи, лежащая в основе любой коммерческой учетной системы (включая большинство весьма сложных компьютерных систем), определяет порядок регистрации и обеспечивает контроль, целью которого является предупреждение ошибок, злоупотреблений или возникновения случайных убытков.

     Руководство ООО «ШИК» обеспечивает существование  надежной системы внутреннего контроля.

     Для ООО «ШИК» характерны следующие  требования к системе внутреннего  контроля (список начинается с характеристик общего контроля (на уровне всей организации) и заканчивается более специфичными видами внутреннего контроля).

     1. Должна существовать четко определенная  организационная структура, показывающая, кто и за что конкретно отвечает.

     2. Необходим такой Совет директоров, который включает в себя как исполнительных директоров с большим опытом работы, так и неисполнительных директоров, дабы предупредить возникновение вероятности того, что контроль может быть обойден кем-либо из администрации высшего ранга.

     3. Необходимо создание на уровне предприятия аудиторского комитета для анализа деятельности администрации, внутренних и внешних аудиторов.

     4. Должен существовать независимый  отдел внутреннего аудита, оказывающий  помощь администрации в контроле  за деятельностью организации и в достижении общих целей.