Аудит расчетов с подотчетными лицами

их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

       “Подотчет 4.1.2.” – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

       “Подотчет 5.1.1.” – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

       Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

       “Подотчет 6.1.1.” – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”.

 

1.5. Проверка законности финансово-хозяйственных операций,

достоверности первичных  документов, бух.учета и отчетности

 

       Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально- производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

       При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально – производственных

запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

       В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т -9 и

командировочного удостоверения  по форме Т – 10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.04. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

       Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме

№ Т - 10 а. Этот документ применяется  для оформления и учета служебного

задания для направления  в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник,

и подтверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т - 9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовыется с руководителем структурного подразделения

и представляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением

(форма № Т – 10) и  авансовым отчетом.

       Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

       Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расхода ( счет, счет –фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный составляет 50000 рублей. Эта сумма была обоснована авансовыми

отчетами по форме №  АО – 1, приказами (распоряжениями) о  направлении

работников в командировку по форме № Т – 9а и командировочными удостоверениями по форме № Т – 10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.

       Согласно постановлению Госкомстата РФ от 5.01.04. г. № 1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по

учету труда и его оплаты»  командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

       -приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку

по форме № Т – 9а;

       -командировочным удостоверением № Т – 10;

       -служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т -10 а;

       По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

       Бухгалтеру следует обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие задания может явиться основанием для того, чтоб признать командировочные расходы в сумме 50000 руб. экономически неоправданным.

       Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче–смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

       Обращается внимание на правомерность на оформление представительских расходов.

       Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом и др.

       Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

       -по проведению официального приема;

       -по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному сих доставкой до места проведения встречи и обратно;

       -по буфетному обслуживанию лиц участвующих во встрече во время переговоров;

       -по оплате услуг переводчиков, не стоящих в штате организации.

 

1.6. Проверка исполнения налогового законодательства

       При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение

 установленного предельного расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами , но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

       Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале- ордере.

       Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в главной книге.

 

1.7. Административная ответственность за нарушение налогового и хозяйственного права

 

       В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" определение порядка ведения кассовых операций отнесено к ведению Банка России.

       Согласно п. 1, 2, 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

       Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ.

       Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке. Общие требования по хранению наличных денег на предприятиях определены п. 30 - 36 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

       Лимиты остатка наличных денег в кассе устанавливаются:

       - для предприятий и организаций, имеющих постоянную денежную выручку и обязанных сдавать ее в банк ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня;

       - для предприятий и организаций, обязанных сдавать денежную выручку на следующий день, - в размерах не более среднедневной выручки наличными деньгами;

       - для предприятий и организаций, имеющих право сдавать выручку не ежедневно, - в размерах в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы выручки;

       - для производственных предприятий, а также для организаций и учреждений, не имеющих постоянной денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на зарплату, пособия по временной нетрудоспособности, стипендии, пенсии и премии).

       Для заготовительных организаций в лимит кассы не включаются суммы полученного авансового кредита для расчетов наличными деньгами со сдатчиками сельскохозяйственной продукции.

       В Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У  установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тыс. руб.

       Согласно п. 1.3 - 1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций

в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 9 октября 2002 г. N 199-П (зарегистрировано в Минюсте РФ 25 ноября 2002 г. N 3948), для осуществления кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения операций с наличными деньгами и другими ценностями кредитные организации в зданиях, принадлежащих или арендуемых ими, создают оборудованные и технически укрепленные помещения, перечень и требования к которым определены приложением 1 к указанному Положению.

       Необходимость создания помещений для совершения операций с ценностями определяется руководителем кредитной организации исходя из

выполняемых операций с ценностями.

       Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег с банковских счетов организаций, предприятий, учреждений независимо от организационно-правовой формы и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее по тексту - организации), а также со счетов по вкладам граждан кредитным организациям устанавливается сумма минимально допустимого

остатка наличных денег в  операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного.

       Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается учреждением Банка России исходя из объема оборота наличных денег, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации наличного денежного оборота и кассовой работы.

       Общие требования к организации наличного денежного обращения на

территории РФ определены ст. 27 - 34 Федерального закона "О Центральном

банке Российской Федерации (Банке России)". Согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденному Советом директоров Банка России