Аудит расчетов с подотчетными лицами

       Иногда к авансовым отчетам прилагают не действительные документы

(товарный чек без отметок,  штампов магазина, различные квитанции,  талоны,

чеки без обязательных реквизитов).

       Очень часто работникам организации выдают подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для

проезда в городском или  пригородном транспорте, причем эти  суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить,

что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников.

       Обоснованность представительских расходов очень часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем организации в начале года), что является нарушением.

       Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При

выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).

       Таким образом, большое количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

 

1.2.Источники информации для проведения проверки

 

       Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

       Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

       Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

       -проверка документального подтверждения расчетных операций;

       -контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

       -проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

       -проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

       -сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

       В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

       1. Нормативно – правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

       -План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000г.);

       -Налоговый кодекс российской Федерации (гл. 21,23,24.ю25).

       -Порядок ведения кассовых операций № 40 от 4 .10.93

       -Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ РФ № 61н от 25 июля 2006г.) (ред. от 20 августа 2002 г.)

       -Постановление правительства РФ от 8.02.02 г.№93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;

       -Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО -1 «Авансовый отчет»;

       2. Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма №АО -1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер №7;

       3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

 

1.3. Разработка методики аудиторской проверки

исследуемого вопроса

 

       Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах

проведенных аналитических  процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

       Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

       Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию.

       По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

       Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной

вывод – о том, что порядок  расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам

опроса у аудитора оказывается  сформированным план проведения проверки

расчетов с подотчетными лицами.

       В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.

       Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

       Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу. Программа аудита составляется по данной форме:

 

№	Перечень аудиторских  процедур	Период проведения	Исполнитель	Рабочие документы	Примечание

 

       Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

 

1.4. Проверка организации внутреннего контроля

 

       Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

       Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трех дней после установленного срока), следует провести

проверку использования  подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с

учетом этой проверки рассмотреть  вопрос о включении выданной суммы  в

совокупный доход этого  подотчетного лица.

       При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы,

подлежат включению в  совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

       Основными контрольными процедурами являются¹:

       “Подотчет 1.1.1.” – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

       “Подотчет 1.1.2.” – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

       “Подотчет 1.1.3.” – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

       “Подотчет 1.1.4.” – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

       “Подотчет 2.1.1.” – проверка полноты оправдательных документов -по

командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть

погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов

проводится в рамках аудита кассовых операций;

       “Подотчет 2.1.2.” – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

       “Подотчет 2.1.3.” – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

       “Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения

командировочных расходов.

       Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

     “Подотчет 2.1.5.” – проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

     “Подотчет 2.2.1.” – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов,

страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал

в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда  на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

     “Подотчет 2.2.2.” – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость следующие суммы расходов по:

       -проезду к месту служебной командировки и обратно;

       -затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями;

       -расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам,

установленным законодательством,.

       Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).

       “Подотчет 3.1.1.” – проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.

       “Подотчет 3.1.2.” – проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

       “Подотчет 4.1.1.” – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся затраты; связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников),