Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

ВВЕДЕНИЕ

 

       Хозяйственная деятельность предприятий сопряжена с расчетами с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно–хозяйственных задач (заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги) и для компенсации расходов на служебные командировки.

       Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, например, лимитированную чековую книжку, и т.п.

       Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

       Целью курсовой работы является изучение вопроса аудита расчетов с подотчетными лицами, а также с персоналом по прочим операциям. Выбор темы связан с актуальностью данной проблемы существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

       Для решения цели работы мною были поставлены следующие задачи:

       1. Рассмотреть теоретические основы организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, а также с персоналом по прочим операциям.

       2. Изучить основные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.

       3. Изучить методику проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

       4.Рассмотреть на примере проведение аудиторской проверки и сделать выводы и предложения.

       Объектом  исследования является ООО «Рассвет».

       При написании работы использовались нормативно-правовые документы, а также учебная литература таких авторов, как Абрамова Н.В.,Заварихин Н.М., Ковалева О.В., Парушина Н.В., Подольский В.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ

1. Содержание программы аудиторской проверки

 

       Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно–хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

       Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:

       Дебет сч.71

       Кредит сч.50

       Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки

представить в бухгалтерию  авансовый отчет (форма №АО-1). Об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно – хозяйственные расходы, то отчет также составляется в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

       При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на

отпуск товаров и квитанция  к приходному кассовому ордеру.

       Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно- материальных ценностей.

       Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:

       Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

       Кредит 50 « Касса – выданы денежные средства подотчетному лицу;

       Дебет сч. 10 «Материалы»

       Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;

       Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС

по приобретенным МПЗ»

       Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». – отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

       Дебет сч 68 «Расчеты по налогам и сборам»

       Кредит сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.

       При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах

розничной торговли НДС расчетным  путем не выделяется и соответственно

налоговому вычету не подлежит .

       Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм и ненормируемые относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.

       Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:

       -проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

       -наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно – оздоровительными объектами);

       -оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.

       В качестве оправдательных документов предоставляемых в бухгалтерию выступают:

       -командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основанием для списания суточных из подотчета;

       -счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;

       -проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;

       -документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

       В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных

денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом  отчете.

Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем  получило в подотчет,

оно обязано вернуть остаток  средств в кассу. Эта сумма  может быть удержана из зарплаты подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:

       Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

       Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;

       Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73

-2 «Расчеты по возмещению  материального ущерба»

       Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявлены

финансовые претензии  подотчетному лицу;

       Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

       Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет

73 -2 «Расчеты по возмещению  материального ущерба» - удержано  из заработной платы подотчетного лица.

       К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся :

       -расходный кассовый ордер (форма № КО – 2)

       -приходный кассовый ордер (форма №КО – 1)

       -командировочное удостоверение

       -платежная ведомость

       -авансовый отчет

       -прочие (счет квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно – материальных ценностей и т.п.).

       Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах:

       -журнал – ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

       -главная книга

       Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

       -установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм

       -соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.

       Наиболее часто встречающиеся нарушения при отражении в бухгалтерском и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами описаны ниже.

       Во-первых на принятых к учету авансовых отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

       Во-вторых при направлении предприятием в командировку работника в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

       Кроме того, на предприятиях существует практика направлять в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор.

Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости и фонды обязательного медицинского страхования.

       В том случае когда гражданско–правовым договором не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

       На предприятиях допускаются случаи передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому, что запрещено п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

       Нередко предприятия стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц материальных ценностей списывают на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

       Не использование счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

       Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.

       Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговле тоже является нарушением.

       К нарушениям относятся выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы.

       При оформлении командировочных расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении работников в командировку, командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.