Аудит с подотчетными лицами

 

     Примечание  к таблице 2

     Методы  сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8)

1. Наблюдение или участие в инвентаризации;
2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
3. Устный опрос;
4. Получение письменных подтверждений;
5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
6. Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;
7. Проверка арифметических расчетов;
8. Анализ.

     3.2.Основные  результаты проверки.

Авансовый отчет № 22.

     Карташову С.М. выдана под отчет сумма на приобретение товарно-материальных ценностей в размере 1000 руб. 00 коп.

           На выданном ему  авансовом отчете подотчетное лицо указал наименование предприятия (Регионопт), отдел где он работает (торговый), должность (водитель), Ф.И.О. (Карташов С.М.) и дату составления отчета (15 июня 2010 года). Также указано место, откуда были получены деньги (из кассы торговой сети).

           На обратной стороне  авансового отчета произведены подтверждающие записи по расходу денежных средств  в разрезе каждого приложенного оправдательного документа (в данном случае чек АЗС на сумму 840 руб. 00 коп.), подсчитана общая сумма расхода денег. Мы видим, что выданная сумма была израсходована не полностью. (израсходовано только 840 руб. из 1000 руб. остаток 160 руб.). поставлена подпись подотчетного лица.

           Затем авансовый отчет был сдан в бухгалтерию, где ему был присвоен определенный номер (№ 50), проверка правильности отражения операций по расходу денежных средств подотчетным лицом, соответствие сумм расходов приложенным документам (отчет проверен к утверждению 840 руб. 00 коп.) подписан главным бухгалтером, утвержден руководителем. Имеются их подписи.

           Далее выводится  сальдо конечное и проставляется  корреспонденция счетов.

           По дебету счета 19/3 “НДС по приобретенным материальным ресурсам” учитываются уплаченные (причитающиеся к оплате) предприятием суммы НДС, выделенные в расчетных документах по приобретению  сырья, материалов, полуфабрикатов и других видов производственных запасов.

           По дебету счета 10/3 “Топливо” учитывается наличие  и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства и др.

           В расчетах с данным подотчетным лицом имеют место  следующие  бухгалтерские проводки:

     Д 10/3 – К 71 на сумму 720 руб. 97 коп.

     Д 19/3 – К 71 на сумму 110 руб. 03 коп.

     Данные  операции отражены так же в журнале-ордере № 7.

     Неиспользованные  суммы аванса удержаны проводкой  Д 70 – К 71 в размере 160 руб. 00 коп. 

     Вывод: входе аудиторской проверки нарушение по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено, однако на предприятии нет документов подтверждающих наличие купленного бензина. Нет ни оприходования, ни списания бензина. 

Авансовый отчет № 18.

     В авансовом отчете Каролевой Н.С. указаны название предприятия, отдел  где она работает, должность фамилия. Дата  составления авансового отчета указана не конкретно (стоит только месяц и год). Нет записи от кого были получены деньги, сколько израсходовано и остаток.

     Авансовому  отчету присвоен номер 49, проверен главным  бухгалтером и утвержден руководителем  предприятия, стоят их подписи.

     К авансовому отчету прилагаются следующие  документы:

1. приходный ордер № 407 от 4.07.2010 г.

     поставщик ЗАО “Канцлер”, где указаны наименование приобретенных подотчетным лицом  товров (клей, корректор), единица измерения (шт.), количество единиц, цена и сумма.

     Подсчитана  общая сумма расхода (37 руб. 00 коп.), проставлены подписи (Сдал. Принял).

2. Чек ЗАО “Канцлер” на сумму 37 руб. 00 коп.
3. Копия чека ЗАО “Канцлер” о том, что проданы канцтовары за наличный расчет на сумму 37 руб. 00 коп. (Цифрами и прописью).

     Имеется печать, дата (25.05.2010), подпись (проставлены  на документе).

           Сравнивая даты, проставленные  на документах, мы видим, что канцтовары были приобретены раньше, чем выдан  чек. Это объясняется тем, что  на начало месяца Каролева имела в подотчете сумму 450 руб. 00 коп. (по данным журнала-ордера № 7).

           По операциям с  подотчетным лицом составлена следующая  корреспонденция счетов:

     По  дебету счета 10/1 “Сырье и материалы” учитываются вспомогательные материалы, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу.

1. Приобретение товарно-материальных ценностей подотчетным лицом:

     Д 10/1 – К 71 на сумму 37 руб. 00 коп.

2. Возмещены и удержаны не использованные суммы аванса:

     Д 70 – К 71 на сумму 300 руб.

3. Остаток на конец месяца у Каролевой по дебету составил 113 руб. 00 коп.

     Данные  операции отражены также в журнале-ордере № 7.

     Вывод: в ходе аудиторской проверки существенных нарушений по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено. Нарушением является само оформление авансового отчета и его недозаполненность. 

Авансовый отчет № 7.

Авансовый отчет Петрова Н.Г. содержит в  себе название организации, должность, Ф.И.О. подотчетного лица, дату составления  авансового отчета.

     Указана израсходованная сумма денег (873 руб. 00 коп.)

     Авансовому  отчету присвоен № 52, проверен главным  бухгалтером и подтвержден руководителем  предприятия на сумму 873 руб. 00 коп. (имеются  их подписи).

     На  обратной стороне авансового отчета – дата уплаты за оказанные услуги, за приобретенные товары, кому за что и по какому документу уплачено и соответствующие суммы.

     В итоге общая сумма израсходованных  средств составляет 873 руб. 00 коп. имеется  подпись подотчетного лица.

     К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

1. Чек ОАО “Акварель” на сумму 461 руб. 00 коп.
2. Копия чека ОАО “Акварель” на эту же сумму (цифрами и прописью), стоит печать подпись дата.
3. Счет-фактура № 1093 от 30.05.2010, которая заполнена согласно стандартам на общую сумму 412 руб. 00 коп., в том числе НДС в размере 56 руб. 67 коп. Имеется печать, подпись руководителя предприятия, главного бухгалтера, получателя (подотчетного лица).
4. Квитанция к приходному кассовому ордеру № 972 от организации ОАО “Акварель” на сумму 412 руб. 00 коп.(сумма указана цифрами и прописью), в том числе НДС 56 руб. 67 коп.). стоят дата, штамп, подписи главного бухгалтера и кассира и расшифровка подписи.

     По  данным журнала-ордера № 7 мы видим, что  Казаков Н.Г. на начало месяца имел в  подотчете денежных средств на сумму 850 руб. 00 коп., а также, являясь начальником отела, он получает  в подотчет 8529 руб. 00 коп., которые тут же передаются в кассу и сопровождаются проводкой:

     Д 50 – К 71 на сумму 8529 руб. 00 коп.

     Здесь представлена следующая корреспонденция счетов:

     Д 26/31 – К 71 на сумму 461 руб. 00 коп.

     Д26/31 – К 71 на сумму 300 руб. 33 коп.

     Д 19/5 – К 71 на сумму 56 руб. 67 коп.

     Общий итог по кредиту счета 71 составляет 873 руб. 00 коп.

     Оставшаяся  сумма в размере 32 руб. 00 коп. переходит  в счет заработной платы подотчетного лица

     Д 70 – К 71 в размере 32 руб. 00 коп.

     Все эти операции нашли отражение  в журнале-ордере № 7.

     Вывод: в ходе аудиторской проверки никаких нарушений по операциям с данным подотчетным лицом не обнаружено.

     3.3. Рекомендации по  совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

     В последнее время, как показывают проведенные проверки, особенно много  нарушений, а порой и злоупотреблений, допускается при выдаче наличных денег работникам в подотчет на различные  цели. Нередко нарушения в этих вопросах допускают и сами руководители предприятия (организаций).

     Вот перечень наиболее характерных нарушений  в этом вопросе:

• не соблюдаются правила выдачи наличных денег в подотчет работникам предприятия, установленные «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», доведенным письмом Центробанка России от 22 сентября 1993 г. №40, с изменениями от 26 февраля 1996 г. №247;
• нарушается порядок выдачи денежных средств в подотчет на командировочные расходы. Во многих случаях деньги на указанные цели выдаются работникам без оформления приказа (распоряжения) руководителя предприятия о направлении работника в командировку. Ни в приказе, на в командировочном удостоверении не указываются цели командировки. Это нарушение приводит к тому, что нередко работники налоговых органов на такие расходы увеличивают налогооблагаемую прибыль.

     При предоставлении авансовых отчетов  об израсходованных суммах на указанные  выше цели нередко в состав затрат включаются расходы, которые не подтверждаются никакими оправдательными документами, а оплата производится по заявлениям работников (чаще всего это имеет место при оплате за проезд в случае непредставления документа транспортной организации, подтверждающего фактический проезд, а также за проживание в гостиницах и в других случаях).¹⁷

     Нередко, в подтверждение производственных расходов по командировкам, работники  бухгалтерии принимают к оплате и относят на издержки производства документы, которые не в полной мере отвечают требованиям статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» и пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Такие документы, как правило, налоговыми органами не принимаются в качестве оправдательных документов со всеми вытекающими последствиями.

     Часто факт нахождения работника в командировке не подтверждается никакими отметками организаций, где он находился.

     Часто встречающееся нарушения, когда  выдача денег под отчет производится лицом, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

     Результатом такого нарушения является тот факт, что при проверках устанавливаются значительные суммы, числящиеся за работником (нередко уже уволенным с работы), по которым не приняты решения по их возмещению.

     Аудиторы  должны всегда помнить, что ТК РФ установлены  очень жесткие сроки (не более 30 дней после образования задолженности) для принятия решений по удержанию. При пропуске указанного срока удерживать с работника невозвращенные авансы не допускается.

     Нередко не удерживается подоходный налог с  работников с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм или с работников, не состоящих в штатной численности работников предприятия;

• много нарушений выявляется и при проверках авансовых отчетов по расходованию авансов, взятых на другие цели (указаны выше).

     Работники бухгалтерий, в оправдание произведенных расходов, принимают от подотчетного лица товарные чеки без приложения к ним чека кассового аппарата или квитанции к приходному ордеру. Документы, подтверждающие производственное количество всевозможных нарушений, о которых говорилось выше.

     Нередко на предприятиях бухгалтерский учет описанных выше операций находится  в запущенном состоянии (особенно в  части своевременного взыскания  невозвращенных сумм аванса). Авансовые  отчеты не утверждаются руководством организации; теряются первичные документы, подтверждающие соответствующие расходы. Приложенные к авансовым отчетам документы не погашаются штампами об их оплате, что приводит в отдельных случаях к повторной их оплате.

     Имеют место расхождения в показателях  аналитического и синтетического учета, причем как по сумме, так и по корреспонденции счетов.