Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

       Экономические реформы, связанные с переходом к рыночной экономике, требуют от организаций повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений научно-технического прогресса, эффективных форм хозяйствования и управления производством, активизации предпринимательства и мобилизации неиспользованных резервов.

       С  переходом к рыночным отношениям  неизмеримо возрастает роль и  значение бухгалтерского учета  в системе экономических отношений,  так как увеличивается количество  пользователей бухгалтерской информации. Если она раньше предназначалась довольно узкому кругу лиц (вышестоящей организации, финансовым органам, банку и органам статистики), то в рыночной экономике ее пользователями становятся практически все участники рыночных отношений,   непосредственно связанные с предпринимательством. Это  менеджеры и другие работники управления, включая, бухгалтеров,  а также лица, непосредственно не работающие на предприятиях, но имеющие прямой финансовый интерес: акционеры, инвесторы,  кредиторы, покупатели  продукции и другие. Третью группу представляют организации, имеющие косвенный финансовый интерес - различные финансовые институты (биржи, ассоциации), налоговые службы, органы статистики,  и другие.

       В  условиях развития рыночных отношений,  происходит значительное привлечение кредиторов и инвесторов, что повышает ответственность руководства предприятий в управлении капиталом и финансовым состоянием путем принятия обоснованных управленческих решений по обеспечению финансовой устойчивости, маневренности капитала и эффективности его использования. Эффективность управления хозяйственной деятельностью измеряется системой показателей, находящихся во взаимосвязи и взаимозависимости.

В процессе кругооборота средства организации проходят стадию обращения. Для нормальной производственной деятельности предприятия приобретают необходимые материальные ценности, вступая в расчетные взаимоотношения с поставщиками: организациями материально-технического снабжения, учреждениями потребкооперации, другими предприятиями и организациями. В ряде случаев организации имеют расчётные взаимоотношения с отдельными лицами. Такие взаимоотношения возникают при выдаче денежных средств под отчёт для различных хозяйственных поручений.  Расчеты с подотчетными лицами, как один из видов расчетных операций юридического лица, являются достаточно распространенным явлением нашей жизни. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. 

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых носит разъездной характер, не считаются командировками.

Актуальность  данной темы заключается в том, что  расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически в каждой организации и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров; оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Республики Беларусь  и за границу; представительские расходы. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Тема аудита расчётов предприятий с подотчетными лицами  наличными денежными средствами достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных  изданиях. К тому же эти расчеты  относятся к категории расчетов организации, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Практика показывает, что при работе с подотчетными лицами предприятия допускают значительное количество нарушений, которые приводят к негативным налоговым последствиям. Только четкая организация учета на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и соблюдение порядка ведения кассовых операций позволит предприятиям избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами при проверках авансовых отчетов.

Цель дипломной работы – систематизировать теоретические и практические знания по учету и ревизии расчетов с подотчетными лицами,  приобрести навыки их применения при решении конкретных экономических ситуаций, а также овладеть методикой исследования, экспериментирования, обобщения и логического изложения материала по теме исследования, разработать мероприятия по его совершенствованию.

Цель определила постановку и решение следующих  задач:

1. исследовать экономическую сущность расчетов с подотчетными лицами и их роли в финансово-хозяйственной деятельности организации;
2. на основе изучения литературных источников и законодательных актов раскрыть   теоретическую   основу  и документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами;
3. изучить порядок планирования и организации проведения ревизии (аудиторской проверки) расчётов с подотчетными лицами, проверки обоснованности выдачи денежных средств под отчёт, проверки правильности расчётов c подотчетными лицами по служебным командировкам, проверка правильности расчётов с подотчетными лицами по суммам, выдаваемым на операционные и представительские расходы;
4. разработать мероприятия по совершенствованию контроля расчетов с подотчетными лицами.

В процессе исследования использованы общенаучные методы, а так же методы  бухгалтерского учета, ревизии, наблюдения, сравнения, прием выявления, обобщения, бухгалтерского баланса, инвентаризации, формально-правовой проверки и др.

Объектом исследования выступает методика организации аудита в организациях Республики Беларусь.  Предметом исследования является организация и проведение аудита в ООО "ИнТрансКарго". Дипломная работа выполнялась на базе данных ООО "ИнТрансКарго", первичных и сводных документов и учетных регистров по учету расчетов с подотчетными лицами.

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Виды расчетов в организации

Подотчетными  лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей  денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор  о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы (суммы), выдаваемые подотчетным лицам  из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также расходы по командировкам. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу одновременно с предоставлением в бухгалтерию авансового отчета.

Подотчетные лица обязаны представлять в установленные  сроки авансовые отчеты об использовании подотчетных сумм.

Авансовый отчет  – это документ унифицированной  формы, составляемый и предоставляемый  в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами. В нем указывается полученная подотчет сумма (в рублях и/или валюте), фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы на расход подотчетных сумм: командировочное удостоверение, отчет по командировке, квитанции, счета и другие документы на оплату услуг, материалов и других платежей.

Авансовый отчет  сдается в бухгалтерию под  расписку, проверяется бухгалтером  на комплектность, утверждается руководителем  и служит основанием для списания израсходованных подотчетных сумм или возмещение перерасхода.

Командировка  – это поездка работника в  другую местность для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются [1].

В командировку может быть отправлен только штатный  работник организации, с которым  заключен договор. Не могут быть отправлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет. Некоторых работников можно отправить в командировку только с их письменного согласия.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение  запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных  средств;

- расходы на  командировки по территории Республики  Беларусь и за границу;

- представительские расходы [7, с. 275].

Деньги под  отчет могут получить только сотрудники данной организации, состоящие с  ней в трудовых отношениях, уполномоченные руководителем на право совершать  хозяйственные, административные, представительские  и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства данной организации в служебные командировки. В организации создается приказ руководителя (о порядке выдачи подотчетных сумм на операционно-хозяйственные и командировочные расходы), в котором определяется круг лиц, имеющих право на получение денежных средств, размер подотчетных сумм и сроки сдачи отчетов.

В авансовом  отчете в строке «назначение аванса»  указывается один из вариантов (командировочные  расходы, на приобретение ГСМ, на хозяйственные операции, на закупку ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и др.).

Виды хозяйственных  и административных расходов, на которые  сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены  в утвержденной смете расходов, которая  составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. К оправдательным документам по расходованию подотчетных сумм можно отнести:

• документы, подтверждающие факт получения ТМЦ с указанием наименований полученных ценностей (товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции и т.п.). При приобретении ТМЦ за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие их приобретение (чеки и копии чеков из магазинов, квитанции от ПКО и накладные оптовых организаций, фактуры складов) и документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходная фактура, роспись кладовщика в сопровождающей фактуре и др.).
• документы, подтверждающие факт оплаты полученных ТМЦ с указанием стоимости покупки (квитанции к ПКО, чеки ККМ, документы, приравненные с бланком строгой отчетности, командировочное удостоверение, чек АЗС, копия чека магазина, накладная, квитанция на оплату услуг) [8].

Все хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или из банка под отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  были выданы, или со дня возвращения  из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет  с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Неиспользованные  наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия  не позднее трех дней по истечении  срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено выдавать наличные деньги, выданные под отчет, напрямую от одного лица другому лицу.

Если подотчетные  суммы по истечении трех дней, после  установленной для отчета даты, не сданы в кассу или по ним  не предъявлен отчет, они включаются в облагаемый подоходным налогом  совокупный доход работника. Если подотчетные  суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по Дт сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход не имеется.

По окончании  года, если эта сумма будет необоснованно  списана с подотчетного лица без документов, подтверждающих произведенные расходы, она подлежит включению в совокупный доход с обложением подоходным налогом на общих основаниях [14].

Можно сделать  вывод, что расчеты с подотчетными лицами на сегодняшний день актуальны, и правильность учета этих расходов должна касаться каждого.

1.2 Обзор нормативной  и методической литературы по  учету и аудиту расчетов с  подотчетными лицами

Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Выдачи наличных денег под отчет на хозяйственные расходы и расходы, связанные со служебными командировками, производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.

Расчеты с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям  осуществляются на основании Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском  учете и отчетности» № 42-3 от 25 июня 2001 г., который  принят Палатой представителей 16 мая 2001 года,  одобрен Советом Республики 8 июня 2001 года;  определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.