Аудит с подотчетными лицами

2. Теоретические основы учета и  аудита расчетов с  подотчетными лицами

     Подотчетными  лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы¹.

     С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами².

     Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

     - приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

     - оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

     - расходами на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

     - представительскими расходами.

     Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок.

     Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на командировки по территории  Российской Федерации;

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на зарубежные командировки;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов налогообложение  расходов на командировку;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  хозяйственные нужды;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами;

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

     - имеется ли на предприятии  список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги  на хозяйственные нужды;

     - выдаются ли новые авансы лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  под отчет суммам;

     - оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия)  по направлению работников в  командировки;

     - организован ли аналитический  учет командировочных расходов;

     - производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами в  организации. Представленный вопросник  позволяет сделать аудитору целый  ряд промежуточных выводов, на основании  которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все  методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных  и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

     Размер  денежной суммы и срок, на который  она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена  выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

     Аудитору  необходимо удостовериться в том, что  приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы³. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. 
 

3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

     В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с  подотчетными лицами". На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     При выдаче работнику наличных денег  из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

     Дебет 71, субсчет "ФИО", Кредит 50.

     При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

     Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.

     Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 "Налог на добавленную  стоимость". Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

     Дебет 19, Кредит 71.

     Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно  должно вернуть неиспользованный остаток  в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

     Дебет 50, Кредит 71.

     Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу  организации, то остаток невозвращенного  аванса должен быть отнесен на счет 94:

     Дебет 94, Кредит 71.

     В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы  работника, то в бухгалтерском учете  делается запись:

     Дебет 70, Кредит 94.

     При погашении работником суммы долга  по подотчету можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

     Дебет 94, Кредит 73,

     Дебет 73, Кредит 50.

     Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты  с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

     Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет,

     Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

     Несмотря  на то что практически любая организация  достаточно часто осуществляет операции по расчетам с подотчетными лицами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении  подобных операций в учете, остается достаточно большим.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские  процедуры, как просмотр и сравнение  документов, наблюдение за выполнением  хозяйственных и бухгалтерских  операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др. 

4. Оформление  документов по командировкам

 

     Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие  документы (ст. 166 ТК РФ),:

     - приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а);

     - командировочное удостоверение  (форма N Т-10);

     - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (форма N Т-10а);

     - авансовый отчет (форма N АО-1).

     Следует обратить внимание на то, что согласно Письму Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 одновременно оформлять документы  по формам N Т-9, N Т-9а и N Т-10 необязательно, так как приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. А если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбывал в командировку, командировочное удостоверение может не выписываться. Однако в Письме Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 составление перечисленных документов обязательно.

     Аудитору  важно обратить внимание на то, что  нет необходимости оформлять  командировочное удостоверение  при направлении работника в  загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника⁴.

     Работник, вернувшийся из командировки, не позднее  трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

     Аудитору  следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

     Командированному  работнику по авансовому отчету оплачивают:

     - расходы по найму жилого помещения;

     - расходы по проезду к месту  командировки и обратно;

     - суточные;

     - другие расходы (оплату услуг  связи или почты).

     На  оплату таких расходов работнику  перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в  которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.