Аудит расчетов с подотчетными лицами

предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки

на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского

Г.К. в марте приобретены  шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 1130 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно- материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

       В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и,

наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено:

Дт 08 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о № 123 от 15.05.09 приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 11503

руб. В учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

       В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте отражено:

       Дт 10/5 Кт 71 – 118 руб.

       Следовало отразить:

Дт 10/1 Кт 71 – 97 руб. стоимость  ацетона;

Дт 10/3 Кт 71 – 21 руб. стоимость  керосина, тормозной жидкости.

       Согласно а/о № 48 Браженкова А.В. от 24.02.09 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 8013 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71

– 8013 руб.

       Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете

следующим образом:

Дт 10/9 Кт 71 – 8013 руб. приобретен музыкальный центр

Дт 10/9 Кт 26 – 8013 руб. передача в эксплуатацию

       В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

       Аналогичное замечание по а/о № 84 от 10.04.01 Юшкова С.Д., согласно

которому приобретены  фильтры для очистки воды на сумму 840 руб.

       На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по

а/о № 46 от 26.02.09 приобретен подарок для генерального директора

стоимостью 650 руб.

       В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной

основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало

отразить:

       Дт 41 Кт 71 – 650 руб. оприходован товар

       Дт 90 Кт 41 – 650 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

       Дт 90 Кт 68 – 130 руб. начислен НДС (650*18%)

       Дт 91 Кт 90 - 767 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

       Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и

занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

       Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять

акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

       В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ,

квитанций к ПКО и др.):

       -к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.09 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 9735 руб.

       -в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту

оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова  и

комнатные двери на сумму 4500 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

        -согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.09 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

       Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

       В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным

лицом другому. Например:

       -к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.09 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

       -к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.09 приложена

квитанция к приходному кассовому  ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Шинкарук В.Е.;

       -к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.09 приложена

квитанция к приходному кассовому  ордеру за справочник на сумму 90 руб. –

плательщик Бадыгин Л.В.

       Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.09 на сумму 1025

рублей не нашел отражения  в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 3):

       -расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.09 № 11а работникам ООО “Рассвет” для служебных поездок;

       -расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном (г. Подольск московской области).

 

 

Таблица 3

Ф.И.О. подотчетного лица	Назначение расходов	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	Итого
Буримова А.А.	проездные	6270	4560	6840	7380	25050
Шестериков Б.Н.	проездные	-	2280	-	-	2280
Абатурова О.Н.	марш. лист	41	787	264	696	1788
Болотова А.Н.	марш. лист	150	-	-	-	150
Панасенко Т.И.	марш. лист	96	56	160	118	430
Мыпкина Л.Я.	марш. лист	11	92	-	104	207
Лихачева А.В.	марш. лист	137	134	64	104	439
Гурьева В.Н.	марш. лист	50	66	-	-	116
Старкова Л.В.	марш. лист	49	-	-	-	49
Всего:		6804	7975	7328	8402	30509

 

       Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509

рублей.

       Согласно Положению о составе затрат затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты.

       Предприятие данный пункт не учитывает, например:

по авансовому отчету Буримовой  А.А. от 25.04.09 в ИПП «Правда Севера» приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт 26 Кт 71 – 1 250 руб.

Дт 19 Кт 71 – 250 руб.

       По авансовому отчету Кургановой Г.А. от 28.08.09 в ООО «Офис- плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

Дт 26 Кт 71 – 2 500 руб.

Дт 19 Кт 71 - 500 руб.

       Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

       Информационно-консультационные услуги, относимые на себестоимость должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. У предприятия эти документы отсутствуют, например:

       -услуги Московского правления Всероссийского общества инвалидов

Дт 26 Кт 71 – 178 руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 29.01.09

       -услуги  ООО «КИРА»

Дт 26 Кт 71 – 150 руб.,

Дт 19 Кт 71 – 30руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 08.07.09 и др.

       При условии оформления необходимых документов эти суммы можно

отнести на себестоимость.

       Согласно а/о № 76 в январе возмещены командировочные расходы по

командировке в г. Архангельск  Вьюнову П.В. в сумме 8 876 руб., в  том числе

расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в  сумме 1580

руб. без подтверждения  производственного характера этих переговоров, т.е.

завышена себестоимость  на 1580 руб. Также возмещены расходы  по оплате

услуг по предварительной  продаже авиабилетов «Москва-Архангельск» на

рейс 2327 в сумме 30 руб. К  а/о прилагается авиабилет «Москва- Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость

на 30 руб.

       По а/о № 91 от 23.03.09 (проведен в апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 1 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 50 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Москву 20 марта. Прилагаются 2

авиабилета: Москва-Архангельск  – 20.03.09, Архангельск-Москва – 21.03.09.

Таким образом , отметка в  командировочном удостоверении  противоречит

дате вылета согласно авиабилету. Т.е., оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные

следовало оплатить в сумме 100 рублей из расчета двух суток. Кроме  того,

следовало возместить работнику  расходы по найму жилого помещения  без

подтверждающих документов в сумме 4,5 руб.

       Согласно а/о в июле Садыковой Э.Р. приобретены авиабилеты для генерального директора Зязина В.В. маршрутом «Москва-Ларнака-Москва»

стоимостью 30 600 руб. В учете  отражено: Дт 26 Кт 71. Но авансовый отчет  и

командировочное удостоверение Шарова В.М., подтверждающие производственный характер поездки, отсутствуют. Таким образом, считаем,

что завышена себестоимость  на 30 600 руб.

       Согласно а/о № 152 в мае Коренькову В.С. оплачены расходы по оплате автостоянки автомобиля «Мицубиси» с 11.05.09 по 11.06.09 в сумме 150 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Считаем, что расходы неправомерно отнесены на себестоимость, т.к. автомобиль на балансе либо в составе  арендованных основных средств не числится. Следовало расходы по оплате

автостоянки данного автомобиля в сумме 150 руб. включить в совокупный

доход работника для удержания  подоходного налога и начислить  ЕСН.

       Согласно а/о от 23.02.06 Зязину В.В. возмещены командировочные расходы в сумме 2 529 руб., в т.ч. расходы по проживанию в гостинице (3 суток) в сумме 1315 руб., в учете отражено:

Дт 26/1 Кт 71 – 1000 руб. расходы  в пределах норм

Дт 26/2 Кт 71 - 315 руб. расходы  сверх норм

Итого: 1315 руб.

       Таким образом, расходы следовало отразить в учете следующим образом:

Дт 26/1 Кт 71 – 810 руб. расходы  по найму жилого помещения в пределах норм

Дт 26/2 Кт 71 - 505 руб. НДС с  суммы расходов в пределах норм

Итого: 1315 руб.

       Следовательно, предприятием завышена себестоимость на 109руб. Аналогичное замечание по а/о Носкова А.А.

       Согласно а/о в марте Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п.2 Инструкции о служебных

командировках № 62 к а/о  не приложено командировочное удостоверение. Согласно п.6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.